Planung & Organisation

Die Kunst, Pläne zu machen, besteht darin, den Schwierigkeiten ihrer Ausführung zuvorzukommen.

 

Luc de Clapiers Vauvenargues (1715 – 1747) Marquis de, französischer Philosoph, Moralist und Schriftsteller

Warum sind Planung & Organisation das A und O?

Das letzte Abiturjahr ist eine aufregende, anstrengende und intensive Phase. Ihr müsst den Lernstoff der 12. bzw. 13. Klasse bewältigen euch auf die Abiturprüfungen vorbereiten. Das wird stressig und zeitintensiv.

Doch zu einem perfekten Abschluss gehört mehr, als gute Noten. Das letzte Abijahr soll schließlich das ganze Leben lang in positiver Erinnerung bleiben. Um den perfekten Abschluss mit allem Drum und Dran zu organisieren, gilt es viele kleine Puzzleteile zu einem tollen Motiv zusammenzusetzen.

Idealerweise ist euer Motiv noch beeindruckender und schöner, als das der Jahrgänge zuvor. Je mehr Teile euer Abi-Puzzle hat, umso mehr Zeit für die Planung und Organisation benötigt ihr.

Aufgabenverteilung

Die Planung: Das A und O aller Aktivitäten!

Ziel ist es, noch einen drauf zu legen, pünktlich fertig zu werden und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Dabei sollten die Prüfungsvorbereitungen nicht unter der Planung und Organisation eures Abiturs leiden. Schließlich wollt ihr auch etwas zu feiern haben!

Um die Klausuren und sämtliche Abi-Feierlichkeiten unter einen Hut zu bekommen, ist eine frühzeitige Planung und Organisation erforderlich.

Dr. Abi ist euer Wegweise für die perfekte Organisation eures Abschlussjahres. Er zeigt euch, was auf euch zukommt, welche Möglichkeiten ihr habt und was ihr alles beachten müsst.

Holt euch Ideen, Anregungen und Tipps, um euren Erfolg mit der richtigen Planung und Abwicklung zu würdigen. Vermeidet dumme, unnötige Fehler, die andere Abi-Jahrgänge bereits viel Zeit und Geld gekostet haben.

Mit Dr. Abi seid ihr in puncto Planung und Organisation auf der sicheren Seite! Angefangen vom Abimotto bis hin zur Abireise erfahrt ihr alles, damit euer Abitur ein unvergesslicher Meilenstein in eurem Leben wird!

Wann sollen wir mit der Abi-Planung beginnen?

Beginnt mit den Abi-Vorbereitungen möglichst früh. Idealerweise befindet ihr euch gerade am Ende des 12. Jahrgangs. Spätestens zu Beginn der 13. Klasse ist es Zeit, mit der Planung und Organisation der Abi-Feierlichkeiten zu beginnen.

Je früher ihr anfangt, umso besser. Bedenkt, dass ihr die Abi-Feierlichkeiten parallel zum Lernen und den Prüfungsvorbereitungen bewältigen müsst. Euch wenn die Zeit am Ende der 12. Klasse bzw. zu Beginn der 13. Klasse noch endlos lang erscheint, verfliegt sie wie im Fluge.

Die Planung und Organisation eures Abi-Abschlusses sind eine echte Herausforderung und verlangen eine Menge Arbeit, Zeit und Hingabe. Zudem organisiert ihr nicht alles selbst. Arbeitsteilung ist bei der Vielzahl an Abi-Aktionen natürlich von großer Bedeutung. Da die Abitur-Aktionen ein Gemeinschaftsprojekt sond, müssen zudem diverse Schritte müssen mit Mitschülern oder dem Jahrgang abgesprochen, besprochen und abgestimmt werden.

Die Arbeit im Team nimmt daher oft mehr Zeit in Anspruch, als Einzelaktionen. Teamfähigkeit und Zusammenhalt im Jahrgang sind weitere Voraussetzungen, damit die Abi-Planung gelingt. Je größer die Gruppe, umso schwieriger i.d.R. die Koordination. Und ein ganzer Abi-Jahrgang ist eine ziemlich große Gruppe…

Vorsicht ist besser als Nachsicht. Clever ist, wer im Vornhinein auf längere Diskussionen und ungeplante Zwischenfälle, Zeitfresser und Kostenfallen vorbereitet ist. Fangt früh genug an, den zeitlichen Ablauf zu planen und alle Aufgaben zu verteilen.

In der stressigen Prüfungsphase ist jeder mit sich selbst beschäftigt. Für die Organisation der Abi-Feierlichkeiten ist dann meist kaum Zeit mehr. Berücksichtigt das! Im Optimalfall seid ihr zu Beginn der Prüfungsphase mit allen Abi-Vorbereitungen fertig.

Das wäre doch toll! Dann könnt ihr euch in Ruhe der Prüfungsvorbereitung widmen und bereits auf den Abschluss freuen!

Wie fangen wir mit den Abi-Planungen an?

Die Abi-Planung ist ein Gemeinschaftsprojekt, mit Betonung auf dem Wort “Gemeinschaft”. Es ist wichtig, zum Beginn alle Schüler zusammenzutrommeln. Auch wenn die Planung einzelner Aktivitäten später nicht mehr von der ganzen Gruppe durchgeführt wird, das Wir-Gefühl stärkt den Zusammenhalt.

Beruft hierfür gegen Ende des 11. bzw. 12. Jahrganges, ein paar Wochen vor den Sommerferien, eine für alle verpflichtende Jahrgangsversammlung ein. An der Jahrgangsversammlung oder Stufenversammlung sollte der ganze Abitur-Jahrgang teilnehmen.

Die Stufenversammlung findet üblicherweise in großen Räumen, wie der Aula oder der Mensa statt.

Die ersten Aufgaben bei der Abi-Planung und Organisation kommen dem Jahrgangsstufensprecher zu. Dieser wird auf der 1. Jahrgangsstufenvollversammlung mit der einfachen Mehrheit der Stimmen gewählt.

Welche Aufgaben hat der Jahrgangsstufensprecher?

Laut Definition vertritt der Jahrgangsstufensprecher die Interessen der Schülerinnen und Schüler der jeweiligen Klasse oder Jahrgangsstufe in allen sie betreffenden Fragen des Unterrichts, sowie des schulischen Lebens.

Die Abi-Planungen fallen als Teil des schulischen Lebens in den Aufgabenbereich des  Jahrgangsstufensprechers. Er übernimmt die Planung und Organsation der Jahrgangsstufenversammlung.

Damit alle Schüler des Jahrgangs erscheinen, sollten zum besagten Termin alle Freistunden haben. Dies muss der Jahrgangsstufensprecher im Vorfeld mit den Lehrkräften der einzelnen Kurse abklären.

Desweiteren übernimmt der Jahrgangsstufensprecher die Einladung und zunächst die Leitung der Jahrgangsstufenversammlung. Sollte der Jahrgangsstufensprecher verhindert sein, gehen die Aufgaben an ihre Stellvertreterinnen oder Stellvertreter über.

Es empfiehlt sich, die Einladungen Jahrgangsstufenversammlung an alle Abiturienten per Email zu verschicken. Parallel dazu können Aushänge in der Schule angebracht werden. Ziel ist es, jeden Schüler des Jahrgangs über die Versammlung zu informieren. Der Inhalt der Einladung sollte die Bedeutung der Versammlung verdeutlichen und Interesse bei den Schülern wecken.

Letztendlich sollte jeder angehende Abiturient ein Stück zum Erfolg des Gemeinschaftsprojekts Abitur beitragen. Bei der Fülle an zu verteilenden Aufgaben ist jede helfende Hand willkommen!

Wie planen wir die Jahrgangsstufenversammlung?

Auf der ersten Jahrgangsstufenversammlung wird der grobe Fahrplan für das letzte Abiturjahr vorgestellt und diskutiert. Ziel ist es, alle Abiturienten ins Boot zu holen und das „Wir“-Gefühl zu stärken, damit alle an einem Strang ziehen.

Um die Aufmerksamkeit und das Interesse hoch halten, muss die Jahrgangsversammlung als Veranstaltung durchorganisiert werden. Folgende Fragen müssen im Vorfeld beantwortet werden:

  • Wo findet die Veranstaltung statt?
  • Was wollen wir besprechen?
  • Benötigen wir Equipment (z.B. Handzettel, Folien, Overheadprojektor)?
  • Wer eröffnet die Veranstaltung?
  • Wer hält die Reden?
  • Wie lange soll die gesamte Veranstaltung dauern?
  • Wie lange soll jeder Punkt auf der Agenda dauern?

Der Jahrgangsstufensprecher hat die Aufgabe, sich Mitorganisatoren ins Boot zu holen. Gemeinsam wird eine Agenda als „Fahrplan“ erstellt, die durch die gesamte Veranstaltung führt.

Anschließend wir die Aufgabenverteilung in der Gruppe festgelegt. Dabei wird geklärt, wer die Jahrgangsversammlung eröffnet und wer eine Rede zu den einzelnen Punkten auf der Agenda hält. Auch die konkreten Inhalte der Reden können im Vorfeld gemeinsam besprochen werden.

Dann arbeitet jeder einzelne seine Rede aus. Vor der Veranstaltung können die Reden bei einem Treffen aller Organisatoren abschließend besprochen und geübt werden.

Eine sorgfältige Vorbereitung ist bei derart großen Veranstaltungen, wie einer Jahrgangsstufenversammlung, von großer Bedeutung. Damit die Stufenversammlung kein Armutszeugnis des Jahrgangs wird, müssen die Organisatoren mit einer vorbildlichen Planung vorangehen.

Wer bereits als Organisator eine unbegründeten Arroganz und Desinteresse an den Planungen zum Abitur an den Tag legt, darf sich nicht wundern, wenn die Veranstaltung floppt.

Was passiert auf der Jahrgangsstufenversammlung?

Auf der ersten Jahrgangsstufenversammlung werden ein Abisprecher, ein „Kassenwart“ und ein Zuständiger für die jahrgangsinterne Kommunikation gewählt. Sie bilden zukünftig die organsatorischen Dreh- und Angelpunkte rund um die Planung und Organisation der Abi-Feierlickeiten.

Desweiteren können auf der Jahrgangsstufenversammlung Arbeitsteams für die Planung und Realisation eines Abi-Themas (z.B. Abiball, AbimottoAbizeitung, Abireise etc.) besprochen und eventuell bereits zusammengestellt werden.

Welche Aufgaben hat der Abisprecher?

Der Abisprecher übernimmt die Kommunikation

Der Abisprecher: Das Sprachrohr nach Außen!

Der Abisprecher vertritt den gesamten Abiturjahrgang in in letzter Instanz bei Gesprächen mit der Schulleitung und Lehrern, der Presse und Unternehmen, die Dienstleistungen für den Abi-Abschluss anbieten.

Der Abisprecher sollte von der Mehrheit der Schüler akzeptiert werden und zusätzlich über eine hohe kommunikative Kompetenz und organisatorisches Geschick verfügen. In der Regel ist der Abisprecher auch der Jahrgangsstufensprecher. Da mit dieser verantwortungsvollen Position eine Reihe von zeitintensiven Aufgaben verbunden ist, darf die Abiturvorbereitung des Jahrgangsstufensprecher nicht unter den Aufgaben leiden.

Meldet sich der Jahrgangsstufensprecher freiwillig als Abisprecher, sollte er sich trotzdem in einer Wahl bestätigen lassen. Eine explizite Wahl steigert die Akzeptanz und gibt zusätzlich Rückendeckung. Steht der Jahrgangsstufensprecher aus zeitlichen oder anderen Gründen nicht als Abisprecher zur Verfügung, können z.B. seine Stellvertreter zur Wahl gestellt werden.

Nach der Wahl empfiehlt es sich, dass sich der Abisprecher mit der Schulleitung in Verbindung setzt und als Ansprechpartner für die Abi-Feierlichkeiten vorstellt. Sinnvoll ist auch, sich mehrere Lehrer, die über Erfahrung aus den vorigen Abiturjahrgängen verfügen, als unterstützende Ansprechpartner zur Seite zu holen.

Die Kommunikation mit Schulleitung und Lehrern ist ein wichtiges Element, um eventuelle Probleme oder Missverständnisse bei der Planung im Vorfeld auszuräumen. Es wäre doch schade, wenn der Termin des Abistreichs durch Planungsfeler ins Wasser fällt. Desweiteren informiert der Abisprecher die Schulleitung über die wesentlichen Fortschritte bei der Planung.

Der Abisprecher kann einige kommunikative Aufgaben, wie z.B. Einladungen zu Jahrgangsversammlungen oder Aushänge am Schwarzen Brett an den Kommunikationsbeauftragten (siehe weiter unten) deligieren.

Welche Aufgaben hat der Kassenwart?

Neben dem Abisprecher wird auf der ersten Jahrgangsstufenversammlung auch ein „Kassenwart“ (Vereinssprache) gewählt. Das Thema Finanzierung spielt bei den Abi-Feierlichkeiten eine wesentliche Rolle. Entsprechend verantwortungsvoll ist der Aufgabenbereich des Kassenwarts.

Der Kassenwart übernimmt als „Schatzmeister“ die Leitung der Gruppe Finanzen und verantwortet den korrekten Ablauf aller Finanztransaktionen. Er wird vom Jahrgang in die Position gewählt und kann durch diesen auch wieder abberufen werden.

Finanzierung

Der Kassenwart: Ein Meister des Geldes.

Ein Kassenwart muss kein Buchhaltungsspezialist sein, doch nicht jeder ist gleich gut für diese Funktion geeignet. Verantwortungsgefühl, Sorgfalt und Zuverlässigkeit sollten zu den Eigenschaften des Schatzmeisters gehören. Auch eine kaufmännische Vorbildung, rechnerisches Geschick und buchhalterisches Denken sind von Vorteil.

Die Summen rund um die Abiplanungen können eine beträchtliche Höhe erreichen. Der Verbleib des Geldes muss am Ende durch eine Abrechnung lückenlos dokumentiert werden.

Der Schatzmeister ist für die Führung der Abikasse zuständig. Er muss darauf achten, dass Zahlungseingang und Zahlungsausgang stimmig sind und keine Ungereimtheiten auftreten. Außerdem wickelt er den Zahlungsverkehr im Abijahrgang ab oder delegiert diesen an ein anderes Mitglied der Gruppe Finanzen.

Außerdem muss der Kassenwart regelmäßig Berichte über die finanzielle Lage des Abiturjahrgangs abgeben. Dazu gehört die Verwendung des Geldes und eventuell vorhandenes Vermögen. Jeder Abiturient hat aus zwei Gründen ein Recht darauf zu erfahren, was mit dem Geld passiert: 1. Es ist sein Abitur. 2. Es ist sein Geld.

Transparenz darf für den Kassenwart kein Fremdwort sein. Bei Fehlern, Unstimmigkeiten bei der Buchführung oder Fehlbeständen kann der Kassenwart vom Jahrgang wieder abberufen werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob er grob fahrlässig gehandelt hat oder dem Abiturjahrgang schon ein finanzieller Schaden entstanden ist.

Welche Aufgaben hat der Kommunikationsbeauftragte?

Als dritte Person wird auf der ersten Jahrgangsstufenversammlung ein Kommunikationsbeauftragter gewählt. Als Zuständiger für die jahrgangsinterne Kommunikation sorgt er dafür, dass die Kommunikation im Jahrgang reibungslos läuft.

Der Kommunikationsbeauftragte koordiniert den Email-Verkehr von allen angehenden Abiturienten und Lehrern, Aushänge am Schwarzen Brett und Einladungen zu Jahrgangsversammlungen oder Treffen des Komitees.

Organisationstalent, Kommunikations- und Konfliktfähigkeit sind wichtige Eigenschaften des Kommunikationsbeauftragten. Er nimmt Anregungen, Probleme und Beschwerden aus dem Schriftverkehr und persönlichen Gesprächen entgegen, bearbeitet diese oder leitet sie an die zuständigen Personen bzw. Gruppen weiter.

Auf den Jahrgangsversammlungen oder Komitee-Treffen sorgt der Kommunikationsbeauftragte für eine konstruktive Stimmung. Er weist auf Missstande in der Kommunikation hin, sorgt dafür, dass niemand persönlich angegriffen und eine gewisse Neutralität beibehalten wird.

Diskussionen sind bei Gruppentreffen und Jahrgangsversammlungen ein wichtiger Bestandteil der Kommunikation. Lösungen und Übereinstimmungen müssen erarbeitet werden. Dazu ist unbedingt ein Informationsaustausch erforderlich.

Damit dieser nicht aus dem Ruder läuft, muss eine gewisse Ernsthaftigkeit, Konfliktfähigkeit und Kompromissbereitschaft bestehen. Der Kommunikationsbeauftragte muss mit Fraktionen, die viel nörgeln und meckern, ohne konstruktiven Vorschläge abzuliefern, ebenso umgehen können, wie mit „Spaß-Fraktionen“ und „Kein-Bock-Fraktionen“.

Nicht jeder wird hochmotiviert an den Versammlungen und Gesprächen mitwirken. Die Aufgabe des Kommunikationsbeauftragten ist es, sowohl hochmotivierte Freiwillige, als auch demotivierende Nörgler unter einen Hut bringen – Eine nicht zu unterschätzende Herausforderung!

Wer bildet das Abi-Komitee?

Nach der Wahl des Abisprechers, des Kassenwarts und des Kommunikationsbeauftragten kommt dem Abisprecher die Aufgabe zu, organisatorische Untergruppen für die einzelne Bereiche der Abi-Feierlichkeiten zu bilden. Welche Komitees ihr zur Organisation eures Abschlusses benötigt, kann zuvor auf der Jahrgangsstufenversammlung geklärt werden.

Folgende Aufgabenbereiche können einzelnen Gruppen zugeordnet werden:

Die einzelnen Gruppen sollten je maximal 5 bis 7 Personen umfassen. Eine ungerade Anzahl an Gruppenmitgliedern erleichtert bei Abstimmungen die Ergebnisfindung. Sollten für einzelne Aktionen mehr Personen benötigt werden, kann die Gruppe zusätzliche Mitschüler gezielt ansprechen.

Die jeweiligen Gruppen planen und organisieren ihren Bereich. Bei einem ersten Gruppentreffen (spätestens innerhalb 1-2 Wochen nach der Jahrgangsstufenversammlung) werden ein Gruppensprecher bestimmt, sowie Ideen gesammelt und ein erstes Konzept entwickelt.

Damit keine Idee verloren geht, empfiehlt es sich, Einfälle und Fortschritte schriftlich zu notieren. Diese könnt ihr dann in den nächsten Sitzungen weiterplanen und kontinuierlich realisieren.

Bei der Planung ist es wichtig, dass ihr alle Aufgaben gerecht unter den Gruppenmitgliedern aufteilt. Die Organisation der Abi-Feierlickeiten darf nicht an einzelnen Personen hängenbleibt. Wie bereits erwähnt ist das Abitur ist ein Gemeinschaftsprojekt. Die Aufgaben sollten daher so aufgeteilt werden, dass möglichst jeder eingebunden wird und Spaß hat.

Die jeweiligen Gruppensprecher, der Abisprecher, der Kassenwart und der Kommunikationsbeauftragter bilden gemeinsam das Abi-Komitee.

Welche Aufgaben hat das Abi-Komitee?

Das Abi-Komitee trifft sich regelmäßig und fällt wichtige organisatorische und inhaltliche Entscheidungen, ohne gleich den gesamten Abiturjahrgang versammeln zu müssen.

Das erste Treffen das Abi-Komitees sollte zeitnah nach den ersten Gruppentreffen erfolgen. Etwa 2 bis 3 Wochen nach der ersten Jahrgangsstufenversammlung sind ein guter Zeitrahmen. Beim Treffen werden die Ideen und Konzepte der einzelnen Gruppen besprochen.

Gleichzeitig gilt es eine Prioritätenliste aufzustellen. So muss z.B. die Location für den Abiball möglichst frühzeitig stehen, da sonst die besten Räumlichkeiten bereits ausgebucht sind.

Brauchen wir einen Zeitplan?

Ja, unbedingt. Zeitmanagement ist bei der Planung und Organisation der Abi-Feierlichkeiten das A und O.

Feiern klingt zwar nach Spaß und Spontanität, eine gute Planung spart jedoch viel Zeit und verbessert das Endergebnis. Verbindliche Termine (Was muss bis wann fertig sein?) sind ebenso wichtig, wie Zeitpuffer für unerwartete Schwierigkeiten.

Eine frühzeitige zeitliche Planung der Abi-Feierlichkeiten ist Voraussetzung für deren gelingen. Im Idealfall seid ihr nach dem Schreiben der Abiturprüfungen bereits mit der Organisation der Abi-Feierlichkeiten fertig. Dann könnt ihr euch voller Vorfreude auf der Abifeier entspannen bzw. noch um den organisatorischen Feinschliff kümmern.

Bedenkt, dass ihr zur Vorbereitung auf die Abiturprüfungen ausreichend Zeit und Nerven benötigt. Je früher ihr mit dem Planen anfangt, umso besser. Eine solide Terminplanung ermöglicht euch, den Lehrstoff des letzten Schuljahrs und die Vorbereitungen auf die Feier parallel ohne Risiko zu schaffen.

Setzt euch feste Termine (und haltet sie auch ein!) und lasst unbedingt genug „Luft“ für unerwartete Probleme und Zwischenfälle (mit denen man immer rechnen muss!)

Welche Probleme können ohne Zeitplan auftreten?

Die Hauptschwierigkeiten bei der Organisation des Abitur-Abschieds sind Zeitverschwendung, Anfangshemmungen bzw. Startschwierigkeiten und ein schlechtes Gewissen.

Viele Abiturienten und Organisationteams tun am Anfang zu viel auf einmal, jedoch nicht lange und intensiv genug, um wirklich brauchbare Resultate zu erzielen. Im Grunde erreichen sei auf diesem Weg gar nichts und verschwenden nur ihre wertvolle Zeit.

Ein weiteres Problem bei der Planung der Feierlichkeiten rund ums Abitur sind Anfangshemmungen. Viele Abiturienten erkranken an „Aufschieberitis“: Sie sehen nur einen großen Berg vor sich, der nicht zuletzt mit den Vorbereitungen auf die Abiturprüfungen anwächst – Das drückt die Motivation.

Die Entscheidung, sich an der Planung und Organisation zu beteiligen, ist eine Sache. Die Überwindung, nun endlich anzufangen, stets auf einem anderen Blatt und fällt vielen schwer. Einige verlassen sich im Ernstfall auf die anderen Gruppenmitglieder oder nutzen überflüssigen und vorgeschobenen Tätigkeiten als Alibi.

Wer sich leicht ablenken lässt und in seinen Aufgaben verzettelt, riskiert ein schlechtes Gewissen. Der Arbeitsberg wird immer höher, die Zeit knapper. Erfolgserlebnisse bleiben aus und damit die Motivation auf der Strecke.

Ein Zeitplan ist bei der Planung und Organisation der Abitur-Feierlichkeiten unverzichtbar. Er gibt einen Überblick über den Inhalt und Zeitrahmen der Aufgaben, schafft Verbindlichkeit und Kontrolle.

Wie bauen wir den Zeitplan auf?

Ein Zeitplan ist grundsätzlich schriftlich. Zunächst müssen die Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit unterschieden werden. Dringende Aufgaben (z.B. Finden des Abimottos) sind meistens langfristiger und strategischer Natur. Sie gilt es frühzeitig zu erledigen, da z.B. das Abimotto mit dem Druck des Abishirts und der Abi-Sticker und damit nah bevorstehenden Terminen verbunden ist.

Denkbar wäre, die Aufgaben in vier unterschiedliche Aufgabenklassen von A bis D zu unterteilen:

  • A: Aufgaben, die wichtig UND dringend sind (z.B. ein Abimotto zum Druck der Abishirts finden)
  • B: Aufgaben, die im Moment nicht dringend, aber für die Zukunft wichtig sind (z.B. die Buchung der Abireise, Inhalte der Abizeitung)
  • C: Aufgaben, die dringend (weil sie schnell zu erledigen sind), aber längerfristig nicht wichtig sind (z.B. Routineaufgaben, wie Email-Verkehr mit Abiturienten, Schulleitung, Lehrern und Unternehmen)
  • D: Aufgaben, die weder dringend, noch wichtig sind (z.B. das Drehen eines Abifilms oder der Aufbau einer Abi-Homepage)

Nach Bildung der genannten Aufgabenklassen ist es hilfreich, die Aufgaben in einer bestimmten Reihenfolge zu erledigen:

  • A-Aufgaben zuerst erledigen,
  • danach B-Aufgaben soviel wie möglich
  • für C-Aufgaben ein System entwickeln, um diese effizient und schnell zu erledigen oder delegieren
  • D-Aufgaben entweder bewusst streichen oder deren Ausführung bewusst genießen

Ein sinnvoller Zeitplan benötigt Termine. Nach der Kategorisierung in Aufgabenklassen gilt es nun den einzelnen Aktivitäten zuständige Personen, Zeitfenster zuzuweisen und klare Zeitgrenzen auszumachen.

Jedes Mitglied der Arbeitsgruppe muss eine konkrete Aufgabenstellungen und einen Termin zur Erfüllung dieser Aufgabe(n) erhalten. Die Zeit für das Erledigen der Aufgabe sollte realistisch und nicht zu knapp gewählt werden. Bei Zeitverzug gerät der Zeitplan sonst völlig durcheinander. Im Zweifelsfall ist es sinnvoller, mehr Zeit einzukalkulieren und Pufferzeiten für Unterbrechungen einzuplanen.

Der Zeitplan wird vom Abi-Komittee in regelmäßigen Abständen (z.B. alle 2 Wochen) überprüft. Aufgaben, die nicht erledigt werden konnten, werden in den nächsten Zeitplan übertragen. Es ist nicht möglich, alles perfekt zu planen. Aber es ist wichtig, aus Fehlplanungen zu lernen, die Ursache zu ergründen, und den Zeitplan in Zukunft besser zu gestalten.

Der Zeitplan ist kein Fixum, sondern eine Orientierungshilfe. Entsprechend flexibel sollte er auf unvorhersehbare Dinge reagieren können und kontinuierlich angepasst werden. Ergänzende Checklisten helfen, bei den Planungen nichts zu vergessen.

Wie sollten die Organisationsteams vernetzt sein?

Vernetzung unter den Mitgliedern

Die Vernetzung untereinander

Das Gemeinschaftsprojekt Abitur funktioniert nur, wenn alle Parteien an einem Strand ziehen. Das betrifft sowohl einzelne Mitglieder eines Abikomitees, als auch die Organisationsteams untereinander.

Mitglieder einer Gruppe sollten sich in regelmäßigen Abständen treffen und über Arbeitsergebnisse und eventuell auftretende Schwierigkeiten informieren. Auch die Vernetzung unter den Organisationsteams ist wichtig.

In teamübergreifenden Sitzungen wird jeder auf den aktuellen Planungsstand der einzelnen Komitees gebracht und über die Abwicklung informiert. Gleichzeitig bieten Teamsitzungen die Möglichkeit, Ideen und Anregungen für die eigenen Planungen zu erhalten.

Die Einbindung von Schuldirektion, Lehrern und Eltern trägt dazu bei, terminliche, aber auch rechtliche und moralische Aspekte ausreichend zu berücksichtigen.

Nicht zuletzt muss der gesamte Jahrgang in Jahrgangsversammlungen bzw. Stufensitzungen über wichtige Entscheidungen rund um die Abifeierlichkeiten informiert werden.

Was wird auf den regelmäßigen Stufensitzung thematisiert?

Bei der ersten Jahrgangsversammlung wurden u.a. der Abisprecher, Kassenwart und Kommunikationsbeauftragte gewählt. Bei den folgenden Stufensitzungen werden nun alle wichtigen Themen und Probleme rund um die Abi-Feierlichkeiten angesprochen und diskutiert.

Auf den Stufensitzungen werden Abi-Themen, wie Abimotto, Abikasse, Abishirts, Abizeitung, Abipartys, Abiball und Abireise in Anwesenheit des gesamten Abiturjahrgangs besprochen. Ziel ist es, den Jahrgang über Entscheidungen und wichtige Mitteilungen zu informieren, Abstimmungen durchzuführen, gemeinsam zu diskutieren und Anregungen zu erhalten.

Vereinbart während der aktuellen Sitzung bereits einen Termin für die nächste Stufensitzung und sprecht einige Agenda-Punkte ab. So weiß jeder, was er bis zum nächsten verbindlichen Termin zu erledigen hat. Dies gilt übrigens auch für die Gruppensitzungen.

Ein strenger Zeitplan ist bei der Vorbereitung der Abi-Feierlickeiten ein wichtiges Erfolgskriterium. Er ist zwar keine Garantie für das Gelingen, reduziert jedoch das Risiko, einen Totalausfall zu erleiden.

Ihr feiert nur einmal in eurem Leben Abitur. In dem Sinne sollte sich jeder diszipliniert und engagiert an den Planungen beteiligen oder diese zumindest nicht behindern. Nur so kann das Gemeinschaftsprojekt Abitur gelingen!

Welche Themen müssen zeitig besprochen werden?

Auf der Agenda der zweiten Jahrgangsversammlung stehen wichtige Themen, wie z.B. das Abimotto und Abilogo, der entgültige Ort für den Abiball, das Ziel der Abireise und die Finanzierung der einzelnen Vorhaben.

Jeder Abiturient sollte über relevante Themen informiert werden und die Möglichkeit erhalten, Fragen zu stellen. Für die Organisationsteams bieten Stufensitzungen den Vorteil, die Meinung des Jahrgangs zu erfahren, Fragen vor Ort zu klären und evtl. neue Anreize für die eigenen Planungen zu erhalten oder bereits getroffene Entscheidungen zu revidieren.

Die Jahrgangsversammlung ist dafür da, die in den Gruppen erarbeiteten Konzepte im Jahrgang zu diskutieren und abzusegnen. Das gibt den Organisatoren der Abi-Feierlichkeiten Raum und Rückendeckung für die nächsten Planungsschritte.

Das Abikomitee hat zwischen der ersten und zweiten Jahrgangsversammlung somit einiges zu organisieren. Idealerweise finden die ersten beiden Jahrgangsversammlungen noch vor den Sommerferien statt, sodass die wichtigsten Gemeinschaftsentscheidungen vor den Ferien und dem letzten Schuljahr bereits feststehen.

Nachdem die wichtigsten Gemeinschaftsentscheidungen bei der Jahrgangsversammlung geklärt wurden, werden die meisten weiteren Entscheidungen vom gewählten Abikomitee getroffen.

Dabei ist Transparenz Trumpf! Der Kommunikationsbeauftragte hält den Jahrgang per Email oder Aushänge auf dem Schwarzen Brett über wichtige Eckpunkte, sowie den aktuellen Stand der Vorbereitungen auf dem Laufenden.

Ihr organisiert schließlich nicht eure private Feier, sondern ein Großevent für den gesamten Jahrgang – Und mit dem Geld des gesamten Jahrgangs!

Müssen wir Protokoll führen?

Ja, das ist von Vorteil. Führt während jeder Stufensitzung Protokoll, um die erarbeitete Ergebnisse festzuhalten. Das Protokoll fertigt i.d.R. der Kommunikationsbeauftragte an. Protokolle geben euch einen schnellen Überblick und sorgen dafür, dass ihr bei den Planungen effektiv vorankommt.

Im Anschluss an die Stufensitzung schickt der Kommunikationsbeauftragte das Protokoll an alle angehenden Abiturienten. Anwesende und nicht anwesende Mitschüler erhalten so die Möglichkeit, besprochene Themen nachzulesen und sich über Termine und anstehende Planungen zu informieren. Eine ausgedrucktes Exemplar des Protokolls kann zudem auf dem Schwarzen Brett ausgehängt werden.

Sofern die Schule oder Lehrkräfte betroffen oder eingebunden sind, sollte das Protokoll (u.U. in einer „abgespeckten“ Version) zusätzlich an die Schulleitung und einzelne Lehrer verschickt werden.