Finanzierung

Das oberste Credo jeder Kasse: Die Kasse muss stimmen.

 

Dr. rer. pol. Gerhard Kocher (*1939), Schweizer Politologe und Gesundheitsökonom

Wie finanzieren wir die Abi-Aktionen?

Ob Abiball, Abizeitung, Abiparty oder Abishirts – Während der Vorbereitungsphase auf die Abi-Feierlichkeiten fallen Kosten in beträchtlicher Höhe an.

Natürlich könntet ihr sämtliche Kosten auch aus eigener Tasche Finanzierung bzw. auf die Abiturienten abwälzen. Doch das wäre nicht sonderlich schlau, da es eine Vielzahl an (Vor-)Finanzierungsmöglichkeiten gibt, die euch satte Beträge in die Abikasse spülen!

Finanzierung

Wie finanzieren wir das eigentlich alles?

Zu den größten Einnahmequellen zählen mit Sicherheit die Abipartys (auch „Vorabifeten“ oder „Abi-Vofi-Partys“ genannt) und die Oberstufenfeten. Das sind Partys, die von den zukünftigen Abiturienten für die Abistufe, Freunde, die restliche Oberstufe etc. veranstaltet werden.

Weitere Möglichkeiten, Geld für eure Abi-Aktionen einzunehmen sind Sponsorengelder (z.B. bei der Abizeitung), den Verkauf derselbigen oder durch den Verkauf von Speisen und Getränken (z.B. Kuchen-/ Waffelverkauf)  in der Schule oder auf dem Schulhof.

Regel Nr. 1: Bloß keine Miesen machen!

Oberste Regel bei der Finanzierung: Unterm Strich muss eine schwarze Zahl stehen. Das heißt für euch: Bloß keine Miesen machen und die Abikasse durch zu hohe Ausgaben in die roten Zahlen treiben. Schließlich wollt ihr nicht riskieren, dass der Abiball oder die Abireise ins Wasser fallen!

Eine genaue Kostenaufstellung ist daher das A und O für eine solide Finanzierung. Holt so früh wie nur möglich alle nötigen Kostenvoranschläge (z.B. von der Location, dem DJ, der Druckerei, dem Getränkelieferanten etc.) ein.

Je früher ihr in der Lage seid, die anfallenden Kosten für die Abi-Aktionen in etwa zu beziffern, umso besser!

Regel Nr. 2: Abikasse einrichten!

Richtet frühzeitig (möglichst zu Beginn des Abschlussjahres) eine Abikasse bzw. Stufenkasse ein. Die Idee mit dem Sparstrumpf ist zwar nett, doch wir empfehlen euch für den Zahlungsverkehr ein (kostenloses) Girokonto anzulegen und ggf. zusätzlich ein Tagesgeldkonto zu errichten, auf welchem ihr zusätzlich Zinsen kassieren könnt.

Von der klassischen Geldkassette mit Schlüssel raten wir euch ab, da ihr 1. keine Zinsen erhaltet, 2. größere Summen immer in Bar zahlen müsstet und 3. Zahlungseingänge- und Ausgänge auf einem Girokonto besser überwacht werden können.

In der Abikasse laufen sämtliche Einnahmen und Ausgaben für die Abi-Aktionen auf. Neben Einnahmen durch Vorfinanzierungs-Aktionen und Sponsorenbeträgen wird in der Abikasse auch Geld von den Abiturienten selbst gesammelt. Meistens wird monatlich ein bestimmter Geldbetrag einkassiert. Wie hoch dieser ausfällt hängt davon ab, wie viel Geld ihr ungefähr durch die Abikasse erwirtschaften wollt.

Berechnet auf dieser Grundlage einen monatlichen Betrag, den jeder Abiturient auf das Abikonto einzahlt bzw. überweist. Grundsätzlich gilt: Lieber zuerst etwas mehr Geld einsammeln (und später an die Abiturienten zurückzahlen), als durch eine schlechte Kalkulation in die Miesen zu rutschen.

Setzt den Betrag jedoch auch nicht zu hoch an! Bedenkt hierbei, dass nicht jeder Schüler von seinen Eltern gesponsort wird oder in der Lage ist, monatlich größere Summen abzugeben. Am besten beteiligt ihr die Stufe an der Festlegung des Betrages, schließlich handelt es sich auch um ihr Geld. Je früher ihr mit dem Geldeinsammeln anfangt, umso niedriger fällt der monatliche Beitrag aus.

Die Finanzierung ist eine heikle Sache, da vieles von einem ausreichenden Budget abhängt, ihr aber auch nicht sofort alle Einnahmen und Ausgaben exakt benennen könnt. Im schlimmsten Fall habt ihr zu wenig Geld eingenommen, sodass euch später die Kosten über den Kopf wachsen oder ihr nicht alle eure Wünsche realisieren könnt. Im Nachhinein noch „auf die Schnelle“ höhere Summen zu erwirtschaften, gestaltet sich erfahrungsgemäß äußerst schwer…

Daher unser Tipp an euch: Fangt so früh wie möglich an, Gelder einzusammeln, Vorfinanzierungs-Aktionen zu starten und Sponsoren zu suchen. Ansonsten fehlt euch hinten heraus die Zeit, noch wichtige Einnahmen zu generieren. Die Vorfinanzierung nimmt viel Zeit in Anspruch, die ihr in eure Planungen einkalkulieren solltet. Doch es lohnt sich! Schließlich lässt es sich mit einem dicken Plus auf dem Abikonto weitaus besser und entspannter planen.

Regel Nr. 3: Kontrolle durch den Kassenwart

Der Kassenwart hat die Aufgabe, den Überblick über die Finanzsituation zu behalten und sich mit den einzelnen Abi-Komitees bzw. Arbeitsgruppen über anfallende Kosten auszutauschen.

Zudem ist er dafür verantwortlich, die festgelegten Geldbeträge von den Abiturienten einzusammeln bzw. sicherzustellen, dass jeder seinen Beitrag geleistet hat. Das ist bei der Vielzahl an Abiturienten eine echte organisatorische Herausforderung.

Ausdauer, Geduld und Durchsetzungsvermögen sind für den Kassenwart ebenso wichtig wie Zuverlässigkeit, sowie ein vertrauenswürdiges und seriöses Auftreten. Macht euch immer deutlich: Es geht um viel Geld! Umso wichtiger ist, dass der Kassenwart Vertrauen unter der Schülerschaft genießt.

Doch wie heißt es schon schön: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser! Setz daher zusätzlich eine zweite Person ein, die dem Kassenwart zur Hand geht und gleichzeitig alle Finanztransaktionen im Vier-Augen-Prinzip überwacht. Für eine noch bessere Kontrolle der Kontobewegungen könnt ihr das Girokonto als sog. „Und-Konto“ eröffnen.

Dabei handelt es sich um ein Gemeinschaftskonto, bei dem Verfügungen, Kontoumschreibungen, Auflösungen und Kontovollmachten zugunsten Dritter nur gemeinschaftlich durch alle Kontoinhaber zulässig sind. Und-Konten geben euch mehr Sicherheit, sind jedoch auch umständlicher zu handhaben, da für jede Transaktion immer die Zustimmung z.B. zweier Personen erforderlich ist.

Zusätzlich empfiehlt sich eine Einnahme-Ausgaben-Tabelle (z.B. als Excel-Datei), in welcher sämtliche Einnahmen, Ausgaben, sowie Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge schriftlich festgehalten werden. Auch Rechnungen, Quittungen etc. gilt es sorgfältig aufzubewahren!

Regel Nr. 4: Entwickelt kreativen Geschäftssinn!

Ziel der ganzen Abi-Aktionen ist es, Gewinn zu erzielen. Spaß an der Freude ist zwar ein löbliches Motiv, doch ihr wollt und müsst ein Plus erwirtschaften.

Seid daher kreativ, was potentielle Einnahmequellen betrifft und eignet euch einen Geschäftssinn an!

Durch den Verkauf der Abizeitung, Eintrittspreise bei Abifeten, Garderobenabgaben oder Gläserpfand lassen sich schnell Einnahmen generieren. Achtet bei den Eintrittspreisen (z.B. für die Abipartys), sowie den Verkaufspreisen für die Abizeitung darauf, dass die Preise fair sind und nicht zur Abzocke mutieren.

Gleiches gilt für Garderobe und Gläserpfand: Überzogene Preise sind tabu! Und selbst mit einem kleinen Obolus lassen sich schnell satte Gewinne einfahren. Zudem profitieren eure Gäste von einer Garderobe, da der Ärger um verloren gegangene Jacken erspart bleibt (sofern ihr selbst den Überblick behaltet und euer System nicht im Chaos endet).

Und auch ein kleines Gläserpfand kann wahre Wunder bringen. Zum einen gehen weniger Gläser zu Bruch und zum anderen profitiert ihr von kleinen Gewinnen, wenn einige Gäste ihr Pfand nicht abholen.

Eine weitere sehr beliebte und noch dazu einfache und rentable Möglichkeit der Vorfinanzierung ist ein Kuchenverkauf. Ob Kuchen, Waffeln, Kekse oder herzhafte Snacks – Euer Stand wird sicherlich die zentrale Anlaufstelle in der großen Pause!

Alles was es braucht ist eine leckere Rezeptidee und jemanden der sie umsetzt. Fragt innerhalb eurer Stufe nach, wer sich wann bereiterklärt, einen Kuchen, einen Waffelteig oder andere Leckereien vorzubereiten und mitzubringen. Wer sich nicht zum Backen berufen fühlt, kann gerne beim Verkauf aushelfen.

Die kleinen Pausensnacks können dann am Schulkiosk oder an einem mobilen Stand in der Schulaula oder auf dem Schulhof verkauft werden. Diese kulinarische Abwechslung wird erfahrungsgemäß dankbar von euren Mitschülern angenommen und spült nebenbei noch etwas Geld in die Abikasse. Achtet auch beim Kuchenverkauf auf faire Preise, sonst bleibt euer Stand leer.

Grundsätzlich solltet ihr die Ausgaben und Preise für Abiturienten und andere Mitschüler möglichst gering halten. Anders sieht es hingegen bei Sponsoren aus!

Dabei handelt es sich um Einzelpersonen oder Unternehmen, die euch als Gegenleistung für Werbung finanziell unterstützen (Geld gegen Anzeigenplatz). Je nach Größe und Branche haben Unternehmen ein gewisses Marketingbudget zur Verfügung, welches sie u.a. auch für Anzeigen- und Werbeplätze in der Abizeitung oder auf Werbemittel, wie Flyern, Getränkekarten, Eintrittskarten, Plakaten & Co. investieren.

Je mehr Geld ihr durch Sponsoren und den Verkauf von Anzeigenplätzen einnehmt, umso geringer fällt die finanzielle Belastung für den einzelnen Schüler aus. Es liegt also in eurem eigenen Interesse, möglichst hohe Sponsoren-Einnahmen zu generieren.

Bei der Sponsorensuche gilt daher: 1. Möglichst früh mit der Akquise anfangen! und 2. Sponsorenansprache möglichst breit fächern! 

Zunächst könnt ihr innerhalb eures Freundes-, Familien- und Bekanntenkreises nach potentiellen Sponsoren fragen. Vielleicht bieten sich eure Eltern als private Investoren ein oder sie arbeiten in einem Unternehmen, dass euch unterstützen möchte. Nutzt auch bereits vorhandene Kontakte zu Unternehmern, die sich für ein Sponsoring interessieren könnten (z.B. der Veranstalter eures Abiballs, die Druckerei eurer Abizeitung/eures Abishirts oder der Caterer).

Als nächstes solltet ihr lokale Unternehmen, wie Banken, Sparkassen, Autohäuser, Fitness-Studios, Musikgeschäfte etc. ansprechen. Vor allem Banken und Sparkassen sind erfahrungsgemäß interessante Sponsorenpartner für größere Werbeflächen. Zum einen verfügen sie i.d.R. über ein höheres Marketingbudget, zum anderen seid ihr die Kunden von morgen!

Doch auch kleinere örtliche Betriebe kommen als potentielle Sponsoren in Frage. Bei vielen Kleinunternehmern steht nicht der Werbeeffekt der Anzeige im Fokus, vielmehr geht es ihnen um die gute Sache. Sie unterstützen eure Abi-Aktivitäten aus Prinzip und/oder weil sie einen direkten Bezug zur Schule haben. Statt Profit zählt für sie der gute Wille – Das sind äußerst dankbare Sponsoren und daher nicht zu vernachlässigen!

Versucht danach, überregional handelnde Unternehmen für euch zu gewinnen, die eure Zielgruppe im Auge haben (z.B. Telefonanbieter, wie die Telekom, McDonalds oder die Deutsche Post).

Auch Getränkefirmen sind als Kooperationspartner geeignet, da auf den Abipartys und auf dem Abiball eine Vielzahl an Getänken konsumiert wird. Sprecht z.B. Brauereien an, die euch sponsern, wenn ihr ihre Biermarke exklusiv auf euren Abi-Events aussenkt. Solltet ihr bei einem externen Veranstalter feiern, gilt es darauf zu achten, dass die Biersorte mit der Hausmarke der Location übereinstimmt, da viele Gaststätten und andere Event-Locations oftmals an eine bestimmte Brauerei gebunden sind.

Dr. Abi Tipp: Schafft Kokurrenzdenken bei den Sponsoren, indem ihr möglichst viele Unternehmen aus derselben Branche ansprecht! Habt ihr einen im Boot, ziehen seine Konkurrenzen sehr wahrscheinlich nach!