Zeitplan

Damit euch die Zeit im stressigen letzten Abiturjahr nicht davonläuft hilft nur eins: Planen, Planen, Planen! Wir zeigen euch, wie ihr das Projekt „Abizeitung“ aus zeitlichen Gesichtspunkten richtig angeht!

Warum ist ein Zeitplan für die Abizeitung so wichtig?

Ähnlich wie in einer „echten“ Redaktion, spielt die Terminierung auch bei eurer Abizeitung eine entscheidende Rolle.

Ohne klar verteilte Aufgaben, zuständige Personen und feste Fristen droht das Projekt Abizeitung im Sande zu verlaufen. Mit einem Zeitplan könnt ihr Problemen, wie Zeitnot und nicht fertiggestellten Inhalte, im Vornherein vorbeugen.

Eure Abizeitung ist ein großes Teamprojekt. Die Aufgabe gemeinsam anzupacken kann viel Spaß machen und erfolgreich sein. Eine gute Zusammenarbeit zwischen so vielen Schülern entsteht jedoch nicht im Handumdrehen.

Damit die Abizeitung gelingt, müssen der Chefredakteur und das Abizeitung-Kommitee gründlich planen und sich auf dynamische Prozesse einstellen. Denn nicht selten laufen Termine, Arbeitsschritte oder einzelne Teammitglieder aus dem Ruder.

Ein klar strukturierter Zeitplan verschärft den Blick auf das gemeinsame Ziel und gibt dem Großprojekt Abizeitung einen Rahmen. Voraussetzung ist natürlich, dass dieser von allen Beteiligten auch ernst genommen und eingehalten wird.

Was muss zuerst geplant werden?

Das Team aus Chefredakteur  und Komitee sollte gleich zu Beginn (am besten gleich bei der 1. Sitzung) einen Terminplan mit den Meilensteinen und Deadlines der Abizeitung aufstellen.

Erstellt hierfür eine Übersicht aller anfallenden Aufgaben und Fertigstellungstermine. Ganz wichtig: Plant ausreichend Pufferzeiten ein! Ein zu eng gestrickter Zeitplan resultiert meist in Zeitnot und Stress. Und wer will schon extra Nachtschichten einlegen oder gar den Drucktermin verschieben müssen?

Das muss nicht sein! Fangt daher rechtzeitig und möglichst früh mit den Planungen für eure Abizeitung ein. Berechnet die Zeit für die anfallenden Aufgaben großzügig und plant bereits eventuelle Verzögerungen bzw. mögliche Schwierigkeiten ein.

An welcher Stelle sollten wir mehr Zeit einplanen?

Die Einhaltung der Termine und Fristen hängt nicht allein am Chefredakteur und Abizeitungs-Komitee, sondern an einer Vielzahl von Schülern. Schließlich steuert die eigene Jahrgangsstufe auch den größten Anteil zur Abizeitung bei.

Immer da, wo man auf die Mitarbeit von Vielen angewiesen ist, sollte mehr Zeit eingeplant werden. Kursberichte, Steckbriefe, Fotos, Bilder etc. müssen von vielen einzelnen Schülern eingesammelt werden. Bei einigen werdet ihr den fehlenden Inhalten hinterherrennen müssen. Das ist zwar nervig, lässt sich aber bei der hohen Anzahl an Mitwirkenden nicht immer vermeiden. Plant dafür vorsichtshalber genug Zeit ein.

Wie streng sind die Deadlines?

An Abgabefristen sollte nicht zu rütteln sein. Dies gilt insbesondere für Deadlines für die Abgabe der einzelnen Inhalte. Wer mit Ausnahmeregelungen anfängt, hat bereits im Vorfeld verloren.

Da man davon ausgehen kann, dass Deadlines nicht immer eingehalten werden, solltet ihr die Terminen nach Außen hin zwei Wochen früher ansetzen. Offiziell sind die von euch gesetzten Abgabefristen fix und indiskutabel.

Macht die Termine öffentlich, sodass jeder weiß, bis wann er fertig sein muss. In der Realität kommt es nicht selten vor, dass ihr auch kurz nach der Deadline noch auf Inhalte warten müsst.

Behaltet daher den Fortschritt der Abizeitung im Auge und macht bei fehlenden Inhalten rechtzeitig bzw. kurz vor Ablauf der Deadline Druck. Falls unerwartete Probleme auftauchen, könnt ihr jetzt noch eingreifen und ggf. Hilfestellung geben.

Wie planen wir die Meilensteine realistisch ein?

Bei der Abizeitung gibt es viel zu tun. Vereinbart daher nach der Aufstellung der Meilensteine für jede Aufgabe eine voraussichtliche Frist, an der diese erledigt werden soll.

Ähnlich wie bei den offiziellen Deadlines, lohnt es sich auch intern, Fristen ein paar Tage früher als vor dem letztmöglichen Termin anzusetzen. Zeitlicher Spielraum ist bei der Abizeitung Gold wert. Und meistens werden diese Puffer früher oder später dankend angenommen. Wenn am Ende doch noch Zeit bleibt, könnt ihr euch über eine gelungene Zeitplanung freuen!

Versucht je nach Anzahl der Mitwirkenden und Arbeitsgruppen mehrere Aufgaben parallel zu erledigen. Je mehr Aufgaben ihr frühzeitig abhaken könnt, umso schneller geht es mit der Abizeitung voran.

Bei der Arbeit in einzelnen Arbeitsgruppen empfiehlt es sich, zusätzlich eigene Zeitpläne zu erstellen, die sich in den „großen Zeit-Fahrplan“ eingliedern.

Wie beugen wir Problemen vor?

Das Zauberwort lautet „Kommunikation“. Der regelmäßige Austausch ist neben der realistischen Zeitplanung ein wesentliches Erfolgskriterium der Abizeitung.

Vergesst nicht, dass es sich bei euer Abizeitung um ein Teamprojekt handelt. Und Team steht in dem Fall nicht für „Toll ein anderer macht´s“, sondern für „Together everyone achieves more“ – Also: Gemeinsam erreicht jeder mehr!

Versäumt daher nicht, regelmäßig untereinander zu kommunizieren. Fragt gezielt, ob jemand in Zeitnot ist oder Probleme bei seiner Aufgabe hat. Setzt bei eurer Arbeit keine Scheuklappen auf, sondern unterstützt euch gegenseitig.

Die Verständigung zwischen Chefredakteur, Abizeitungs-Komitee und den einzelnen Arbeitsgruppen ist das A und O. Die Treffen können entweder unter allen Mitwirkenden, den einzelnen Arbeitsgruppen oder dem Orga-Team aus Chefredakteur und Abizeitungs-Komitee erfolgen. Hauptsache sie finden regelmäßig statt.

Besprecht bei den Meetings den aktuellen Stand der Entwicklungen und haltet euren Zeitplan aktuell. Je früher ihr auf Probleme und Schwierigkeiten aufmerksam werdet, umso zeitiger könnt ihr eingreifen und gegensteuern!

Welche Meilensteine gilt es zu bewältigen?

Am Anfang eurer Planungen für die Abizeitung steht ein großer Berg an Aufgaben. Diese lassen sich in die folgenden Meilensteine unterteilen:

  • Anzeigenkunden suchen: Suche nach potentiellen Werbepartnern
  • Redaktionsschluss: Alle Inhalte (Berichte, Steckbriefe, Fotos etc.) liegen der Redaktion vor
  • Korrektur & Layout: Prüfung aller Inhalte (auf Rechtschreibung, Vollständigkeit, inhaltliche Fehler, Ausdruck etc.) + Graphische Umsetzung der Inhalte in Abstimmung mit dem Layout-Team
  • Datenabgabe: Abgabe der Druckdaten bei der Druckerei
  • Liefertermin: Wann soll die Abizeitung bei euch ankommen? (Lieferdauer hängt von Auflage, Seitenzahl und Ausführung ab)
  • Verkauf/ Verteilung: Wann wollt ihr die Abizeitung verkaufen bzw. verteilen (z.B. am letzten Schultag)

Tipps für eure Abizeitung:

Beginnt mit der Suche potentieller Anzeigenkunden möglichst frühzeitig. Je früher ihr interessierte Unternehmen „an der Angel“ habt, umso besser. Der Verkauf der Anzeigenplätze erfolgt dann später, wenn ihr dem Kunden mehr Details zur Größe der Anzeigen, Druckqualität, Auflage etc. nennen könnt.

Der Redaktionsschluss ist offiziell ein fester Termin, an dem nicht zu rütteln ist. Setzt ihn vorsichtshalber trotzdem ein paar Tage früher an. Sicher ist sicher!

Plant für die Korrektur und das Layout ausreichend Zeit ein. Beides sind sehr arbeits- und zeitintensive Aufgaben.

Besprecht den grafischen Aufwand mit dem Layout-Team und verständigt euch auf klare Fristen. Um Zeit zu sparen, kann das Design-Team bereits vor Redaktionsschluss mit dem groben Design der einzelnen Kapitel und Rubriken beginnen. Für die fehlenden Texte und Bilder können erstmal Blindtexte und Platzhalter dienen. Später werden nur noch die Inhalte eingefügt und kleinere Anpassungen vorgenommen.

Die Korrektur der Inhalte kann entweder durch ein Team für die gesamte Abizeitung oder durch verlässliche Personen aus den einzelnen Arbeitsgruppen erfolgen. Im Idealfall gibt es zwei Korrekturphasen. Zunächst prüft jemand aus jeder Arbeitsgruppe die Inhalte seines Teams. Abschließend liest ein Korrektur-Team nochmals die ganze Abizeitung korrektur. Ggf. muss das Layout (Abstände, Rahmen etc.) nach der Korrektur etwas angepasst werden.

Die Datenabgabe bei der Druckerei kann schnell in die Hose gehen, wenn die Druckdaten nicht richtig angelegt wurden. Informiert euch daher vorab bei eurer Druckerei, worauf ihr bei der gewünschten Druckqualität achten müsst. Plant etwas Pufferzeit ein, falls ihr die Druckdaten wider Erwarten doch noch korrigieren müsst.

Entscheidet, wann die fertig gedruckte Abizeitung bei euch ankommen soll und setzt den Liefertermin großzügig an. Leider gibt es keine standardisierte Produktionszeit, sodass es auch hier zu zeitlichen Verzögerungen kommen kann.

Der Verkauf bzw. die Verteilung eurer Abizeitung ist i.d.R. ein fixer Termin, an dem nicht zu rütteln ist. Meistens werden die Abizeitung am letzten Schultag verteilt.

Rückwärts planen?

Ja! Beginnt bei eurem Terminplan für die Abizeitung mit dem Termin, der wirklich feststeht: In der Regel der letzte Schultag.

In der Zeit davor könnt ihr noch Termine schieben. Wenn es aber auf den letzten Schultag zugeht, kann es bei Fehlplanung eng werden. Hangelt euch bei euren Planungen daher von hinten nach vorne. Ausgehend vom Termin der Verteilung bzw. des Verkaufs plant ihr die ungefähre Dauer der anderen Positionen:

Die umgekehrte Planungsfolge sieht dann wie folgt aus:

Letzter Schultag >> Lieferung >> Datenabgabe >> Korrektur & Layout >> Redaktionsschluss