Finanzierung & Sponsoring

Parallel zur inhaltlichen Umsetzung der Abizeitung gilt es auch die Finanzierung zu planen und zu organisieren. Je mehr Geld ihr für den Druck eurer Abizeitung ausgeben könnt, umso mehr Gestaltungsmöglichkeiten stehen euch zur Verfügung. Schließlich soll die Abizeitung ein krönendes Abschlussheft eures Jahrgangs werden.

Fangt rechtzeitig an, euch über den Kostenrahmen Gedanken zu machen und bereits Geld einzusammeln. Ansonsten kann es sein, dass ihr nicht alle Inhalte abdrucken, eine niedrigere Auflage wählen oder auf eine schlechtere Qualität ausweichen müsst. Lasst es nicht soweit kommen!

Bei der Finanzierung stehen euch mehrere Möglichkeiten zur Auswahl.

Wie finanzieren wir unsere Abizeitung?

Eines steht fest: Um eine tolle Abizeitung ganz nach euren Wünschen umzusetzen, muss Geld in die Abikasse fließen. Doch wie?

Seid kreativ! Wir haben im Folgenden einige Möglichkeiten zur Finanzierung eurer Abizeitung zusammengestellt:

  • Werbepartner finden: Verkauft Anzeigen in eurer Abizeitung und lasst euch die Anzeigenplätze bezahlen!
  • Abipartys veranstalten: Nehmt Eintrittsgelder für Abipartys, verkauft Getränke und Snacks und bessert so die Abikasse auf!
  • Schulhof-Flohmarkt: Das Geld liegt im Keller! Verkauft z.B. alte Schulbücher und lasst das Geld direkt in die Produktion eurer Abizeitung fließen!
  • Kuchenbasar: Backt Kuchen, Kekse und Waffel und verkauft sie für kleines Geld in der Schul-Cafeteria – Süßes geht weg, wie warme Semmeln!
  • Konzertveranstaltung: Ihr habt eine coole Schülerband oder einen Schulchor? Dann veranstaltet ein Konzert (Mit Eintrittsgelder versteht sich)! Alternativ: Großes Sparschwein aufstellen und um Zuschuss für die Abizeitung bitten.
  • Tombola/ Losverkauf: Ihr habt was zu verschenken? Veranstaltet doch eine Tombola und nehmt Geld durch Losverkäufe ein!
  • Spenden sammeln: Liefert überzeugende Argumente und lasst die Abizeitung zum Teil durch die Schule, Fördervereine, Sponsoren, Elternrat etc. sponsern!

Die Ideen können bereits vor dem Druck der Abizeitung Geld in eure Abikasse spülen. Das höchsten Einnahmen lassen sich wahrscheinlich mit dem Verkauf von Anzeigenplätzen erzielen. Doch übertreibt es nicht! So lukrativ Werbepartner auch sind: Eure Abizeitung soll nicht zur Hälfte aus Werbung bestehen.

Um eine gewisse Planungsgrundlage sicherzustellen, solltet ihr bereits im Vorfeld der Umsetzung der Abizeitung Gelder von den Schülern eures Jahrgangs einsammeln. Das Organisationsteam „Finanzen“ sollte hierfür am besten ein Konto einrichten, auf das die Abiturienten einen gewissen Geldbetrag einzahlen. Alternativ kann das Team das Geld auch direkt einsammeln.

Die Abiturienten sollten definitiv einen Beitrag zur Finanzierung der Abizeitung leisten. Das gibt euch eine gewisse Sicherheit bei der Planung und Umsetzung. Wird später mehr Geld über Werbepartner, Sponsoren und andere Aktionen eingenommen, als der Druck der Abizeitung gekostet hat, könnt ihr die gezahlte Beträge der Abiturienten auch wieder komplett zurückzahlen oder für andere Abi-Feierlichkeiten einsetzen.

Eine weitere Gelegenheit zur Refinanzierung eurer Abizeitung ist z.B. der Abiball, bei denen alle Gäste (außer Abiturienten und Lehrern) Eintritt bezahlen. Mit den Eintrittsgeldern lassen sich im Nachhinein noch Ausgaben für die Abizeitung refinanzieren.

Dasselbe gilt natürlich auch für den Verkauf der Abizeitung. Je nach Umfang, Qualität und Auflage können mit den Verkaufseinnahmen noch nicht gedeckte Kosten beglichen werden.

Am besten geht ihr bei der Finanzierung der Abizeitung auf Nummer sicher. Sammelt zunächst Geld von den Abiturienten ein, akquiriert rechtzeitig Werbepartner und veranstaltet parallel dazu noch weitere Aktionen, mit denen sich Einnahmen erzielen lassen.

Wenn ihr ausreichend Geld für den Druck einen inhaltlich und qualitativ hochwertigen Abizeitung gesammelt habt, könnt ihr später auch einen höheren Preis beim Verkauf verlangen. Selbst wenn später ein dickes Plus in der Abikasse herrschen sollte: Schwarze Zahlen sind immer besser, als rote! Und schließlich gibt es neben der Abizeitung noch reichlich weitere Abi-Aktivitäten, die finanziert werden müssen (z.B. die Abireise)!

Müssen wir Werbeanzeigen verkaufen?

Werbepartner sind eine wichtige Quelle, wenn es um größere Finanzspritzen zur Finanzierung der Abizeitung geht. Daher solltet ihr keinesfalls auf den Verkauf von Werbeflächen verzichten.

Natürlich ist eine Abizeitung komplett ohne Werbe schöner – Das wäre das Fernsehprogramm auch. Doch ebenso, wie TV-Werbung äußerst praktisch sein kann (z.B. um sich schnell einen Snack in der Küche zuzubereiten), so haben auch Werbeanzeigen ihre positiven Seiten.

Zum einen könnt ihr durch die Einnahmen eure Produkttionskosten merklich abfedern und zum anderen die Wertigkeit eurer Zeitung professionell anheben. Zudem sind die meisten Leser Werbeanzeigen aus herkömmlichen Zeitungen und Zeitschriften gewöhnt.

Werbung muss daher nichts Schlechtes sein, sondern kann die Abizeitung sogar auflockern und sich thematisch anpassen. Verzichtet aus finanziellen Gründen nicht auf Werbeanzeigen, aber achtet auf ein gesundes Gleichgewicht zwischen Inhalt und Werbung.

Worauf müssen wir bei der Suche nach Werbepartnern achten?

Wenn ihr gut seid, findet ihr Unternehmen, die zu eurer (jungen) Zielgruppe passen. Werbung muss nicht langweilig sein! Vielleicht erstellen die Werbepartner sogar eine auf euren Jahrgang bzw. eure Schule zugeschnittene Werbeanzeige, die in eurer Abizeitung zum Hingucker wird.

Natürlich kann die Akquise von Anzeigenkunden und die Absprache passender Anzeigen aufwändig und zeitintensiv sein. Fangt daher möglichst frühzeitig ein, Werbeplätze in eurer Abizeitung an den Kunden zu bringen!

Wie wirkt sich der Anzeigenverkauf auf den Verkaufspreis der Abizeitung aus?

Werbung ist ein willkommenes Mittel, um den Druck eurer Abizeitung  – was eine recht teure Angelegenheit werden kann – zu subventionieren. Das Suchen (und Finden) geeigneter Werbepartner spült nicht nur Geld in die Abikasse, sondern ermöglicht euch durch höhere Einnahmen auch die Erstellung eine qualitativ hochwertige Abizeitung.

Eine volle Abikasse erlaubt es euch zudem, die Abizeitung später zu einem günstigeren Preis zu verkaufen und damit mehr Exemplare abzusetzen. Eine hohe Auflage reduziert gleichzeitig die Druckkosten.

Wie ihr seht: Die einzelnen Faktoren, wie Anzeigenverkauf, späterer Verkaufspreis, Auflage und Druckkosten hängen unmittelbar zusammen. Die Planung gestaltet sich zumal schwierig, da viele Punkte parallel ablaufen (z.B. die Erstellung und Anzeigenakquise).

Denkt immer daran: Ihr macht die Abizeitung ist in erster Linie für die Abiturienten und die anderen Leser, wie Lehrer, Eltern, Schüler etc. Ein möglichst günstiger Verkaufspreis sollte daher stets euer Ziel sein. Um diesen zu ermöglichen, wäre es ideal, den Großteil der Kosten durch den Verkauf von Werbeanzeigen zu decken.

Überlegt euch im Vornhinein, wie ihr euch eure Traum-Abizeitung vorstellt und wie viel Geld ihr in etwa für die Erstellung und den Druck benötigt. Der errechnete Betrag ist dann das Ziel, ebenso viel Geld durch den Anzeigenverkauf einzunehmen. Perfekt wäre es, wenn ihr später nicht auf den Kosten sitzen bleibt, sondern eure komplette Abizeitung durch Anzeigekunden finanziert wurde.

Doch auch die Kosten für die Werbeanzeigen dürfen nicht zu hoch angesetzt werden, damit potentielle Anzeigenkunden nicht abgeschreckt werden. Generell gilt: Je umfangreicher eure Abizeitung werden soll, umso höher darf auch der Werbeanteil ausfallen.

Spart daher nicht am Inhalt und bemüht euch frühzeitig darum, bei bei zahlenden Anzeigenkunden Interesse für eure Abizeitung zu wecken!

Welche Faktoren sind für Anzeigenkunden wichtig?

Wie viel Geld ihr letztendlich durch den Verkauf von Werbeanzeigen einnehmen könnt, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Wir haben für euch die wichtigsten Kriterien für Anzeigenkunden zusammengestellt:

  • Anzeigenformate: Wie groß ist die Anzeige? Welche Formate stehen zur Auswahl (z.B. 1 Seite, 1/2 Seite, 1/4 Seite, Doppelseite…)?
  • Art der Anzeige: Handelt es sich bei der Anzeige um eine Grafik, Bilder und/oder Text?
  • Anzeigenplatzierung: Wo erscheint die Anzeige: Auf dem Titelseite, der Rückseite etc.?
  • Staffelpreise: Gibt es Staffelpreise für Anzeigen (z.B. abhängig von der Anzahl der Anzeigen, Größe des Unternehmens etc.)?
  • Druckqualität: Ist der Innenteil der Abizeitung farbig oder schwarz-weiß?
  • Auflage: Wie viele Exemplare der Abizeitung werden gedruckt? (Bei einer höheren Auflage könnt ihr höhere Anzeigenpreise ansetzen.)
  • Verteilungsort: Wo wird die Abizeitung verteilt?(Beispielsweise in der Schule, bei Veranstaltungen, wie dem Abiball, Events etc.)
  • Reichweite: An wen wird die Abizeitung verkauft/verteilt (z.B. Schüler, Lehrer, Eltern)? Wie viele Leser wird die Abizeitung ungefähr erreichen? (Die Reichweite ist größer als die Auflage.)
  • Angaben zur Schule: Wo liegt die Schule? Welche Reputation hat sie? (Eine große und bekannte Schule kann höhere Anzeigenpreise erzielen, als z.B. kleine, ländlich gelegene Schulen.)
  • Verkaufspreis: Zu welchem Preis wird die Abizeitung später verkauft werden? (Hohe Preise wirken sich negativ auf den Absatz aus und könnten für Anzeigenkunden eine Hemmschwelle sein).

Macht euch über diese Faktoren Gedanken, bevor ihr an einen potentiellen Anzeigenkunden herantretet. Je mehr Informationen ihr ihm zur Abizeitung liefern könnt, umso besser.

Dr. Abi Tipp: Bietet Sonderplatzierungen an! Unternehmen, die Werbung in eurer Abizeitung schalten, wollen eins: Auffallen! Als Spezial für große Unternehmen (die auch mehr Geld zahlen können), bieten sich Sonderwerbeformen an. Bietet ihnen z.B. an Anzeigen im Großformat (z.B. Doppelseite), Beikleber zum Ablösen oder Prospektbeilagen an!

Wie finden wir potentielle Anzeigekunden?

Bei der Suche nach potentiellen Anzeigenkunden stehen euch mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Geht bei der Sponsorensuche möglichst breit gefächert vor, um verschiedene Anzeigenkunden zu erreichen.

Die Devise hierbei lautet: Von nah bis fern! 

  • Alte Abizeitungen: Stöbert in den Abizeitungen vergangener Jahrgänge. Welches Unternehmen hat damals eine Anzeige geschaltet? Wer bereits einmal Interesse hatte, schaltet vielleicht ein weiteres Mal…
  • Suche in der Abi-Stufe: Etwas Vitamin B hat noch niemandem geschadet. Schaut euch daher zunächst in eurem Jahrgang um. Gibt es Eltern, die selbstständig sind oder in leitenden Positionen in einem Unternehmen arbeiten? Scheut euch nicht, diese anzusprechen und für eine Anzeige in eurer Abizeitung zu begeistern. Oft lassen sich auf diesem Wege bereits die ersten zahlungswilligen Anzeigenkunden gewinnen!
  • Beteiligte Unternehmen gewinnen: Die Organisation der Abi-Feierlichkeiten, wie z.B. dem Abiball beschert euch meist Kontakt zu regionalen Unternehmen, wie einer Bank, dem Abireise-Veranstalter, der Druckerei oder dem Catering-Service. Nutzt solche Kontakte und begeistert euren Ansprechpartner für eine Anzeige in eurer Abizeitung! Vor allem Banken sind der interessante Werbepartner für die Abzeitung.
  • Lokales „Klinken putzen“ vor Ort: Wenn keine Kontakte (mehr) vorhanden sind, die ihr für die Anzeigenakquise nutzen könnt, müsst ihr die Kontakte selbst herstellen. Dann heißt es „Klinken putzen“. Sprecht zunächst lokale Unternehmen in der Nähe eurer Schule an. Vorteil: Die Zielgruppe befindet sich direkt vor Ort! Am besten eigenen sich Unternehmen, zu deren Zielgruppe Jugendliche, junge Erwachsene, Schüler und Eltern zählen. Vielleicht haben die örtlichen Unternehmen auch eine Verbindung zu eurer Schule oder zu euch als Abschlussklasse. Für sie steht weniger der Werbeeffekt, als die Unterstützung eurer Stufe bzw. der Schule im Vordergrund. Gute potentielle Kandidaten sind z.B. Fahrschulen, Nachhilfeschulen, Universitäten, Fitness-Studios, Friseure, Elektonikmärkte, Drogerien, Banken, Versicherungen, Reisebüros, Diskotheken & Clubs, Bars & Restaurants und andere Einzelhändler und Geschäfte in der Region. Stellt euch am besten persönlich beim Inhaber vor, seid stets freundlich und höflich und betont dabei die Vorteile einer Anzeigenschaltung in eurer Abizeitung!
  • Zu guter Letzt: Sucht deutschlandweit: Nachdem ihr die Geschäfte in eurem Ort „abgeklappert“ habt, könnt ihr groß denken und eine deutschlandweite Suche starten. Konzentriert euch dabei auf Unternehmen, deren Zielgruppe Jugendliche, Schüler oder Abiturienten sind. An welchem Ort das Unternehmen ansässig ist, spielt dabei keine Rolle. Es kann sich auch um ein reines Online-Unternehmen handeln. Potentielle Anzeigenkunden wären z.B. private (Fern-)Universitäten, die Bundeswehr, der Bundesfreiwilligendienst, Versicherungsanbieter, Mobilfunkanbieter, Reiseportale, Online-Modestores, Gutscheinportale
Dr. Abi Tipp: Sprecht ruhig auch mehrere Unternehmen aus derselben Branche an – Viele versuchen, mit dem Wettbewerber gleichzuziehen. So entsteht eine intere Konkurrenzsituation, von der ihr profitieren könnt!

Die Ansprache nach Werbepartnern kostet zunächst einmal Überwindung, vor allem wenn es sich um einen Erstkontakt handelt. Denkt aber immer daran: Mehr als ein „Nein“ kann es nicht geben! Versucht euer Glück und arbeitet euch vom Jahrgang bis zur deutschlandweiten Suche vor.

Absagen wird es mit Sicherheit geben. Doch Fleiß zahlt sich aus! Sucht potentielle Werbepartner mit Bedacht aus, legt euch gute Argumente zurecht und sprecht diese möglichst früh an. Besonders bei der deutschlandweiten Suche sind außer euch noch viele andere Abikommitees unterwegs. Da Unternehmen für derartige Werbemaßnahmen meist nur ein begrenztes Budget zur Verfügung steht, gilt sprichwörtlich: Der frühe Vogel fängt den Wurm!

Dr. Abi Tipp: Einige Druckereien vermitteln Werbepartner! Viele Druckereien helfen euch durch Werbeanzeigen (ihrer Partner) beim Sparen. Ihr Platziert eine Werbeanzeige der Druckerei oder eines ihrer Partner in der Abizeitung und reduziert damit den Druckpreis. Bei einigen Werbepartnern erhaltet ihr alternativ auch Gutscheine (z.B. für eure Abireise).

Erkundigt euch also bei den Druckereien nach Finanzierungsmöglichkeiten durch Anzeigen und Gutscheine!

Wie berechnet sich der Anzeigenpreis?

Der Preis für den Verkauf eines Anzeigenplatzes hängt von den oben genannten Kriterien ab und ist letztendlich Verhandlungssache.

Das wichtigste Kriterium ist die Größe der Anzeige. Stellt möglichst viele verschiedene Anzeigenformate zur Verfügung und versucht die Preise für Anzeigen in eurer Abizeitung so variabel wie möglich zu gestalten, ohne mit jedem Sponsor einzeln zu „verhandeln“.

Gestaltet große Anzeigen im Verhältnis zu kleineren Anzeigen günstiger – Dadurch schafft ihr für den Anzeigenkunden Anreize, direkt eine größere Anzeige zu schalten. Große Anzeigen verkaufen sich im Allgemeinen auch besser und erleichtern das Layouten, da nicht viele kleine Anzeigen auf mehrere Seiten verteilt werden müssen.

  • Beispiel:
  • 1/1 Seite = 500 Euro
  • 1/2 Seite = 500 Euro x 0,7 = 350,00 Euro
  • 1/4 Seite = 500 Euro x 0,49 = 245,00 Euro
  • 1/8 Seite = 500 Euro x 0,343 = 171,50 Euro

Bei diesem Beispiel ist der Preis für eine ganzseitige Anzeige recht hoch angesetzt. Die Preise für eine ganzseitige Anzeige können je nach den genannten Kriterien zwischen 50 und 500 Euro liegen.

Um herauszufinden, welcher Anzeigenpreis in eurem Fall angemessen und realistisch ist, empfehlen wir euch das Gespräch mit dem Sponsoring-Team des vorjährigen Abiturjahrgangs zu suchen.

Zudem solltet ihr den Preis von der Unternehmensgröße abhängig machen. Die große Sparkasse vor Ort wird für eine Anzeigen mehr zahlen (können), als der kleine Tante-Emma-Laden um die Ecke. Überlegt euch also am besten Staffelpreise.

Nicht zuletzt ist bei der Preisgestaltung auch Verhandlungsgeschick gefragt. Verkauft eure Anzeigenplätze nicht unter Wert und legt einschlägige Argumente für größere Anzeigenplätze vor. Es spricht natürlich nichts dagegen, interessierten Anzeigenkunden beim Preis entgegenzukommen – Aber nicht für ’n Appel und ’n Ei!

Wählt gezielt Mitschüler aus, die offen auf Menschen zugehen und eure Anzeigenplätze an den Kunden bringen. Ein seriöses und sympathisches Auftreten, gepaart mit guten Argumenten und allen wichtigen Informationen ist bereits die halbe Miete!

Welche Formulare benötigen wir bei der Akquise?

Es macht immer einen guten Eindruck, wenn potentielle Werbekunden sehen, dass ihr euch Gedanken rund um das Sponsoring gemacht macht.

Erstellt daher VOR der Akquise ein Konzept, in dem ihr alle wichtigen Daten für die Anzeigenkunden zusammenstellt. Das Sponsoringkonzept sollte folgende Punkte beinhalten:

  • Daten zur Abizeitung: Auflage, Druck (farbig/ schwarz-weiß), Verteilungsort, Lage der Schule, Reichweite, Preis
  • Über euch: Beschreibt kurz eure Schule, den Jahrgang oder die groben Inhalte der Abizeitung. Ihr könnt auch die Adresse, Website, Anzahl der Schüler oder andere interessante Infos über euch zusammenstellen. Individualität zählt!
  • Mehrwert für den Kunden: Warum sollte der Werbekunden eine Anzeige bei euch kaufen? Schlüsselt die Vorteile auf: z.B. Neukundengewinnung, Kontakte zu potentiellen Praktikanten bzw. neuen Mitarbeitern, das positive Erlebnisumfeld der Abizeitung, eine intellektuelle Leserschaft, Engagement für Bildung und gesellschaftliche Verantwortung etc.
  • Anzeigengrößen: Welche Werbepakete bietet ihr an? Führt Anzeigengrößen und Preise auf. Sindabweichende Werbeformate (z.B. Doppelseiten) oder alternative Werbeformen möglich?
  • Kontaktdaten: Wer ist bei Fragen Ansprechpartner für die Anzeigenkunden? Nennt den vollständigen Namen, eine Telefonnummer, eine Email-Adresse und ggf. eine Faxnummer (z.B. die des Sekretariats).
  • Auftragsformular: Mit Daten zum Auftragnehmer (Ansprechpartner, Name und Anschrift der Schule, Telefon- und Email-Adresse des Ansprechpartners) und Daten zum Auftraggeber (Felder für Ansprechpartner, Firma, Anschrift, Telefon- und Email-Adresse). Fügt im Auftragsformular Angaben zur Abizeitung (Erscheinungsdatum, Auflage, Format in cm, Seitenzahl) ein. Auch (Auswahl)felder für die Anzeige (gewünschtes Format, Farbe, Platzierung, Lieferung als druckfähige Datei?, „Lieferung bis“) dürfen nicht fehlen, ebenso wie Felder für Ort, Datum, Stempel/Unterschrift.

Macht euch die Mühe und erstellt ein Sponsoringkonzept mit den genannten Informationen. Vorteil: Ihr könnt das Konzept im Geschäft bzw. Unternehmen abgeben, damit die Kontaktperson dieses ggf. weiterleiten oder mit Verantwortlichen besprechen kann. Der Verkauf von Werbeanzeigen geht meistens nicht zwischen Tür und Angel. Etwas Schriftliches zu hinterlassen und ggf. einige Tage später nochmal nachzuhaken ist da weitaus effektiver!

Doppelanfragen vermeiden!

Vermeidet, einen Anzeigenkunden versehentlich doppelt anzusprechen. Das ist nur peinlich und wirkt unorganisiert. Legt daher innerhalb des Sponsoring-Teams fest, wer welche potentiellen Werbekunden anspricht.

Fixiert Unternehmen und aktuellen Status der Akquisetätigkeiten am besten in einer schriftlichen Übersicht, auf die das gesamte Sponsoring-Team Zugriff hat (z.B. über Google Docs). Folgende Angaben könnt ihr dort festhalten:

  • Name des Unternehmens
  • Akquise durch (Name des zuständigen Schülers)
  • Anzeigenformat (1/1, 1/2, 1/4, /1/8 etc.)
  • Platzierung (links, rechts, oben, unten, vorne, hinten, egal)
  • Status (angesprochen, Warten auf Antwort, Zusage, Vertrag unterschrieben, Anzeige liegt vor, Rechnung gestellt, Geld erhalten etc.)
  • Kommentar

Haltet alles Wichtige fest, so behaltet ihr stets den Überblick und vermeidet peinliche Doppelanfragen!

Benötigen wir einen Anzeigenvertrag?

Ja. Ein Werbe-Deal wird selten mit Handschlag besiegelt. Auch die Unternehmen wollen sich absichern, dass sie für ihr Geld die vereinbarte Leistung erhalten. Zudem ist es aus steuerrechtlichen Gründen für gewerbliche Anzeigenkunden wichtig, schriftliche Dokumente über Werbeausgaben zu erhalten. Für euch ist es daher unabdingbar, Anzeigenverkäufe schriftlich zu fixieren.

Sofern ihr ein Sponsoringkonzept mit Auftragsformular erstellt habt, ist das unterschriebene Auftragsformular euer Vertrag. Alternativ könnt ihr aus den Daten einen Anzeigenvertrag erstellen. Wichtige Inhalte des Vertrages sind Angaben zum Auftragnehmer (euch) und dem Auftraggeber (Werbekunde), sowie zur Anzeige und der Abizeitung. Und das Wichtigste: Ort, Datum und die Unterschrift – dann ist der Werbe-Deal perfekt!

Wie muss die Rechnung aussehen?

Sobald euch das unterschriebene Auftragsformular bzw. der Anzeigenvertrag vorliegt, dürft ihr abkassieren. Eure Rechnung sollte folgende Angaben beinhalten:

  • Briefkopf: Name der Schule, Anschrift
  • Anschrift: Firma, Ansprechpartner, Anschrift
  • Rechnungsnummer
  • Datum: Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Rechnungsposten: Format, Farbe und Platzierung der Anzeige
  • Preis: Bruttopreis = Nettopreis (Bei Umsätzen <  17.500 Euro pro Jahr gilt laut §19 Abs. 1 UStG die Kleinunternehmerregelung). In der Rechnung wird dann keine Umsatzsteuer ausgewiesen.
  • Bankverbindung: Kontoinhaber, IBAN, BIC, Name der Bank
  • Zahlungsziel: Beispielsweise „innerhalb 2 Wochen nach Rechnungsstellung“

Eine saubere Buchführung erspart euch viele Probleme. Hebt alle ausgestellten Rechnungen als Kopie für eure Unterlagen auf und vermerkt dort später den Zahlungseingang.

Müssen wir eine Quittung ausstellen?

Eine Quittung ist eine Empfangsbestätigung für den Erhalt einer Leistung, während eine Rechnung eine Forderung darstellt.

Grundsätzlich hat jeder Werbekunde das Recht auf eine Quittung. In § 368 BGB steht:

„Der Gläubiger hat gegen Empfang der Leistung auf Verlangen ein schriftliches Empfangsbekenntnis (Quittung) zu erteilen.“

Nach deutschem Recht seid ihr auf Verlangen des Anzeigekunden bzw. Schuldners verpflichtet, eine Quittung nach Empfang der Leistung auszustellen. In der Regel werden Quittungen bei Barzahlung ausgestellt.

Sofern ihr den Preis für eine Anzeige in Bar erhalten habt, solltet ihr dem Anzeigenkunden eine Quittung ausstellen. Denn nur so kann er beweisen, eine Barzahlung getätigt zu haben.

Mindestinhalt einer Quittung sind neben der Bestätigung der erhaltenen Leistung (Preis in Zahlen und Worten) auch Datum und Unterschrift. Der Vollständigkeit halber könnt ihr auch den Zahlungsempfänger (Namen eurer Schule) und den zahlenden Werbekunden (Name der Firma).

Alternativ könnt ihr auch einen Quittungsvermerk auf der Rechnung anbringen. Dazu ist die Phrase „Betrag erhalten” sowie das Datum und die Unterschrift des Annehmenden notwendig.

Bei unbarer Zahlung (z.B. Überweisung) ist der Kontoauszug das Beweisdokument. In dem Fall wird i.d.R. nicht noch zusätzlich eine Quittung ausgestellt.

Gute Vorbereitung ist die halbe Miete!

Die Akquise von Werbekunden und der Verkauf von Anzeigenplätzen erfordern eine gründliche Vorbereitung. Dazu zählen sowohl motivierte Leute, die seriös auftreten und gerne in Kontakt mit anderen Menschen treten, als auch alle erforderlichen Formulare, wie das Sponsorenkonzept, der Anzeigenvertrag, sowie eine Rechnungs- und Quittungsvorlage.

Bevor es an die Akquise geht, solltet ihr einen Finanzchef bestimmen und ein Konto für die Abizeitung einrichten. Sammelt Gelder von den Mitschülern ein, um eine finanzielle Grundlage für den Druck zu schaffen.

Vor der Werbekunden-Akquise gilt es die Ausgabe- und Verkaufstermine für die Abizeitung zu bestimmen und zu veröffentlichen. Diese Infos sind für Anzeigenkunden wichtig.

Nach dem Druck müssen die Abizeitungen entgegengenommen und vom Layout- und Redaktions-Team kontrolliert werden. Die Anzeigenkunden und Sponsoren erhalten Belegexemplare und Rechnungen für ihre Anzeigenplätze.

Das Bezahlen der Druckerei, das Ausstellen von Rechnungen an Anzeigenkunden, sowie die Überwachung der Zahlungseingänge  ist Aufgabe des Finanzchefs.

Nach getaner Arbeit können die druckfrischen Abizeitungen dann endlich verteilt werden!