Abizeitung Arbeitsgruppen

Wenn das grobe Konzept für eure Abizeitung steht, solltet ihr die anfallenden Aufgaben sinnvoll in Arbeitsgruppen aufteilen. Gründet einzelne Teams, die sich selbstständig und eigenverantwortlich um die jeweiligen Inhalte ihrer Aufgabenkategorie kümmern.

Innerhalb der Stufe gibt es immer Spezialisten, die z.B. besonders gut organisieren, texten, fotografieren oder sich um die grafische Gestaltung kümmern können. Teilt die Aufgabenbereiche entsprechend der Fähigkeiten und Kenntnisse auf. Kreative Köpfe, die Erfahrung mit Bildbearbeitungsprogrammen haben, sind z.B. beim Layout der Abizeitung gut aufgehoben.

Doch seid nicht allzu anspruchsvoll. Bei der Vielzahl an Aufgaben ist jeder freiwillige Helfer herzlich willkommen. Wer Lust hat, an der Abizeitung mitzuwirken, sollte daher möglichst eingebunden werden. Auch wenn nicht jeder der geborene Autor, Redner, Künstler oder Grafiker ist – Ideen beim Brainstorming oder Hilfe bei der Sponsorensuche könnt ihr jederzeit gebrauchen!

Welche Arbeitsgruppen werden benötigt?

Je nach Anzahl der Kategorien und Umfang der Inhalte werden mehr oder weniger Arbeitsgruppen benötigt. In jedem Fall übernimmt der Chefredakteur die Koordination zwischen den Teams. Bei ihm laufen alle Fäden zusammen.

Für eine bessere Verständigung sollte innerhalb der einzelnen Arbeitsgruppen ein verantwortlicher Teamleiter bestimmt werden. Seine Aufgabe besteht darin, den Workflow und Deadlines im Auge zu behalten und dem Chefredakteur regelmäßiges Feedback zum Arbeitsfortschritt zu liefern.

Folgende Ressorts bzw. Arbeitsgruppen sind möglich:

Arbeitsgruppe „Fotos“

Das Foto-Team kümmert sich um sämtliche Fotos, die für eure Abizeitung benötigt werden. Dazu zähen Fotos für die Schüler- und Lehrer-Steckbriefe, Fotos von Klassen-, Kurs- oder Stufenfahrten, Leistungskursen, Exkursionen, Projektwochen, Veranstaltungen, ein Danke-Foto der gesamten Redaktion etc.

Die Arbeitsgruppe „Fotos“ hat die Aufgabe, alle benötigten Fotos von Schülern einzusammeln (z.B. Kinderfotos, aktuelle Fotos, Fotos vom ersten Schultag etc.) oder ggf. ein Fotoshooting zu veranstalten bzw. die Bilder in der Schule selbst zu knipsen.

Wie die selbst fotografierten Bilder in Szene gesetzt werden und welche Requisiten hierfür nötig sind, liegt in der Hand des Foto-Teams. Die Entscheidung kann auch gemeinschaftlich mit der Redaktion erfolgen. Ggf. müssen noch Kostüme, spezielle Gegenstände, Make-Up, Hintergründe, Lampen etc. besorgt werden. Nicht zu vergessen ist eine gute Kamera und jemand, der sich damit auskennt.

Bedenkt bei Fotos immer, dass die jeweiligen Personen das Recht am eigenen Bild haben. Einfach irgendwelche Fotos von Schülern abzudrucken, kann auch nach hinten losgehen. Holt euch daher am besten vor der Veröffentlichung eine Erlaubnis von jedem.

Bei einem selbst organisierten Fotoshooting könnt ihr gleich vier Fliegen mit einer Klappe schlagen:

  1. Ihr bekommt die meisten Fotos sofort
  2. Die Bildqualität passt
  3. Ihr könnt das Motiv beeinflussen (Bildausschnitt, Motto etc.)
  4. Die Schüler können selbst auswählen, welches Bild abgedruckt werden soll
  5. Ihr könnt euch gleich eine Einverständiserklärung zur Veröffentlichung geben lassen

Arbeitsgruppe „Layout“

Das Layout-Team übernimmt sämtliche Aufgaben, die mit der Gestaltung der Abizeitung einhergehen.

Dazu zählen u.a.:

  • Format
  • Text- und Bildanordnung
  • Schrift (Größe, Art) für Überschriften und Fließtexte (Typografie)
  • Weißraum (Platzierung, Abstände, Bildergrößen)
  • Verhältnis Text zu Bild

Zudem wird ein Farbsspektrum festgehalten, das sich als roter Faden durch die Farben von Hintergründen, Schriften, grafischen Elemente, wie Kommentarkästen, aber durch Farbabbildungen zieht. Auch die grafische Gestaltung des Abimottos ist Aufgabe des Layout-Teams.

Das Layout ist zwar zunächst nur die gestalterische Hülle eurer Abizeitung, trotzdem ist das Team auf die Mitarbeit der anderen Schüler angewiesen. So sind Berichte, Fotos und andere Inhalte der einzelnen Arbeitsgruppen rechtzeitig an das Layout-Team zu übergeben, damit dieses das Layout fertigstellen kann. Je nach Textlänge und Anordnung müssen hier und da noch diverse kleinere Ausbesserungen vorgenommen werden.

Damit euch hinten heraus nicht die Zeit für den Druck abhanden kommt, sollte die Redaktion streng auf die Einhaltung der Deadlines achten und dafür Sorge tragen, dass dem Layout-Team alle benötigten Informationen und Materialien zur Verfügung stehen.

Idealerweise setzt sich das Layout-Team aus einer oder mehreren Personen zusammen, die bereits Erfahrung im Umgang mit Bildbearbeitungs- und Grafikprogrammen (z.B. Adobe InDesign, CorelDRAW) haben und technisch versiert sind. Natürlich sollte das Team auch über die entsprechende Soft- und Hardware, sprich Programme und Computer, verfügen. Das spart viel Zeit und Nerven.

Professionelle Layout-Programme sind zu komplex, als das man sich mal eben kurz einarbeiten könnte. Unter Umständen kann es sogar sinnvoll sein, für das Layout auf einen Experten außerhalb eurer Stufe zurückzugreifen.

Arbeitsgruppe „Personen- und Kursberichte“

Dieses Team kümmert sich um die Steckbriefe und Kursberichte.

Hier sind Organisations- und Schreibtalent gefragt! Neben den Angaben und Fragen für die Steckbriefe, sowie die Vergabe der Kursberichte an einzelne Teammitglieder, ist das Team für das Einsammeln sämtlicher Berichte verantwortlich.

Das kann eine nervenaufreibende Aufgabe sein, da man erfahrungsgemäß gerade den Steckbriefen und Berichten oft hinterherjagen muss. Sollten zum Ende der Deadline noch Berichte fehlen, müsst ihr euch rechtzeitig darum kümmern, damit in der Abizeitung später keine hässlichen Lücken klaffen.

Nach Eingang der Steckbriefe und Kursberichte übernimmt das Team rund um die Personen- und Kursberichte auch das Korrekturlesen.

Arbeitsgruppe „Kommentare“

Kommentare und Sprüche zu Mitschülern und Lehrern sind eine schöne Erinnerung in jeder Abizeitung.

Das Kommentar-Team kann zunächst Namenslisten verteilen, in denen jeder die Kommentare an Mitschüler und Lehrer eintragen kann. Noch besser: Ihr lasst euch die Listen als Word-Dokument zuschicken. Damit erspart ihr euch zeitaufwendiges Abtippen und Probleme bei unleserlich geschriebenen Kommentaren.

Anschließend besteht die Aufgabe des Kommentar-Teams darin, die Listen wieder einzusammeln, den entsprechenden Personen zuzuordnen und Korrektur zu lesen. Wählt die lustigsten und nettesten Kommentare aus, über die sich eure Mitschüler beim Lesen freuen würden.

Bei kritischen oder beleidigenden Kommentaren gilt es Fingerspitzengefühl zu beweisen. Niemand sollte in der Abizeitung verletzende Kommentare über sich lesen müssen.

Neben Kommentaren und Sprüchen könnt ihr auch Bögen verteilen, auf denen eure Mitschüler die Möglichkeit haben sich bei anderen Schülern, Lehrern, dem Hausmeister & Co. zu bedanken.

Arbeitsgruppe „Statistiken“

Aufgabe des Teams ist es, sich um die Entwicklung, Sammlung und Auswertung der Statistiken zu kümmern. Darunter fallen sämtliche Umfragen, also Statistiken, Ratings und Stufenwahlen etc.

Wir haben euch bereits einen großen Pool an Fragen für mögliche Umfragen in eurer Stufe vorgestellt. Diese können sowohl offen, als auch geschlossen sein oder eine Auswahl an Antworten vorgeben.

Zunächst gilt es, passende, sinnvolle und interessante Fragen für Statistiken zu überlegen. Sorgt dafür, dass keine Frage (auch sinngemäß) doppelt auftaucht, zu prekär ist oder einen Schüler/Lehrer in irgendeiner Weise verletzen könnte.

Nachdem ihr euch im Team auf eine Auswahl von Fragen geeinigt habt, werden diese abgedruckt und an die Schüler ausgehändigt (oder digital verschickt). Das Statistik-Team überwacht den pünktlichen Eingang der Statistiken und wertet diese aus. Denkt daran: Die Auswertung offener Fragen ist weitaus zeitintensiver, als bei geschlossenen Fragen!

Die Ergebnisse der einzelnen Umfragen werden anschließend z.B. in Form eines Diagramms visualisiert.

Arbeitsgruppe „Sonderseiten“

Wie der Name schon sagt, kümmern sich die Mitglieder diesen Teams um „besondere“ Seiten.

Sonderseiten lassen sich in keine größere Kategorie, wie z.B. Berichte, fassen und können z.B. Auszüge aus Tagebüchern, Listen von Schulabgängern oder Ähnliches sein.

Ihr könntet beispielsweise Tagebücher vom Sekretariat ausleihen und die lustigsten Einträge für eure Abizeitung herausschreiben oder direkt als Kopie abdrucken. Oder ihr versucht, die Schulabgänger herauszufinden und auf anschauliche Art und Weise zu visualisieren.

Sucht nach Ideen für Sonderseiten, die eure Abizeitung bereichern könnten und seid als Arbeitsgruppe Ansprechpartner für Mitwirkende und die Redaktion.

Arbeitsgruppe „Sponsoring“

Dem Sponsoring-Team fällt eine besonders wichtige Aufgabe zu: Die Suche nach Unternehmen, die in der Abizeitung Werbeanzeigen schalten wollen.

Sponsoren refinanzieren z.T. eure Abizeitung und sind daher ein unverzichtbarer Bestandteil des Planungsprozesses. Um möglichst vielen Unternehmen einen Anzeigenplatz schmackhaft zu machen, müssen zunächst die Anzeigenplätze attraktiv sein und zum anderen gut verkauft werden.

Ein wenig Verkaufstalent ist beim Sponsoring-Team von Vorteil! Sucht nach guten Verkäufern, die die Werbeflächen geschickt „an den Mann“ bringen und so für sprudelnde Einnahmen in eurer Abikasse sorgen.

Je mehr Sponsorengelder ihr einsammelt, umso umfangreicher und prächtiger könnt ihr die Abizeitung gestalten!

Arbeitsgruppe „Finanzen“

Das Finanz-Team ist für die Geldangelegenheiten rund um die Abizeitung zuständig. Dazu gehören das Einsammeln von Geldern zur Vorfinanzierung der Abizeitung (z.B. von den Abipartys), als auch die Einnahmen aus dem Sponsoring und die Ausgaben für den Druck.

Sämtliche Ein- und Ausnahmen müssen lückenlos protokolliert werden. Die Mitglieder des Finanz-Teams sollten daher gewissenhaft, ehrlich, zuverlässig und vertrauenswürdig sein. Sie führen Buch über die Einnahmen von Mitschülern, sammeln sämtliche Rechnungen der Produktion ein und erstellen Quittungen für Anzeigenpartner.

Das Finanz-Team für die Abizeitung sollte aus mindestens zwei Personen bestehen – Je mehr Augen einen prüfenden Blick auf die Finanzen haben, umso besser.

Da die Abizeitung lediglich ein Kostenfaktor der Abitur-Feierlichkeiten ist, sollte das Finanz-Team stets einen Überblick über das Gesamtbudget behalten. Abipartys, Abiball, Abishirts etc. belasten die Abikasse ebenfalls. Es wichtig, das Geld sinnvoll auf die einzelnen Arbeitsgruppen aufzuteilen, keine Ausgabe zu vergessen und sauber zu kalkulieren.

Um eine vernünftige Budgetplanung zu ermöglichen, sollten sich die Schatzmeister der einzelnen Abi-Arbeitsgruppen zusammensetzen und eine übergeordnete Einnahmen/Ausgaben-Liste führen. Der von der Jahrgangsstufe gewählte Kassenwart übernimmt als oberster Verantwortlicher der Gruppe Finanzen die Leitung.

Tipps zur Organisation der Arbeitsgruppen

In einem guten Team ist jeder aktiv. Es wird gefragt und geantwortet, zugehört und argumentiert, diskutiert und vermittelt. Eine gerechte Aufgabenverteilung ist ebenso wichtig, wie regelmäßige Kommunikation.

Wenn jedes Teammitglied im stillen Kämmerlein vor sich hinarbeitet, gehen womöglich gute Ideen verloren. Die Arbeit im Team gibt Bestätigung und regt zu neuen Denkimpulsen an. Bei der gemeinsamen Arbeit werden somit meist mehr Ideen, Phantasie und Kreativität entwickelt, als in Einzelarbeit.

Vernetztes Wissen, verkürzte Informationswege und gegenseitige Korrektur von Mängeln beugen Zeitproblemen und größeren Schwierigkeiten vor. Insofern sollte jede Arbeitsgruppe das Wort „Teamarbeit“ auch wörtlich nehmen.

Teamarbeit kann beflügeln, aber auch blockieren. Eine ungünstige Gruppenkonstellation kann den einzelnen bremsen, Ideen unterdrücken und frustrieren. Daher müssen auch die Rahmenbedingungen für Teamarbeit stimmen. Dazu zählen die Chemie unter den Teammitgliedern, als auch die Interessen, die Motivation und die Leistungsniveaus.

Arbeit im Team ist komplex und darf keinem Zwang unterworfen sein. Bei der Organisation der Arbeitsgruppen sollten sich daher vorrangig freiwillige Gruppen zusammenfügen, mit Leuten, die sich bereits gut verstehen und Lust auf ein bestimmten Bereich haben. Einfach irgendwelche Schüler zusammenzuwürfen kann zu Unbehagen und Lustlosigkeit führen.

Natürlich kann man es nicht jedem Recht machen. Wichtige Rahmenbedingungen sollten dennoch gegeben sein. Eine angemessene Gruppengröße ist ebenso wichtig, wie die Fähigkeit und Bereitschaft für Teamarbeit und genügend Entscheidungsbefugnisse- und Freiräume für den Einzelnen.

Bestimmt je Arbeitsgruppe einen Teammanager, der die Gruppe koordiniert, die Gruppendynamik im Auge behält und mit der Chefredaktion in ständigem Austausch steht.

Entwerft gemeinsam einen Team-Fahrplan, der euch Schritt für Schritt ans Ziel bringt:

  1. Wer macht was? Aufgabenverteilung (Gruppensprecher, Protokollant etc.)
  2. Was wollen wir erreichen? Fragestellung und Ziele der Arbeitsgruppe
  3. Bis wann? Definition der Zeitspanne, Erstellung eines Zeitplans, Setzen und Überwachen von Deadlines
  4. Welche Ergebnisse können wir präsentieren? Ideen, Arbeitsergebnisse, Diskussionen, Abstimmungen, Klärung offener Fragen etc.

Trotz guter Organisation und Planung kann es innerhalb eines Teams immer mal wieder zu Problemen, Konflikten und Unstimmigkeiten kommen. Nehmt Konfliktsignale, wie einen veränderten Umgangston, abwertende Bemerkungen oder einen stockenden Informationsfluss ernst und reagiert rechtzeitig.

Wenn ihr merkt, dass die Arbeit ungerecht aufgeteilt ist oder sich jemand unter- bzw. überfordert fühlt, solltet ihr das Problem schnellstmöglich aus dem Weg schaffen. Die Arbeitsaufteilung und Gruppenzusammensetzung sind nicht in Stein gemeißelt. Auch müssen Arbeitsmethodik, Ziele und Zeitrahmen immer wieder überprüft und ggf. angepasst werden.

Sollte die Arbeit im Team gar nicht mehr klappen, kann es unter Umständen sogar Sinn machen, ein (störendes) Teammitglied zu entfernen oder die Gruppe komplett aufzulösen und ein neues Team zu bilden.

Denkt immer an euer Ziel: Eine gelungene Abizeitung, auf die ihr stolz sein könnt. Persönliche Probleme müssen da hinten anstehen, die rechtzeitige Fertigstellung der Abizeitung geht auf jeden Fall vor.