Abireise reservieren

Gute Abireise-Veranstalter bieten euch neben der Festbuchung auch immer die Möglichkeit, eine Abireise erstmal unverbindlich zu reservieren.

Wir zeigen euch, vorauf ihr bei der Reservierung achten müsst.

Müssen wir unsere Abireise reservieren?

Spricht euch eine Abireise an, dann ist es ratsam, dieses gewünschte Angebot schnellstmöglich zu reservieren. Denn: Angebote sind zwar individuell, aber eben auch noch unverbindlich – häufig heißt es „first come first serve“ und wenn ein anderer Abireise-Jahrgang einer anderen Schule schneller ist, dann ist das Angebot beim nächsten Anruf vielleicht schon ausgebucht.

Un es wäre nun wirklich schade für die Arbeit, die ihr euch bereits gemacht habt, wenn das Wunschhotel zum Wunschtermin nicht mehr frei ist. Eventuell fängt dann die ganze Organistation noch einmal von vorne an. Also: Reservieren und ihr seid auf der sicheren Seite!

Wie lange können wir unsere Abireise reservieren?

Die meisten Veranstalter bieten euch als Service daher eine unverbindliche Reservierung (= „Option“) an. Die Laufzeit einer Option/Reservierung liegt zwischen 7 und 21 Tagen. In der Regel wir eine Option für 14 Tage angelegt.

Grundsätzlich gilt: Je kürzer der Zeitraum zur Abreise, desto kürzer ist auch die mögliche Laufzeit der Option. Jedoch lässt sich die Dauer der Reservierung nach Rücksprache häufig noch verlängern. Fragt einfach beim Veranstalter nach!

Worauf müssen wir bei der Reservierung achten?

Der größte Vorteil bei der Reservierung ist, dass sie unverbindlich ist. Ihr könnt innerhalb dieser Zeit theoretisch alles ändern, Teilnehmeranzahl, Zimmeranzahl, Verpflegungsart, Zeitraum oder sogar das Hotel.

Allerdings müsst ihr hierbei beachten dass man diese Änderungen nur nach Verfügbarkeit auch durchführen kann. Wenn weniger Leute als reserviert mitreisen möchten, wird das einfach angepasst. Sollten es doch mehr werden, muss der Veranstalter erst prüfen, ob noch genügend Platz ist.

Dr. Abi Tipp:  Gebt  bei der Reservierung ruhig ein paar mehr Teilnehmer an. Es wäre schade, wenn im Nachhinein doch nicht alle mitkommen können!

Wie stellen wir die Teilnehmerliste für die Abireise zusammen?

Nachdem ihr die Reservierung gemacht und eine Options-Bestätigung bekommen habt, ist der nächste Schritt die Erstellung und anschließende Übermittlung einer verbindlichen Teilnehmerliste.

HINWEIS: Für die Anmeldung zur Abireise hängt ihr am besten in der Schule am schwarzen Brett eine Liste aus. Viele Veranstalter bieten eine vorgefertigte Liste zum Download an. Ihr müsst lediglich einige Details ergänzen, wie Reiseziel, Zeitraum, Hotel und Preis.

Der Grundpreis ist meist für eine Belegung in einem 3-Bett-Zimmer angegeben. Ein Doppelzimmer kostet immer einen Aufschlag pro Person. Diesen am besten auch gleich erfragen und in der Liste aufnehmen. Diese Listen bieten euch Organisatoren vom Abireise-Komitee eine Rechtssicherheit, da der Reisevertrag direkt zwischen dem Mitreisenden und dem Abireiseveranstalter geschlossen wird. Vorausgesetzt, ihr nutzt jene Formulare, mitsamt den Allgemeinen Geschäftsbedingungen auf der Rückseite.

Jeder, der nun mit möchte, soll sich in eine Liste eintragen. Wichtig hierbei ist, dass jeder versteht, dass es sich um eine verbindliche Liste handelt, denn: Wer drauf steht, wird bei dem Veranstalter auch verbindlich gebucht. Einfach abspringen geht dann nicht mehr so leicht, zumindest nicht kostenlos. Also am besten hier die verbindliche Teilnahme hervorheben.

Auch hier ist es ratsam eine Deadline zu setzten, bis zu der sich alle Interessenten (=Mitreisenden!) eintragen müssen.

Die fertige Liste schickt ihr dann an euren Ansprechpartner beim Abireise-Veranstalter. Am besten in einer digitalen Form (als Excel Datei). So können alle Namen und Daten richtig übernommen werden, den Meyer kann man auch Mayer oder Meier schreiben und die „Sauklaue“ des Mitschülers könnt am ehesten noch ihr selbst entziffern, aber kaum ein fremder Dritter.