Abiparty: Location

In welcher Location findet die Abiparty statt? Das ist eine der zentralen Fragen bei der Organisation. Ob Garage, Schulaula oder Diskothek – Mögliche Veranstaltungsorte gibt es viele.

Wir zeigen euch, worauf ihr bei der Wahl der passenden Location achten müsst und welche Vor- und Nachteile die unterschiedlichen Location-Typen haben.

Was gilt es bei der Wahl der Location zu berücksichtigen?

Wenn ihr die Anzahl der zu erwartenden Schüler kennt, könnt ihr überlegen, wo eure Abiparty stattfinden soll.

Eine Abiparty im Wohnzimmer ist zwar kostengünstig und hat mit Sicherheit ihren Charme, doch mit über 40 Personen dürfte es eng werden. Mal ganz abgesehen von der Frage, wer freiwillig sein Wohnzimmer für eine Abiparty „opfern“ würde…

Grundsätzlich solltet ihr bei kleineren Abipartys (unter 40 Personen) mit 2 bis 3 Leuten pro Quadratmeter rechnen. Bei größeren Abipartys (über 40 Personen) wird etwas mehr Platz benötigt. Da sollten pro Quadratmeter nicht mehr als 1 bis 2 Personen anfallen.

Stehparty oder Sitzparty?

Neben der Größe gilt es zu überlegen, ob ihr eine reine Stehparty machen oder zusätzlich Sitzgelegenheiten anbieten möchtet. In beiden Fällen sollte noch ausreichend Platz zum Tanzen und für eine kleine Verschnaufpause sein. Denkt zudem an einen Wegweiser zur Toilette, damit jeder sofort das Stille Örtchen finden kann!

Ob Stehparty oder Sitzparty – Beide Abiparty-Varianten haben Ihre Vor- und Nachteile. Wir verraten euch im Folgenden, worauf ihr bei der Planung insbesondere achten müsst:

Tipps für eine Stehparty

Eine Stehparty erfordert weniger Platz, wobei dennoch eine kleine Tanzfläche geschaffen werden sollte. Meist werden nur ein paar Stehtische mit Snacks aufgestellt. Vorteil: Stehtische erhöhen die Kommunikation! Das zahlt sich vor allem dann aus, wenn sich die Schüler untereinander noch nicht kennen bzw. ihr auch Nachbarschulen zu eurer Abiparty eingeladen habt!

Damit man nicht den ganzen Abend stehen muss, solltet ihr trotztem ein paar Sitzgelegenheiten, wie Barhocker, aufstellen oder eine Bank an der Wand platzieren. Ansonsten kann eine reine Stehparty über den Abend schnell ungemütlich werden. Und schließlich wollt ihr nicht, dass euch die Gäste davonlaufen…

Achtet bei der Tanzfläche auf einen ebenen Untergrund. Stufen, Kanten, Wölbungen oder störende Gegenstände, wie Kabel oder Teppiche, können schnell zu Stürzen und Verletzungen führen.

Tipps für eine Sitzparty

Bei einer Sitzparty wird jedem Schüler eine Sitzmöglichkeit geboten. Sitzpartys sind nicht die klassischen Disco-Veranstaltungen, bei denen Tanzen, laute Musik und Feiern im Fokus stehen.

I.d.R. gehen Sitzpartys etwas gemächlicher zu. Beisammensein, Essen, Reden, Spiele und andere ruhigere Arten der Unterhaltung stehen im Mittelpunkt. Die Musik spielt meist im Hintergrund, wobei gegen eine Tanzeinlage und eine lautere Party im Laufe des Abends nichts einzuwenden ist.

Sitzpartys erfordern einen höheren Organisationsaufwand, da ihr euch im Vergleich zu Stehpartys um wesentlich mehr Möbiliar kümmern müsst.

Am besten geeignet sind Bierzeltgarnituren. Fragt einfach im Freundes- und Familienkreis oder bei euren Nachbarn nach – Irgendjemand hat immer eine Bierzeltgarnitur in der Garage oder im Keller stehen.

Natürlich könnt ihr auch herkömmliche Stühle und Bänke verwenden. Allerdings ist bei Bierzeltgarnituren ein einfaches Verlassen des Platzes gewährleistet, da sie keine Arm- oder Rückenlehnen besitzen. Ansonsten müssen andere (vor allem bei eng gestellten Stühlen) jedes Mal rücken oder aufstehen, wenn jemand aufstehen möchte.

Zudem sind Bierzeltgarnituren bezüglich der Sitzplätze wesentlich flexibler. Will noch jemand auf die Bank, kann man schnell zusammenrücken, was bei normalen Stühlen oder Bänken mit Armlehnen nicht möglich ist.

Da Sitzpartys relativ viel Platz in Anspruch nehmen, sind sie eher für kleine Abipartys mit einer überschaubaren Anzahl an Leuten geeignet.

Wo feiern? Privat oder beim Veranstalter?

Der optimale Veranstaltungsort für eure Abiparty hängt maßgeblich von der Anzahl der Gäste und von der Art der Party (Stehparty oder Sitzparty) ab.

Grundsätzlich lassen sich die möglichen Locations in die Kategorie Privat, Schule und Veranstalter einteilen.

Abiparty in privater Location feiern

Kleinere Abipartys können ohne Probleme in einer privaten Location gefeiert werden. Der Vorteil zu Diskotheken oder öffentlichen Einrichtungen ist, dass die Getränke und Snacks bei privat veranstalteten Abipartys wesentlich günstiger sind.

Nachteil: Private Veranstaltungsorte sind mit einem höhere Aufwand verbunden. Zudem bieten sie selten Platz für eine große Menge an Schülern. Das eigene Heim ist schnell zu eng – Vorausgesetzt jemand stellt sein Wohnzimmer für eure Abiparty zu Verfügung. Aller Wahrscheinlichkeit nach wird das nur in den seltensten Fällen bzw. bei einer überschaubaren Gruppe an Schülern der Fall sein.

Neben dem eigenen Haus bzw. Wohnzimmer bieten sich private Abipartys in Garagen oder Scheunen an. Eventuell besitzen die Eltern eines Schülers einen Bauernhof bzw. ein großes Grundstück, welches sie auch für die Abiparty zur Verfügung stellen.

Vor allem im Sommer sind Abipartys im Garten der Hit – vorausgesetzt, das Wetter spielt mit. Schafft vorsorglich eine Ausweichmöglichkeit, falls es an dem Tag doch noch regnen sollte.

Zum Schutz vor Sonne, Wind und Regen könnt ihr auch Zelte aufstellen bzw. die Garage durch ein daran gestelltes Zelt verlängern, wo dann z.B. gesessen werden kann. Fragt bei Bekannten oder Freunden nach, ob diese euch ihr Zelt ausleihen oder mietet es direkt bei speziellen Verleihen oder einigen Getränkemärkten.

Mit aufgestellten Heizstrahlern kann in Garagen und Zelte auch bei etwas kühleren Temperaturen bzw. in den Abendstunden noch gut gefeiert werden. Ähnlich wie die Zelte, können auch Heizstrahler gemietet werden. Hier solltet ihr jedoch besonders auf die Sicherheit achten. Passt auf, dass die Heizstrahler fachgerecht bedient werden können und nicht etwa Gas austritt. Ansonsten kann mangelnder Sauerstoff in einem geschlossenen Raum schnell zur Gefahr werden.

Finanziell kann es für die Abikasse durchaus eine Entlastung sein, die Abiparty in einer privaten Location zu feiern. Sofern das für euch in Frage kommt, könnt ihr bei Familie, Freunden, Bekannten oder Nachbarn anfragen, ob sie euch die Location zur Verfügung stellen.

Solltet ihr auf fremdem Grundstück feiern, sind die Regeln des Eigentümers Gesetz. Nutzt das Vertrauen des Gastgebers nicht aus, sondern haltet euch an die Regeln und geht sorgsam mit seinem Eigentum um.

Sofern etwas kaputt geht und kein Verursacher festgestellt werden kann, bleibt der Gastgeber auf den Reparaturkosten sitzen. Ihr könnt euch daher glücklich schätzen, wenn euch jemand einen Vertrauensbonus gewährt und eine private Location für eure Abiparty zur Verfügung stellt!

Ebenfalls ist darauf zu achten, dass sich fremde Menschen (z.B. Anwohner und Nachbarn) nicht durch eure Abiparty belästigt bzw. gestört fühlen. Ab 22 Uhr gilt Nachtruhe! Ab dieser Zeit muss sich eure Abiparty auf Zimmerlautstärke beschränken. Laute Musik und Gespräche, Schreie, sowie anderen Partylärm, müssen die Nachbarn ab dieser Zeit nicht akzeptieren – Übrigens auch dann nicht, wenn die Abiparty vorher im Gespräch oder per Aushang im Treppenhaus ankündigt wurde.

Haltet euch daher besser an die Ruhezeiten. Ansonsten kann es ganz schnell passieren, dass die Polizei bei eurer Abiparty anrückt, die Musikversorgung kappt, lautstarke Gäste der Party verweist und dem Gastgeber der Abiparty ein Ordnungsgeld auferlegt.

Abiparty in der Schule feiern

Es klingt uncool, sei aber als mögliche Location der Vollständigkeit halber erwähnt: Auch die Schule bietet mit Aula, Pausenhalle oder Sporthalle akzeptable Abiparty-Locations. Voraussetzung ist, dass die Schule euch die Location überhaupt zur Verfügung stellt.

Einige Jahrgänge verbinden Abiball und Abiparty miteinander und feiern nach dem Abiball einfach in derselben Location weiter. Diese Version der Abiparty bietet sich vor allem dann an, wenn ihr keine Zeit mehr zur Organisation einer anderen Location hattet.

Nachteil: Der Partycharakter bleibt ein wenig auf der Strecke. Schließlich haben sich alle zum Abiball fein herausgeputzt. Soll die Abiparty direkt im Anschluss an den Abiball stattfinden, solltet ihr dies auch ankündigen.

„Aufpasser“, wie Eltern, Lehrer und jüngere Schüler sollten sich zum Zeitpunkt der Abiparty bereits verabschiedet haben. Setzt die Abiparty jedoch nicht zu früh an, um andere Gäste nicht zu verärgern.

Abiparty beim Veranstalter feiern

Eine der besten Location für Abipartys sind Clubs und Diskotheken, die für euch die Veranstaltung stellen. Vorteil: Diskotheken erfüllen bereits alle für eine (Abi)Party relevanten Punkte, wie:

  • Leistungsfähige Ton-/Lichtanlage
  • Professionelle Bars & Theken
  • Tanzflächen
  • Toiletten
  • Kassen- und Garderobenbereich
  • Partyatmosphäre
  • Genehmigungen (z.B. Schankerlaubnis)
  • Versicherungen (z.B. Veranstalter-Haftpflicht)
  • Gesetzliche Sicherheitsstandards (z.B. Fluchtwege)

Fragt am besten bei euren Lieblingsdiskotheken an, ob sie eine Abiparty für euch ausrichten. Viele Disco-Betreiber kennen das Prinzip der Abipartys bereits aus früheren Jahren: Sie stellen neben der Location auch Technik, Equipment und Personal zur Verfügung, während ihr im Gegenzug für Werbung sorgt, reichlich Gäste ins Haus bringt, Einnahmen generiert und kleinere Aufgaben übernehmt.

Neben Clubs und Diskotheken bieten sich für Abipartys auch andere Gastrobetriebe, wie Bars, Kneipen, Gaststätten, Grillhütten oder Restaurants an. Weitere alternative Locations, die i.d.R. über keine angeschlossene Gastronomie verfügen sind sind Gemeindezentren, Stadthallen, Sporthallen, Open Air Gelände und andere Veranstaltungsräume.

Die „richtige“ Location hängt davon ab mit wie vielen Leuten und in welcher Atmosphäre ihr feiern wollt. Auch die Konditionen sind von Location zu Location sehr unterschiedlich und oft Verhandlungssache.

Wie verhandeln wir mit Diskotheken-Betreibern?

Vertrag schließen

Nach der Verhandlung folgt der Vertrag

Bei der Veranstaltung von Abipartys in Diskotheken oder Clubs sind viele Fragen individuell mit dem Betreiber verhandelbar.

Dabei gilt es folgende Fragen zu klären:

  • Wer ist der offizielle Ansprechpartner für den Veranstalter?
  • Wer ist rechtlich der Veranstalter?
  • Wer organisiert und bezahlt den DJ, die Security und die Reinigung?
  • Wie hoch ist die Beteiligung (%) an Eintrittsgeldern, Getränkeverkauf und Garderobe?
  • Ist der Ausschank eigener Getränke erlaubt?
  • Sind eine Ausschankgenehmigung & Veranstalterhaftpflicht vorhanden?

Obwohl euch bei den Verhandlungen mit Sicherheit ein gewisser Spielraum zur Verfügung steht, solltet ihr eure Position nicht überschätzen. Schließlich ist der Betreiber der Diskothek nicht zwingend auf eure Gäste und eure Einnahmen angewiesen. Er kann sein Programm auch ohne euch durchziehen. Setzt die Erwartungen beim Verhandeln daher nicht allzu hoch an.

Das heißt jedoch nicht, dass ihr euch über den Tisch ziehen solltet. Schließlich ist eine Abiparty auch eine gute Promo für die Dicso und bringt Publicity. Zudem nehmt ihr dem Betreiber viele anfallende Aufgaben ab: Ihr macht ordentlich Werbung, füllt die Disco mit Schülern und sorgt so für Einnahmen.

Stellt also sicher, dass ihr bei dem Haufen Arbeit am Ende auch etwas verdient. Denkt immer daran, warum ihr die Abiparty schmeißt: Sie soll ordentlich Geld in die Abikasse bringen! Ohne Einnahmen war der ganze Aufwand umsonst.

Geht daher realistisch und fair an den Verhandlungstisch. Und haltet alle Abmachungen schriftlich fest!

Zunächst ist es wichtig zu klären, wer offiziellen bzw. rechtlich als Veranstalter auftritt. Vermeidet auf jeden Fall, selbst als Veranstalter aufzutreten, da dies weitreichende rechtliche Folgen haben kann. Klärt mit dem Betreiber zudem ab, ob eine Veranstalterhaftpflicht vorliegt oder ihr eigens für die Abiparty eine Haftpflichtversicherung abschließen müsst.

Die „Haftpflichversicherung für eine Veranstaltung“ deckt Personen- und Sachschäden ab und kann z.B. bei einer örtlichen Versicherungsgesellschaft abgeschlossen werden. Die paar Euro Kosten sind eine gute Investition, da im Ernstfall noch viel höhere Kosten auf euch zukommen würden.

Pauschalpreis oder prozentuale Beteiligung?

Ob Eintrittsgelder, Getränke oder Garderobe – Lasst euch wenn möglich an den Einnahmen beteiligen. Ein Pauschalpreis ist meist ein guter Deal – aber für den Betreiber!

Sofern ihr für die Abiparty vernünftig Werbung gemacht habt und für ein volles Haus sorgt, kommt ihr mit einer prozentualen Beteiligung an den Einnahmen meist besser weg.

Klärt bei den Eintrittgeldern, ob ihr bereits ab der ersten Karte mitverdient oder beispielsweise erst ab dem 100. Gast.

Bei Gastroeinnahmen durch den Getränkeverkauf lassen sich die meisten Betreiber nicht auf eine anteilige Beteiligung ein. In dem Fall solltet ihr so verhandeln, dass zumindest die Eintrittsgelder komplett an euch gehen.

Wer stellt DJ, Security und Reinigungskräfte?

In der Regel wird der Diskothekenbetreiber einen DJ, die Security und Reinigungskräfte für die Abiparty zur Verfügung stellen.

Sofern ihr einen eigenen DJ aus euren Reihen mitbringen wollt, ist das sicherlich verhandelbar. Mit zusätzlichen Einnahmen dürft ihr dabei aber nicht rechnen. Der Betreiber wird euch kaum Geld zahlen, dass sein DJ nicht auflegen muss.

Auch die Reinigung wird i.d.R. fachgerecht durch ein geschultes Reinigungspersonal durchgeführt.

Können wir eine eigene Bar oder Garderobe betreiben?

Neben den Eintrittsgeldern können eine eigene Bar und Garderobe eine lukrative Einnahmequelle für euch darstellen. Diese beiden Punkte könnt ihr gerne mit dem Betreiber diskutieren.

Fragt z.B., ob ihr neben der „offiziellen“ Bar eine eigene Bar einrichten dürft, an der ihr für Getränke und deren Ausschank sorgt. Je nach Abimotto könnt ihr passende Getränke oder Cocktails anbieten (z.B. bei einem Karibik-Motto).

Tipp: Achten beim Getränkeangebot darauf, dass sich das Angebot von den sonstigen Getränken abgebt. Schließlich sollen die Gäste einen Grund haben, an eurer Bar zu bestellen. Ob exklusive Cocktails, Sangria oder spezielle Deko mit Schirmchen, Röhrchen etc. – Seid anders!

Das Getränkeangebot, sowie die Preise und Gewinnbeteiligung müssen dann natürlich mit dem Betreiber abgesprochen werden.

Achtet bei einer eigenen Bar unbedingt die gesetzlichen Regelungen zum Alkoholausschank.

Das Jugendschutzgesetz sagt dazu:

Die Abgabe von branntweinhaltigen Produkten (Spirituosen, auch: branntweinhaltige Mischgetränke) an Kinder und Jugendliche unter 18 Jahren ist verboten. Auch deren Verzehr darf unter 18-Jährigen nicht erlaubt werden. Andere alkoholische Produkte (Bier, Wein, Sekt, auch: Mischgetränke) darf an Kinder und Jugendliche unter 16 Jahren nicht abgegeben werden.

Eine Alkoholvergiftung eines Minderjährigen ist kein gutes Aushängeschild für eure Abiparty und den Diskothekenbetreiber!

Neben einer eigenen Bar könnt ihr dem Betreiber anbieten, am Abend eurer Abiparty die Garderobe zu übernehmen. Viele Betreiber sind euch sogar dankbar, wenn ihr für die Garderobe der Schüler sorgt. Ihr stellt das Garderoben-Personal und dürft im Gegenzug die Garderobengebühr behalten.

Lohnt sich eine eigene Garderobe?

Die Garderobe kann sich schnell für euch auszahlen! Eine Abiparty geht meist in den späten Abend oder gar in die frühen Morgenstunden. Selbst in den Sommermonaten wird es nachts draußen relativ kühl. Viele Schüler nehmen daher eine Jacke mit, vor allem wenn sie die Disco während der Party gelegentlich verlassen oder später zu Fuß nach Hause gehen.

Da niemand seine Jacke die ganze Zeit anlassen oder mitschleppen möchte, wird die Garderobe gerne genutzt. Ein paar Euro tun niemandem weh und je nach Anzahl der Gäste bescheren euch die Garderobengelder zusätzliche Einnahmen für eure Abikasse?

Was müssen wir bei der Garderobe beachten?

Der Job an der Garderobe ist jedoch nicht zu unterschätzen. Je nach Anzahl der Schüler gilt es eine Menge Kleidungsstücke einzusortieren und später möglichst schnell wiederzufinden. Bei mehreren hundert Gästen kann der Job schnell in Stress ausarten. Ihr solltet euch also rechtzeitig um ausreichend Personal und Material, wie Kleiderbügel, Aufhänger, Zettel mit Nummern etc. kümmern.

Außerdem übernehmt ihr bei einer eigenen Garderobe auch die Haftung für die Kleidungsstücke. Schilder, wie „Für die Garderobe wird keine Haftung übernommen“ entbinden euch nicht von der Haftung. Geht eine Jacke verloren, müsst ihr für den Schaden aufkommen. Jedoch sind Jacken- oder Tascheninhalte, wie Handys, Geldbörsen, Ausweise und sonstige Wertgegenstände, von der Haftung ausgenommen.

Dr. Abi Tipp: Arbeitet bei der Garderobe unbedingt mit Abreißzetteln, um zu verhindern, dass versehentlich die falsche Jacke herausgegeben wird. Sollte ein Schüler seinen Abreißzettel verloren haben, gebt ihr am besten keine Jacke heraus. Es sei denn, ihr seid euch zu 100 Prozent sicher, dass sie ihm gehört. Falls nicht, bleibt die Jacke erstmal solange in der Garderobe hängen, bis alle anderen Schüler ihre Jacke abgeholt haben. Die betroffene Person kann die übrig gebliebene Jacke dann am nächsten Schultag bei euch abholen.[/blue_box}

Welche Aufgaben entstehen bei eigener Bar/Garderobe?

Falls ihr eine eigene Bar oder die Garderobe betreibt, kommen bei der Organisation zusätzliche Aufgaben auf euch zu. Organisiert eigene Kassen und Wechselgeld. Damit die Einnahmen fließen, sollte euer Stand auch bei den Werbeaktionen Erwähnung finden.

Sprecht mit dem Betreiber die Auf- und Abbauzeiten für eure Bar und die Garderobe ab und lasst rechtzeitig Getränkekarten bzw. Wertmarken gestalten und drucken. Natürlich braucht ihr für beide Angebote auch Servicepersonal. Plant insbesondere für den Aufbau ausreichend Personal ein, damit sich der Garderobenbetrieb und Getränkeausschank an eurer Bar nicht unnötig verzögern.

Fragt beispielsweise in den unteren Jahrgangsstufen nach freiwilligen Helfern, die im Gegenzug mit freiem Eintritt und Getränkekarten belohnt werden. Damit auch jeder etwas von der Abiparty hat und mitfeiern kann, empfiehlt sich die Aufteilung in mehrere Schichten.

Erstellt einen Schichtplan für Kasse, Garderobe, Bar/Theke und teilt dem Servicepersonal die konkreten Aufgaben mit, damit jeder weiß, was er zu tun hat. Idealerweise organisiert ihr einen oder zwei „Springer“, falls irgendwo „Not am Mann ist“ oder eine Servicekraft ausfällt.

Geht bei der Auswahl des Servicepersonals sorgfältig vor. Es versteht sich von selbst, dass während der Schicht niemand betrunken sein sollte. Sucht daher zuverlässige und verantwortungsbewusste Schüler aus.

Damit der Betrieb am Abend rund läuft, solltet ihr eine Person aus dem Orga-Team als Ansprechpartner und Hauptverantwortlichen benennen. Sie ist einerseits Ansprechpartner für den Betreiber und überwacht andererseits den Einsatz der Springer, sowie die Kassen und Abrechnung.

Die Kassen sollten regelmäßig entleert werden, damit sich nicht zu viel Bargeld anhäuft. Eine weitere Aufgabe des Ansprechpartners ist die Abrechnung mit dem Betreiber. Am Ende des langen Partyabends gilt es Geld zu zählen, ggf. Dienstleister, wie DJ und Security zu bezahlen, die Einnahmen mit dem Betreiber verrechnen und den Abbau zu koordinieren.

Der Ansprechpartner selbst, sowie das für den Abbau eingeteilte Servicepersonal sollte idealerweise bis zum Schluss nüchtern bleiben.

Was ist bei alternativen Locations zu beachten?

Alternativ zu einer Diskothek könnt ihr eure Abiparty auch selbst in einer alternativen Location veranstalten. Das ist jedoch mit einem erheblichen Mehraufwand verbunden.

Um viele Aufgaben, die sonst der Diskothekenbetreiber übernahm, müsst ihr euch dann selbst kümmern. Vorteil einer eigenen Location: Die Gewinnspanne ist im Gegensatz zu einer Kooperation mit einer Diskothek oft deutlich größer ist.

Ihr könntet theoretisch ein dickeres Plus in die Abikasse erwirtschaftet. Allerdings nur dann, wenn die Organisation nach Plan läuft und keine unerwarteten Zusatzkosten entstehen. Eine finanzielle Belastung für die Abikasse könnten vor allem externe Dienstleister, wie DJ, Security und Reinigungskräfte darstellen.

Welche Fakten müssen bei eigener Location berücksichtigt werden?

Beachtet alle Hindernisse

Habt immer alles im Blick

Um einen Eindruck zu erhalten, wie aufwendig die Planung einer Abiparty in einer eigenen Location ist, haben wir die wichtigsten Aufgaben und Punkte für euch zusammengetragen.

Die folgende Liste informiert euch zunächst über die Rahmenbedingungen, die bei der Suche nach einer eigenen Location berücksichtigt werden müssen:

  • Kapazität: Ist genügend Platz für die erwartete Anzahl an Gästen und das Mobiliar (Bar, Theken, Tische, Stühle, Pult), den DJ etc. vorhanden? Hierbei darf die maximale Personenzahl nicht überschritten werden (siehe Versammlungsstättenverordnung eures Bundeslandes)
  • Strom- & Wasserversorgung: Ist beides sichergestellt? Oder muss noch etwas verlegt werden? Achtet vor allem auf entsprechende Strom- und Wasseranschlüsse für die Musikanlage und den Thekenbereich. Fragt am besten beim DJ oder der Band nach, welche Voraussetzungen in den jeweiligen Räumen erfüllt sein müssen oder macht vorab einen kleinen Rundgang. So vermeidet ihr böse Überraschungen in der Partynacht!
  • Kühlmöglichkeiten: Wo stellen wir die Getränke kalt? Müssen noch Kühlschränke organisiert werden? Oder reicht eine Badewanne mit Eiswürfeln?
  • Sanitäranlagen: Sind Toiletten vorhanden? Wenn ja, reichen sie für die Anzahl der Gäste aus? Kann man sich irgendwo die Hände waschen? Sind genug Toilettenpapier, Seife und Papiertücher zum Abtrocknen vorhanden? Alternativ müsst ihr euch um einen Toilettenwagen kümmern.
  • Mobiliar: Sind Bar, Theke, Tische und Sitzgelegenheiten vorhanden? Falls nein: Wo bekommt ihr das Mobilar her (ausleihen, mieten)?
  • Technische Ausstattung: Wer kümmert sich um die Licht-/Tontechnik?
  • Sicherheitsstandards: Verfügt die Location über die gesetzlich vorgeschriebenen Sicherheitsvorkehrungen? Sind z.B. Notausgänge vorhanden und ausreichend gekennzeichnet? Gibt es Feuerlöscher? Ist evtl. eine Brandwache oder Sanitäter vor Ort? Solltet ihr euch bzgl. der Sicherheitsvorschriften nicht sicher sein, bittet einen Mitarbeiter des Ordnungsamtes oder einen anderen Sachverständigen mit euch zusammen einen kurzen Rundgang durch die jeweilige Location zu machen. Diese können euch nützliche Informationen und Tipps in Sachensfragen geben.
  • Haftung: Muss eine Haftpflichtversicherung für Veranstaltungen abgeschlossen werden?
  • GEMA: Müssen GEMA Gebühren gezahlt werden?
  • Vergnügungssteuer: Wir in eurem Bundesland Vergnügungssteuer (z.B. Kartensteuer bei entgeltpflichtigen Veranstaltungen bzw. auf Eintrittspreise) fällig?
  • Genehmigungen: Müssen Genehmigungen beim Ordnungsamt eingeholt werden (z.B. für die Nutzung von öffentlichem Straßenland, Lautsprecheranlagen, Feuerwerk / Pyrotechnik, Straßensperrungen/ Halteverbotszonen etc.)?
  • Dauer: Dürft ihr in der Location „bis in die Puppen“ feiern oder müsst ihr (aus Rücksicht auf die Nachbarn) zu einer bestimmten Uhrzeit aufhören?
  • Schankerlaubnis: Benötigt ihr eine Erlaubnis für den öffentlichen Ausschank von alkoholischen Getränken?
  • Abbau und Endreinigung: Wer baut nach der Abiparty alles ab und räumt die Location auf?
  • Zustand: Bei einer Abiparty geht es bekanntermaßen wild her. Von einer Location mit hellem Teppich, hochwertigem Parkett und Seidentapete ist eher abzuraten. Bedenkt, dass ihr die Räumlichkeiten so hinterlassen müsst, wie ihr sie vor der Abiparty vorgefunden habt!
  • Erreichbarkeit: Ist die Location gut mit dem Auto bzw. öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen? Je besser die Location zu erreichen ist, umso mehr Leute werden voraussichtlich zu eurer Abiparty erscheinen. Bei abgelegenen Location solltet ihr zusätzliche Maßnahmen treffen: Markiert z.B. Parkmöglichkeiten oder beschäftigt einen Parkeinweiser, der ein mögliches Park-Chaos verhindert. Oder richtet einen Transportservice ein, bei dem ein Busunternehmen die Partygäste an einer vorher bestimmten Haltestellen absetzt. Zur Deckung der Kosten könnt von jedem Mitfahrer einen kleinen Betrag fordern.

Die Liste macht deutlich, dass die Abiparty in einer alternativen Location mit einem weitaus höheren Organisationsaufwand verbunden ist. Es gibt viele Dinge, um die ihr euch zusätzlich kümmern müsst, damit eure Abiparty ein voller Erfolg wird.

Müssen wir externe Dienstleister beauftragen?

Dienstleistungen, für die z.B. in einer Diskothek bereits gesorgt ist, müssen bei einer alternativen Location eventuell von externen Firmen eingekauft werden.

Bei einer Abiparty in einer alternativen Location ist es daher sehr wahrscheinlich, dass ihr in gewissen Bereichen auf externe Diensteister angewiesen seid. Dazu zählen u.a. der DJ, jemand, der die Licht- und Tontechnik organisiert, ein GetränkelieferantSecurity- und Servicepersonal, sowie je nach Bedarf Hausmeister und Techniker.

Das Beauftragen von externen Dienstleistern belastet im ersten Moment eure Abikasse. Doch wenn ihr alles gut organisiert und verhandelt habt, dürfte die Gewinnspanne am Ende deutlich höher ausfallen, als bei einer Abiparty in einer Diskothek.

Was ist bei externen Dienstleistern zu beachten?

Angebot und Vertrag

Verträge und Angebote nicht blind annehmen!

Damit alles nach Plan läuft, solltet ihr bei Verhandlungen mit externen Dienstleistern einige wichtige Punkte beachten. Grundsätzlich gilt bei allen Dienstleistern: Greift nicht beim ersten Angebot zu, sondern kontaktiert mehrere Firmen und lasst euch mehrere Angebote bzw. Kostenvoranschläge machen.

Sobald euch die verschiedenen Preise vorliegen, könnt ihr die Leistungen und Preise der Dienstleister in Ruhe vergleichen und das beste Angebot für euch auswählen.

Ist Feilschen erlaubt? Ja, sogar erwünscht! Schließlich seid ihr „arme“ Schüler und dürft daher gerne um den Preis feilschen. Handelt gute Konditionen heraus, ohne dabei allzu geizig zu sein. Qualität hat schließlich ihren Preis!

Achtet auf ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, die Erfahrung der jeweiligen Firma und den konkreten Umfang der Dienstleistung. Manchmal lohnt es sich, ein paar Euro mehr auszugeben, anstatt später aufgrund schlechter Qualität doppelt draufzahlen zu müssen.

Sobald ihr euch für einen Dienstleister entschieden habt, solltet ihr eure Vereinbarungen und Preise zur Sicherheit immer schriftlich fixieren. Nicht, dass ihr bei der Abiparty später im schlimmsten Fall ohne Getränke dasteht oder der Lieferant einen höheren Preis von euch haben will, als zuvor vereinbart war. Absprachen sind gut, Verträge sind besser! Haltet daher den Schriftverkehr zur Dokumentation auf oder schließt einen Vertrag.

Im Folgenden zeigen wir euch, worauf ihr bei den einzelnen externen Dienstleistern außerdem achtet solltet.

Wie finden wir einen guten DJ?

Die Musik ist ein wesentliches Erfolgselement einer gelungenen Party. Auch eure Gäste erwarten – wenn sie schon Eintritt gezahlt haben – einen gewissen Entertainmentfaktor.

Wenn die Musik aus dem CD-Player keine Option für euch ist, braucht ihr einen guten DJ, der Songs mischt und das spielt, was auf eurer Abiparty die Stimmung aufheizt. Fragt zunächst in eurer Stufe, Schule oder im Freundes- und Bekanntenkreis nach, ob jemand nebenbei bereits als DJ tätig ist. Die Abiparty ist eine gute Gelegenheit, den Bekanntheitsgrad zu steigern!

Mit etwas Glück findet ihr sogar einen Mitschüler, der kostenlos auf der Abiparty auflegt. Oder ihr greift auf Empfehlungen zurück: Vielleicht legt ja ein Bekannter für kleines Geld auf und bekommt als zusätzliche Belohnung Freigetränke spendiert.

Anderenfalls müsst ihr einen externen DJ anheuern. Wichtig dabei: Lasst euch vorab Probeaufnahmen bzw. Demo-Tapes schicken.

Überzeugt euch im Vorfeld vom musikalischen Können des DJs und sprecht die gewünschte Musikrichtung ab. Damit es nicht zu Missverständnissen oder bösen musikalischen Überraschungen kommt, solltet ihr dem DJ vor der Veranstaltung ein Briefing geben. Welche Songs soll der DJ auf jeden Fall speilen? In welche Musikrichtung soll es gehen? Und welche Musik geht auf gar keinen Fall?

Je konkreter ihr eure Vorstellungen und Wünsche äußert, umso höher die Wahrscheinlichkeit, dass diese auch umgesetzt werden.

Welche Musik soll gespielt werden?

Musik auf Abipartys

Keine Party ohne die passende Musik

Geschmäcker sind verschieden – Das gilt auch bei der Musik.

Grundsätzlich sollte die Musik auf eurer Abiparty den Geschmack der Masse treffen. Spezielle Musikrichtungen, wie Punk, Hardrock und Techno sind weniger geeignet.

Stattdessen gilt: Der Mix macht´s! Mit einer Mischung aus aktuellen Charts, Pop, House, Rock, R‘n‘B/Soul oder Hip-Hop macht ihr nichts verkehrt. Auch Evergreens und Schlager-Hits, bei denen man gut mitsingen kann, sorgen meist für Bombenstimmung.

Die Songs sollten gut zum Tanzen geeignet sein und möglichst vielfältige Musikbereiche abdecken. So dürfte früher oder später jeder einige Songs hören, die seinen Musikgeschmack treffen.

Wer organisiert die Licht- und Tontechnik?

Zu einer perfekten Partyatmosphäre gehören eine gute Lichtanlage und professionelle Tontechnik.

Fragt vorher ab, ob die von euch gewählte Location über eine entsprechende Licht- und Tontechnik verfügt und wer diese fachgerecht bedienen kann. Falls ihr euch selbst um Licht und Ton kümmert müsst, gilt es entsprechende Discokugeln, bunte Scheinwerfer etc. zu organisieren.

Solltet ihr einen DJ engagiert haben, solltet ihr mit ihm absprechen, welches Equipment ihr benötigt. Einige DJs bringen gegen Aufpreis die entsprechende Licht- und Tontechnik mit. Dazu zählen Musikanlage samt Lautsprecher und Verstärker, Mikrofon, sowie Discokugel, Scheinwerfer usw.

Stellt sicher, dass die Technik während des Partyabends fachgerecht bedient wird. Einige Lichtanlagen laufen automatisch ab, einige müssen manuell bedient werden (von euch, dem DJ oder gar einem extra Lightjockey).

Um die Musikanlage kümmert sich i.d.R. der DJ. Er ist mit seinen eigenen Anlagen meist bestens vertraut. Solltet ihr ihm eine fremde Musikanlage zur Verfügung stellen, stellt sicher, dass er sie zu bedienen weiß.

Macht mit dem DJ vor Ort einen kleinen Rundgang und lässt ihn einen Blick auf die Stromversorgung werfen und den günstigsten Platz für die Musikanlage aussuchen. Ein Licht- und Soundcheck vor der Abiparty ist in jedem Fall empfehlenswert!

Was ist mit dem Getränkelieferanten zu klären?

Auch um die Getränke müsst ihr euch bei einer Abiparty in einer alternativen Location selbst kümmern.

Sofern ihr die Getränke nicht selbst einkauft, müsst ihr einen Getränkelieferanten suchen und alle Details mit im abklären. Dazu zählen:

  • Was wird geliefert? Stellt hierfür eine Liste mit gewünschten Getränkesorten und den jeweiligen Mengen auf. Einigt euch darauf, wie viel von den einzelnen Getränken ihr benötigt.
  • Wann wird geliefert? Klärt genau ab, wann die Lieferung erfolgen soll und baut die Bars/Theken rechtzeitig auf.
  • Wo wird geliefert? Sprecht den Ort der Lieferung ab, damit ihr die Getränke nicht weit schleppen müsst.
  • Wie teuer sind die einzelnen Produkte? Vereinbart bzw. verhandelt Preise für die einzelnen Produkte.
  • Ist Kauf auf Kommission möglich? Können ungeöffnete Flaschen bzw. volle Kisten und Fässer nach der Abiparty wieder zurückgegeben werden?

Bei den Getränkepreisen lohnt es sich zu verhandeln – vor allem beim Bier! Da der Verbrauch hier i.d.R. besonders groß ist, solltet ihr einen guten Preis aushandeln, der eure Abikasse entlastet.

Da sich die Verzehrmengen der Getränke im Vorfeld nur schwer abschätzen lassen, sollter ihr versuchen, die Getränke auf Kommission zu ordern. Legt dem Getränkelieferanten gute Argumente vor, die meisten lassen sich auf den Deal ein.

Außerdem kann euch der Getränkelieferant mit Sicherheit auch bei der Position der Bar bzw. des Thekenbereichs und der Auswahl der Kühlmöglichkeiten helfen. Dies kann im Vorfeld ggf. auch vor Ort in der Partylocation besprochen werden. Klärt dabei auch gleich die Lieferzeiten und sorgt für ausreichend Parkflächen.

Und wie so häufig gilt auch beim Getränkelieferanten: Ein Handschlag ist gut, ein schriftlicher Vertrag ist besser!

Brauchen wir für unsere Abiparty eine Security?

Kurz gesagt: Ja. Sicherheitskräfte schmälern zwar die Abikasse, doch der Verzicht auf Security kann böse ins Auge gehen. Bei Alkohol und größeren Menschenmassen kommt es schnell zu Ärger und Krawall.

Der Einsatz von Security ist natürlich von der Location abhängig. Bei einer kleinen, privaten Abiparty werdet ihr wohl kaum zwei „Schränke“ vor eurer Haustür platzieren.

Bei Abipartys in alternativen Locations, wie einem gemieteten Raum, einer Sporthalle oder Ähnlichem, wo mehr Schüler zusammenkommen, solltet ihr keinesfalls auf Security verzichten. Achtet je nach Größe der Abiparty auch auf eine ausreichende Anzahl an Sicherheitskräften bzw. Türstehern.

Die Türsteher am Eingang haben den Vorteil, dass angetrunkene und aggressive Personen keinen Zutritt erhalten. Sollte es in der Location zu Auseinandersetzungen, Streitereien oder Schlägereien kommen, verfügen professionelle Security-Kräfte über die nötige Erfahrung, diskret einzuschreiten und die Streithähne ohne großes Aufsehen von der Abiparty zu entfernen.

Verständigt euch mit dem Sicherheitsservice über eine geeignete Anzahl an Sicherheitskräften, sowie deren Position und Funktion während der Abiparty. Als Faustregel gilt: ca. 4 bis 6 Türsteher für den Eingang, je ein Sicherheitsmann für alle Notausgänge, und ein „Läufer“. Je nach Größe der Location und Anzahl an Gästen können euch diese Fachleute auch nützliche Hinweise bezüglich Drängelgitter und anderen Absperrungen geben.

Kann die Security aus unseren eigenen Reihe kommen?

Besser nicht. Womöglich gibt es in eurer Stufe oder im Freundes- und Bekanntenkreis Personen, die sich als Security anbieten. Sei es, weil sie regelmäßig ins Fitnessstudio gehen oder eine Kampfsportausbildung besitzen.

Das sollte jedoch kein Grund sein, sie als Türsteher für eure Abiparty anzuheuern. Diese geben sich womöglich mit kleinem Geld oder ein paar Freigetränken zufrieden. Doch bei der Sicherheit solltet ihr nicht am falschen Ende sparen! Zum einen kann diese Person am Abend der Abiparty nicht mitfeiern. Zum anderen (und das ist der viel wichtigere Grund), birgt der Security-Job Sicherheitsrisiken.

Professionelle Türsteher leben tagtäglich mit ihrem Berufsrisiko und können mit brenzligen Situationen besser umgehen. Lasst daher die Profis ans Werk, anstatt die Gesundheit von Schülern, Freunden oder Bekannten zu riskieren!

Erkundigt euch daher rechtzeitig nach gutem Sicherheitspersonal, welches bei eurer Abiparty für Ruhe und Ordnung sorgt. Ihr könnt euch entweder bei Security-Firmen in eurer Umgebung nach den Konditionen erkundigen oder eure Anfrage alternativ auch bei Online-Auktionen einstellen (z.B. bei My-Hammer oder Blauarbeit.de). Gebt dort einfach kostenlos euren Auftrag und den Zeitpunkt ein und erhaltet Angebote von professionellen Sicherheitsfirmen.

Sobald ihr eine Sicherheitsfirma für die Abiparty engagiert habt, solltet ihr die Vorgaben (z.B. Gästelisten) vorher genau abklären.

Wer übernimmt den Service?

Ob an der eigenen Bar/Theke, an der Kasse, an der Garderobe oder zum Auf- und Abbau – Um Servicepersonal kommt ihr bei eurer Abiparty nicht herum – Vor allem wenn ihr nicht in einer Diskothek, sondern in einer alternativen Location feiert.

So muss z.B. die Garderobe ständig besetzt sein und es muss Leute geben, die an der Bar die Getränke ausschenken. Ihr seid also auf jede Menge Helfer angewiesen!

Im Gegensatz zum Security-Personal könnt und solltet ihr beim Service die Schüler verpflichten. Idealerweise sind es nicht Schüler des Abiturjahrgangs, da diese schließlich mitfeiern wollen. Versucht daher, die Schüler der unteren Jahrgangsstufen (z.B. gegen freien Eintritt und Freigetränke) als Barkeeper, Kellner, Kassierer oder Garderobiere zu gewinnen.

Jede helfende Hand ist herzlich willkommen! Je nach Anzahl der Gäste könnt ihr auch Servicepersonal für die WCs organisieren, die bei Bedarf z.B. Toilettenpapier und Handtücher nachlegen.

Idealerweise arbeitet das Servicepersonal in mehrere Schichten eingeteilt, sodass jeder ein bisschen was von der Abiparty hat. Erstellt hierfür einen Schichtplan mit einer klaren Aufgabenverteilung und plant Springer für Notfälle bzw. Engpässe ein. Ebenso sollten die Servicemitarbeiter einen festen Ansprechpartner haben, der den gesamten Service leitet und bei Fragen/Problemen helfen kann.

Welche sonstigen Vorbereitungen müssen wir bei einer alternativen Location treffen?

Neben dem Finden einer geeigneten Location und der Organisation externer Dienstleister, gilt es bei einer alternativen Location zur Diskothek, weitere Vorbereitungen zu treffen.

Wichtig ist, einen Bereich für die Garderobe der Gäste samt dem notwendigen Material zu organisieren. Die Menge an Kleidungsstücken muss nicht nur sorgsam einsortiert, sondern auch schnell wieder gefunden werden. Kümmert euch daher rechtzeitig um eine übersichtliche Struktur der Garderobe und besorgt alle erforderlichen Utensilien, wie Kleiderbügel bzw.Aufhänger und Nummernzettel.

Ein Schild mit dem Aufdruck „Für Garderobe keine Haftung“ ist meist überflüssig. Wenn ihr die Garderobe entgeltlich beaufsichtigt und die Schüler ihre Jacken selbst nicht gut einsehen können, haftet ihr auch für die Kleidungsstücke (jedoch nicht für deren Inhalt). Besser ist es, ihr bringt ein Schild mit „Bitte Ausweis, Handy, Portemonnaie & Co. mitnehmen!“ oder Ähnliches.

Um nicht ständig mit Frage, wie „Wo ist die Garderobe?“,  „Wo ist das WC?“ und „Wo ist der Raucherbereich?“ genervt zu werden, bieten sich – je nach Größe und Übersichtlichkeit der Location – zusätzliche Wegweiser als Orientierungshilfe an.

Ein weiterer wichtige Punkt bei einer Abiparty in einer alternativen Location ist Wechselgeld. Ob Eintrittsgelder, das Entgeld für die Garderobe oder die Getränkeeinnahmen – Ihr solltet euren zahlenden Gästen auf jeden Fall Wechselgeld herausgeben können!

Legt zudem einen Schatzmeister fest, der mit den Aufgaben betraut ist, regelmäßig die Kasse zu leeren, das Geld
zu zählen und am Ende des Partyabends mit der Location abzurechnen.

Nicht zu vergessen sind Becher bzw. Gläser, in welche ihr Getränke (wenn es nicht gerade Bier ist) einschenken könnt. Auch wenn sie nicht immer schön sind: Greift besser zu Plastikbechern! Sie sind zum einen nicht so teuer, wie Gläser und bergen zum anderen keine Verletzungsgefahr, wenn sie kaputtgehen.

Damit jeder weiß, was er bestellen kann, solltet ihr rechtzeitig Getränkekarten bzw. Plakate mit eurem Getränkeangebot und der Preislliste drucken lassen.

Denkt auch an ein kleines Dankeschön für die freiwilligen Helfer! Hier empfehlen sich Wertmarken, die entweder gegen Freigetränke eingelöst werden können oder einen Rabatt (z.B. 0,50 Euro/ 1,00 Euro) gewähren.

Weitere Vorbereitungsmaßnahmen für eure Abiparty sind das Abtrennen und Kennzeichnen eines Raucherbereichs (sofern in der Location kein Rauchverbot herrscht). Alternativ könnt ihr festlegen, dass nur draußen geraucht werden darf.

Achtet bei Tanzflächen darauf, dass keine Kabel lose auf dem Boden liegen und zur Stolperfalle werden. Klebt die Kabel ggf. mit einem Klebeband auf dem Boden ab.

Zuguter Letzt solltet ihr die Auf- und Abbauzeiten mit Location absprechen und euch rechtzeitig um Leute kümmern, dich auch “ am Morgen danach“ noch bereit sind, euch beim Abräumen und Säubern der Location zu helfen.

Wie teilen wir die Aufgaben am besten auf?

Bevor ihr in die heiße Vorbereitungsphase eurer Abiparty geht, solltet ihr unbedingt einen Dienst- und Zeitplan für eure Jahrgangsstufe erstellten. Diese hilft euch, bei der Vielzahl an Aufgaben den Überblick zu behalten und einen reibungslosen Ablauf der Abiparty zu gewährleistet.

Der Dienstplan enthält Angaben, welcher Helfer zu welcher Uhrzeit, an welchem Ort und zu welchem Zweck eingesetzt wird. Veranstaltet spätesten am Tag der Abiparty ein kurzes Meeting mit allen Beteiligten, bei dem ihr Aufgaben und Zuständigkeiten verteilt, den Ablauf nochmal durchgeht, sowie Verhalten in Notsituationen und Verantwortlichkeiten klärt.

Dr. Abi Tipp: Sammelt von jedem Helfer einen kleinen Geldbetrag als Pfand ein. Warum? Weil es immer wieder „Kollegen“ gibt, die sich vor ihrem Dienst drücken und lieber die Tanzfläche stürmen. Wer seine Aufgaben erledigt, bekommt das Geld natürlich nach der Abiparty wieder zurück. Wer sich aus dem Staub gemacht hat, beschert der Abikasse einen kleinen Zusatzgewinn. Solltet ihr mehrere Abipartys veranstalten, ist es am einfachsten, das Pfand bis zum Ende der letzten Fete aufzubewahren und erst zum Schluss zurückzuzahlen!