Abiparty

Helden soll man feiern, wie sie fallen.

Markus Weidmann Schweizer Schriftsteller

Was ist eine Abiparty?

Die Abiparty ist eine gemeinsame Feier aller Abiturienten in eurem Jahrgang. Sie finden meist nach den Abiturprüfungen statt, bzw. wenn es etwas zu feiern gibt!

Die Anstrengung und der große Lernstress ist erstmal vorbei, sodass ihr bei einer Abiparty ordentlich Dampf ablassen könnt. Ausgelassen feiern, tanzen und trinken – So lautet das klassiche Abiparty-Programm. Schließlich fängt der Ernst des Lebens noch früh genug an…

Abiparty in der Disco

Der krönende Abschluss eines Schuljahres: Die Abiparty!

Der Unterschied zum Abiball: Standardtänze, Lehrer, Eltern und Geschwister sucht man bei Abipartys vergebens. Stattdessen seid ihr unter euch und könnt es richtig krachen lassen – Ohne den prüfenden Blicken der (ehemals) Erziehungsberechtigten ausgesetzt zu sein. Nutzt die Abiparty, um mit den Mitschülern eures Jahrgangs die Schulzeit gebührend zu zelebrieren. Wer weiß, wann sich wieder die Gelegenheit dazu bietet!

Natürlich könnt ihr auch Freunde und Schüler anderer Klassenstufen bzw. Nachbarschulen zu eurer Abiparty einladen. Denn meist wird bei einer Abiparty das Angenehme mit dem Nützlichen verbunden, sodass ihr Einnahmen generiert und dadurch eure Abikasse aufpolstert.

Wie oft finden Abipartys statt?

Die Frequenz hängt ganz von euch ab. Einige Jahrgänge veranstalten nach den Abiturpüfungen nur eine große Abiparty. Bei anderen wiederum stehen in regelmäßigen Abständen Abipartys auf dem Programm. Beides hat Vor- und Nachteile:

Eine einzige Abiparty kann detailltreuer geplant und in einem größeren Rahmen veranstaltet werden. Mit mehreren (kleineren) Abipartys lässt sich wiederum mehr Geld verdienen. Die Häufigkeit hängt maßgeblich von eurem Zeitkontingent und der Abikasse ab. Wenn sich euch durch regelmäßige Abipartys eine lukrative Einnahmequelle erschließt und ihr auf diese Einnahme angewiesen seid, könnte sich der höhere Aufwand unterm Strich rechnen.

Solltet ihr jedoch bis über beide Ohren mit der Planung anderer Abi-Feierlichkeiten (z.B. Abiball, Abireise) beschäftigt sein und nur wenig Zeit zur Organisation der Abiparty haben, ist eine einzige, größere Abiparty empfehlenswert.

Kann die Abiparty auch spontan erfolgen?

Gegen Spontanität ist zwar grundsätzlich nichts einzuwenden, doch im Falle einer Abiparty solltet ihr besser gut vorbereitet sein. Eine Party ist eine Veranstaltung, deren Gelingen maßgeblich von der Vorbereitung abhängt.

Rechtzeitige Planung und Organisation sind daher das A und O, damit bei eurer Abiparty nichts schlief geht.

Abiparty

Spontane Abipartys sind nicht immer die beste Wahl

Location, Gäste, Essen, Getränke, Musik – Es gibt viel zu tun! Die Abiparty muss nicht nur organisiert, sondern auch am Abend koordiniert und überwacht werden.

Nur wer gut plant, kann später auch ausgelassen feiern! Wir zeigen euch, worauf ihr bei der Organisation eurer Abiparty achten müsst und geben euch Tipps, damit eure Feier nicht ins Wasser fällt!

Wer organisiert die Abiparty?

Euer Ziel sollte es sein, dass die Leute eine tolle Party und einen schönen Abend haben. Organisation ist die halbe Miete. Stellt daher frühzeitig ein Orga-Team zusammen, das die Planung der Abiparty in die Hand nimmt.

Fragt innerhalb des Jahrgangs nach, wer Lust und Zeit hat, sich als Eventmanager zu versuchen und eine grandiose Abiparty auf die Beine zu stellen. Kreativität, Organisationstalent, Belastbarkeit und Verhandlungsgeschick können bei dieser Aufgabe nicht schaden!

Das Orga-Team sollte sich um freiwillige Helfer bemühen, die z.B. bei der Garderobe, beim Auf- und Abbau, Essen und Getränken etc. helfen. Zum Gelingen der Abiparty tragen immer mehrere Personen bei. Je größer die Abiparty, umso mehr fleißige Helferlein werden benötigt!

Was muss alles organisiert werden?

Bei der Organisation einer Abiparty sind mehrere Planungsschritte zu beachten. Folgende Fragen gilt es zunächst zu beantworten:

Nachdem der grobe Rahmen der Abiparty abgesteckt ist, gilt es, das zur Verfügung stehende Budget optimal auf folgende Bereiche einzuteilen:

  • Essen (z.B. Speisen, Fingerfood, Partysnacks, Knabbereien)
  • Trinken (Alkoholfreie und/oder alkoholische Getränke)
  • Servicepersonal
  • Partydekoration
  • Partymusik (DJ, Band etc.)
  • Ausstattung (Tische, Stühle, Barelemente, Beleuchtung etc.)
  • Werbung (z.B. Flyer, Plakate)
  • Genehmigungen (z.B. GEMA)
  • Security
  • Erfüllung gesetzlicher Sicherheitsstandards

Wichtig für das Orga-Team der Abiparty ist es, stets den Überblick über Aufwand und Kosten zu behalten und einen entsprechenden Zeitplan zu erstellen.

Was sind die ersten Schritte bei der Planung der Abiparty?

Zunächst solltet ihr in Absprache mit den anderen Abi-Komitees ein Budget für eure Abiparty festlegen. Je nach Location, Anzahl der Gäste und Werbemaßnahmen wird mehr oder weniger Budget benötigt.

Im besten Fall sind die Werbemaßnahmen eure einzigen Ausgaben für die Abiparty, sodass die Abikasse nicht allzu sehr belastet wird. Schließlich wollt ihr mit der Abiparty andere Ausgaben (z.B. für Abizeitung, Abiball, Abireise) refinanzieren und Einnahmen generieren.

Das Orga-Team sollte rechtzeitig ein Konto eröffnen, auf dem jeder künftige Abiturient einen festgelegten Betrag einzahlt. Um nicht den finanziellen Überblick über die anderen Abi-Aktionen zu verlieren, sollten die Einnahmen und Ausgaben der Abiparty in eine gemeinsame Einnahmen/Ausgaben-Rechnung einfließen. So wird eine vernünftige Budget-Planung und Aufteilung auf die einzelnen Abi-Projekte gewährleistet.

Sobald das Budget steht, geht es im nächsten Schritt darum, einen geeigneten Termin und eine passende Location für die Abiparty zu finden.

Wann soll die Abiparty stattfinden?

Legt ein paar mögliche Termine für eure Abiparty fest, um die Locations eurer Wahl später auf Verfügbarkeit prüfen zu können. Bei der Wahl des Datums muss natürlich zuerst der Wochentag gewählt werden. Hier bietet sich vor allem der Samstag an. Aus zwei Gründen:

  • 1. In der Woche gehen die Mitschüler zur Schule und müssen früh aufstehen.
  • 2. Am Sonntagmorgen können alle ausschlafen.

Auch der Freitag wäre ein gutes Datum für eine Abiparty. Allerdings kann es sein, dass es Schüler gibt, die am Samstag arbeiten müssen und daher nicht lange auf der Feier bleiben können.

Desweiteren solltet ihr bei der Wahl des Datums darauf beachten, dass keine Parallelveranstaltungen in der Nähe stattfinden (z.B. Fußballspiele, andere Partys etc.). Schließlich wollt ihr zum einen möglichst viele Gäste auf eurer Abiparty begrüßen und verhindern, dass sie zu anderen Veranstaltungen wechseln (z.B. weil ihre Freunde da sind oder es preislich attraktiver ist).

Die Uhrzeit hängt von der Art der Abiparty ab. Eine private Abiparty mit wenig Schülern und Grillen im Garten kann gerne bereits Mittags/Nachmittags beginnen. Für Abipartys in Diskotheken hingegen bietet sich meist 20 Uhr gut an.

Selbst wenn einige Partygäste erst gegen 21 eintrudeln, ist es noch nicht zu spät, um eine gelungene Abiparty zu feiern. Ein Zeitpunkt vor 20 Uhr ist nicht zu empfehlen, da es häufig Überschneidungen mit anderen Termin gibt.

Wo findet die Abiparty statt?

Eure Abiparty kann entweder in einer Diskothek oder in einer alternativen Location (z.B. Privat, Schulaula, Sporthalle) stattfinden. Letztere sind mit meist mit einem höheren Aufwand und höheren Kosten verbunden, da es wesentlich mehr zu organisieren und zu beachten gibt.

Hier erfahrt ihr ausführliche Informationen zur Wahl der Abiparty-Location.

Wie viele Leute werden kommen?

Am Anfang eurer gesamten Abiparty-Planung steht die voraussichtliche Anzahl an Leute, die erscheinen werden. Während der Altersdurchschnitt die Planungen kaum beeinflusst (da alle Schüler ungefähr gleich alt sind), hat die Anzahl an Schülern einen großen Einfluss auf Bereiche, wie Location, Verpflegung, Garderobe etc.

Setzt für die Anzahl der Gäste auf jeden Fall eine Grenze, damit die Abiparty nicht aus dem Ruder läuft. Da es bei Abipartys keine klassischen Einladungskarten oder Ähnliches gibt, sondern die Party i.d.R über Flyer, Plakate, Facebook & Co. beworben wird, solltet ihr vorab um Anmeldung bitten.

Gebt an, wie (per Email, über facebook etc.) und bis wann sich die Schüler für die Abiparty anmelden sollen und erstellt daraus eine Gästeliste. Eine Möglichkeit ist das Anlegen einer Gruppe in Facebook. Dort können später auch wichtige Infos (Änderungen, vergessene Jacken, Partyfotos etc.) hochgeladen werden.

Deklariert die Gruppe unbedingt als „Geheime Gruppe“, um zu verhindern, dass ungebetenen Gästen eintreten. Auch die Abiparty selbst sollte als „private Veranstaltung“ angelegt sein.

Benötigen wir Einladungen?

Damit möglichst viele (zahlende) Gäste auf eurer Abiparty erscheinen, müssen sie auch eingeladen werden. Hier gibt es mehrere Möglichkeiten.

Bei einer kleineren Abiparty „unter euch“ könnt ihr die Einladung unkompliziert und schnell per Email oder Facebook verschicken, sofern euch die Email-Adressen vorliegen bzw. ihr alle über Facebook verbunden seid. Bei größeren Abipartys, Gästen aus anderen Klassen bzw. Schulen oder Specials (z.B. DJ), sind professionell gestaltete Flyer eine gute Möglichkeit, auf euch aufmerksam zu machen.

Ergänzend zu den Flyern könnt ihr auch Plakate drucken lassen und sie z.B. in der Schule aufhängen (bitte mit der Schulleitung absprechen!).

Die Einladung ist das Aushängeschild eurer Abiparty. Sie sollte ansprechend gestaltet, sowie ordentlich strukturiert sein. Denn was bringen euch die beste Location, die neuste Musik und die tollsten Lichteffekte, wenn niemand zu eurer Abiparty erscheint?

Eine auffallend gestaltete Einladung kann der Grund sein, weshalb die Leute zu eurer Abiparty kommen wollen. Vergesst neben dem Layout nicht die wichtigsten Inhalte:

  • Was? Anlass (Abiparty) + ggf. Abimotto
  • Wer? Euer Jahrgang, Klasse XX, etc.
  • Wann? Datum und Uhrzeit
  • Wo? Straße + Hausnummer, Ort, ggf. mit Anfahrtskarte
  • Weitere Infos: Eintrittspreise, DJ, Specials etc.

Mehr zum Thema erfahrt ihr weiter unten unter Werbung & PR!

Welche Musik sollen wir spielen?

Bei Thema Musik sind die Geschmäcker unterschiedlich. Fest steht jedoch: Eine Abiparty ohne Musik geht gar nicht! Am besten orientiert ihr euch nach dem Musikgeschmack der Masse und legt einen bunten Mix aus unterschiedlichen Musikrichtungen auf.

Ob Charts, Evergreens, Pop, House, Black Music etc. – Hauptsache die Musik ist nicht eintönig sondern befriedigt früher oder später jeden Musikgeschmack.

Musik auf Abipartys

Keine Party ohne passende Musik. Doch welche Richtung soll es sein?

Achtet bei der Songauswahl auf Hits, zu denen sich gut tanzen lässt. Auch wenn sie nicht jeder mag: Ballermann- und Schlagerhits haben sich in vielen Fällen als Stimmungsbombe erwiesen, da fast jeder mitsingen kann.

Doch auch hier solltet ihr bewusst dosieren und nicht übertreiben – Sonst sind die Leute so schnell wieder von der Abiparty verschwunden, wie sie gekommen sind! Die einzelnen Songtitel findet ihr z.B. bei iTunes oder Amazon. Solltet ihr noch gar keine Vorstellung von der Titelwahl haben, findet ihr z.B. unter ddjc.de die aktuellen DJ- und Black/Pop Charts.

Alternativ bieten sich CDs mit fertiggestellten Songlisten an. Ob „Club Sounds“, „Club Rotation“ oder „The Dome Hits“ – Stöbert einfach in den aktuellen CDs und lauscht in die einzelnen Tracks hinein. Meistens ist der Kauf einer kompletten CD günstiger als der Kauf von Einzeltiteln. Es versteht sich von selbst, dass die auf der Abiparty gespielten Songs legal erworben werden sollten.

Je nach Art und Größe der Abiparty solltet ihr euch zudem erkundigen, ob evtl. GEMA-Gebühren zu zahlen sind (siehe unter „Rechtliches„).

Lohnt sich ein professioneller DJ?

Grundsätzlich könnt ihr eine gute Abiparty auch ohne DJ organisieren. Ein DJ ist jedoch auch ein Hingucker auf jeder Party und kann die Stimmung ordentlich einheizen (wenn er gut ist). Wenn ihr also nicht nur Musik abspielen wollt, sondern jemanden sucht, der die Songs auch mischt und die Songauswahl auf die aktuelle Partystimmung abstimmt, ist ein DJ die bessere Alternative.

Solltet ihr euch für einen professionellen DJ entscheiden, könnt ihr die gewünschte Musikrichtung und ggf. Songauswahl direkt mit ihm absprechen. In der Regel bringt der DJ seine Musik mit, sodass ihr keine Arbeit mit der Beschaffung der Lieder habt.

Hört euch in eurer Stufe oder im Freundes-, Familien- und Bekanntenkreis um – Vielleicht legt jemand hobbymäßig als DJ auf und ist bereit gegen kleines Geld oder Freigetränke auf eurer Abiparty aufzulegen. Schließlich steigert die Party auch seinen Bekanntheitsgrad! Mehr zum Thema Externe Dienstleister und DJ findet ihr unter „Location„.

Wie spielen wir die Musik ab?

Idealerweise lasst ihr den CD-Player im Schrank und nutzt digitale Geräte, wie einen MP3-Player oder Laptop. Diese lassen sich meist mit einem Audiokabel bzw. „Cinch“-Kabel an die Musikanlage anschließen. CD-Player haben den Nachteil, dass sie regelmäßig gewechselt werden müssen.

Digitale Geräte hingegen können immer wieder mit neuen Tracks „gefüttert“ werden. So vermeidet ihr, dass auf eurer Abiparty eine Endlosschleife aus immer denselben Songs gespielt wird. Im besten Fall erstellt ihr vorher eine Playlist mit dem gewünschten Ablauf der Lieder. Aber: Sollte sich dann jemand einen Wunschsong heraussuchen, wir die Playlist wieder durcheinander gebracht.

Alternativ könnt ihr die Songs auch im Zufallsmodus abspielen, um einen Mix aus den verschiedenen Musikrichtungen Tipp: Wenn ihr keinen DJ habt, aber trotzdem keine sinnlose Aneinanderreihung der Songs wollt und Musikwünsche gespielt werden sollen, ohne den aktuellen Titel zu stoppen, schaffen spezielle DJ Apps Abhilfe (z.B. „djay“ für Apple oder „Cross DJ“ für Adroid).

Welche Verpflegung bieten wir an?

Verpflegung gehört zu jeder Abiparty. Dazu zählen natürlich Getränke (alkoholische und alkoholfreie), sowie einige salzige Knabbereien, süße Naschereien und evtl. Snacks für den kleinen Hunger.

Wie kalkulieren wir die Getränke richtig?

Sofern ihr euch selbst um die Getränke kümmert, solltet ihr bereits einige Tage vor der Abiparty nach Sonderangeboten in Getränke- und Supermärkten Ausschau halten. Stöbern in den Prospekten kann sich lohnen – Vor allem, wenn ihr größere Mengen an Bier, Softgetränken & Co. zu besorgen habt.

Zuvor gilt es zu überlegen, welche Getränke in welchen Mengen ihr benötigt. Kalkuliert ihr zu niedrig, bleiben die Gäste auf dem Trockenen sitzen. Kauft ihr zu viele Getränke ein, bleibt ihr auf mehreren Getränkekisten sitzen und belastet unnötig die Abikasse.

Die Getränkekalkulation ist daher eine echte Herausforderung, die z.B. bei einer Abiparty in einer Diskothek wegfällt. Beachtet bei der Getränkeauswahl die unterschiedlichen Geschmäcker von Männern und Frauen. Während die meisten Männer gerne Bier und Schnaps trinken, stehen die Frauen auf weniger harte Getränke, wie Cocktails, Sekt und Biermixgetränke.

Cocktails kommen i.d.R. sehr gut auf Abipartys an und bringen Abwechslung in die Sache. Nachteil: Die Zutaten für Cocktails sind oft teurer, als Bier & Co. Zudem braucht ihr gute Cocktails-Rezepte und Leute, die sich mit dem Mixen auskennen. Beachtet bei alkoholischen Getränken unbedingt das Jugendschutzgesetz!

Alkoholische Getränke, wie Bier, Wein, Sekt und Mischgetränke dürfen an Kinder und Jugendliche unter 16 Jahren nicht abgegeben werden. Branntweinhaltige Produkten, wie Spirituosen und branntweinhaltige Mischgetränken dürfen erst ab 18 Jahren verkauft und verzehrt werden. Sorgt bei minderjährigen Gästen unbedingt dafür, dass sie keinen Zugang zu (harten) Alkoholika erhalten.

Ansonsten macht ihr euch als Veranstalter der Abiparty strafbar. Unabhängig davon, ob Minderjährige auf der Abiparty sind oder nicht, solltet ihr auch alkoholfreie Getränke anbieten. Wasser, Säfte, Limonaden & Co. eigenen sich nicht nur zum Mischen von Alkoholika, sondern auch für das Servicepersonal und Schüler, die später noch Auto fahren müssen.

Einen ersten Anhaltspunkt, wie viele Getränke ihr für eure Abiparty einplanen solltet, geben euch Online-Getränkerechner, wie z.B. www.invyte.de/static/drinkcalc. Die Fachkräfte im Getränkemarkt können euch ebenfalls hilfreiche Tipps für die Getränkeauswahl- und Kalkulation geben. Fragt bei der Gelegenheit, ob ihr die angebrochenen Kisten wieder gegen Geld zurückgeben könnt.

Der sogenannte „Getränkekauf auf Kommission“ ist ideal für Abipartys, wo der Verbrauch vorher nicht genau abzuschätzen ist. Mittlerweile bieten viele Getränkemärkte (manchmal erst ab einem bestimmten Mindestbestellwert/ Mindestverbrauch) den Kauf auf Kommission an. Die Lieferung erfolgt nach vorheriger Terminvereinbarung. Die Ware, inkl. Pfand und MwSt., wird von euch zunächst in voller Höhe im Voraus überwiesen oder in Bar bei Lieferung bezahlt.

Der Getränkemarkt stellt eine Quittung über Getränkebedarf auf Kommission aus. Bei der Rückgabe – gegen Vorlage der Quittung – erhaltet ihr dann das Geld für nicht verbrauchte Getränke und Leergut zurück. Achtet auf zusätzliche Kosten! Einige Getränkemärkte rechnen die Träger flaschenweise ab. D. h., ihr bezahlt nur verbrauchte Getränke und fehlendes Leergut. Andere Händler wiederum nehmen nur komplette und nicht angebrochene Kisten als Vollgut zurück (Leergut wird natürlich auch zurückgenommen).

Bei einigen Getränkemärkten gibt es beim Kauf auf Kommission keinen (prozentualen) Mindestverbrauch, bei anderen wiederum schon. Ebenso erheben einige Getränkehändler bei Rückgabe einen Abschlag auf Kisten und Fässer. Weitere Kosten können bei der Lieferung (vor allem bei Etagen-Lieferung) entstehen. Dennoch ist der Kauf der Getränke auf Kommission eine gute Sache, um später nicht auf vollen Getränkekisten sitzen zu bleiben. So könnt ihr vorsichtshalber etwas großzügiger kalkulieren!

Können wir auch Gläser leihen?

Einige Getränkemärkte haben einen Verleihservice und bieten u.a. die Möglichkeit, Gläsern, Bierkrüge und weiteres Geschirr für die Abiparty zu leihen. Allerdings besteht bei Gläsern das Risiko, dass sie zu Bruch gehen und dadurch (neben den Leihgebühren) zusätzliche Kosten entstehen.

Becher aus Kunststoff sind für die Abiparty die sicherere Alternative, da sie nicht so schnell kaputt gehen. Und auch bei Kunststoff-Bechern gibt es viele auffällige und bunte Produkte, die ihr kostengünstig einkaufen oder aber mit eurem Abimotto/Abilogo bedrucken könnt. Fragt gerne auch beim Getränkemarkt nach, wo ihr eure Getränke besorgt. Manchmal werden die Becher auch bei größeren Getränke-Bestellungen kostenlos mitgeliefert!

Welche Snacks bieten wir an?

Essen & Catering für die AbipartyEin paar süße und salzige Knabbereien sollten auf eurer Abiparty nicht fehlen.

Ähnlich wie bei den Getränken lohnt es sich, einige Tage/Wochen zuvor die Sonderangebote der Discounter und Supermärkte zu sichten, um bei den Snacks Geld zu sparen. Schließlich könnt ihr das Geld später noch für eine gelungen Dekoration gut gebrauchen!

Hier ein paar Tipps für Kabberzeug und Naschereien:

  • Salziges: Chips, Flips, Salzstangen und Erdnüsse kommen meist gut an. Stellt die Knabbereien in getrennten Schüsseln/Bechern bzw. in der Dose auf den Tisch. Die günstigen Produkte aus dem Discounter schmecken i.d.R. genauso gut wie teure Markenprodukte und sparen viel Geld!
  • Süßes: Mit Gummibärchen oder Mischungen aus Weingummi, Lakritz und Co. (z.B. Colorado von Haribo) macht ihr nichts verkehrt. Die Großpackungen sind im Vergleich zu den Einzeltüten oft günstiger. Auf Süßwaren mit Schokolade solltet ihr vor allem bei heißen Temperaturen besser verzichten.

Bei größeren Abipartys kann sich der Besuch in der Metro lohnen. Fragt einfach im Schüler-, Freundes-, Familien- oder Bekanntenkreis nach, ob jemand eine Metro-Karte besitzt. Dort gibt es die süßen und salzigen Snacks in Großpackungen und oft günstiger.

Neben Chips, Gummibärchen & Co. könnt ihr auch Snacks für den kleinen Hunger anbieten. Snacks sind kein Muss, kommt aber vor allem bei kleineren und privaten Abipartys gut an. Am besten eignen sich schnelle und günstige Varianten, wie Hot Dogs (z.B. der Partypack von IKEA), Frikadellen, Blätterteig-Taschen, Muffins, Kuchen etc.

Viele Snacks können bereits im Vorfeld zubereitet werden. Bei kleineren Abipartys mit einer überschaubaren Anzahl an Gästen könnt ihr im Sommer auch eine Grillparty mit Barbecue veranstalten. Besorgt Fleisch, Soßen, Knobi-Baguette und teilt euch die Herstellung der Salate auf.

Benötigen wir eine Gaststättenerlaubnis?

Wenn ihr Getränke oder Speisen zum Verzehr an Ort und Stelle (mit Gewinnerzielungsabsicht, über den Selbstkostenpreis) abgeben wollt, betreibt ihr ein Gaststättengewerbe. In § 1 Gaststättengesetz (GastG) heißt es hierzu:

(1) Ein Gaststättengewerbe im Sinne dieses Gesetzes betreibt, wer im stehenden Gewerbe 1.   Getränke zum Verzehr an Ort und Stelle verabreicht (Schankwirtschaft) oder 2.   zubereitete Speisen zum Verzehr an Ort und Stelle verabreicht (Speisewirtschaft), 3.   (weggefallen) wenn der Betrieb jedermann oder bestimmten Personenkreisen zugänglich ist.

Hierfür benötigt ihr gemäß § 2 Abs. 1 GastG eine Erlaubnis. Auch sobald ihr alkoholische Getränke ausschenken wollt, ist eine Gaststättenerlaubnis erforderlich. Es gelten folgende Ausnahmen:

(2) Der Erlaubnis bedarf nicht, wer 1.   alkoholfreie Getränke, 2.   unentgeltliche Kostproben, 3.   zubereitete Speisen oder 4.   in Verbindung mit einem Beherbergungsbetrieb Getränke und zubereitete Speisen an Hausgäste verabreicht.

Sofern eure Abiparty in einer Diskothek, einem Restaurant oder einem ähnlichen Gastbetrieb stattfinden, liegt eine Gaststättenerlaubnis bzw. Schankerlaubnis i.d.R. bereits vor. Die erforderliche Genehmigung für eine Abiparty in einer alternativen Location ist beim zuständigen Ordnungsamt zu beantragen.

Wie dekorieren wir die Abiparty?

Dekoration für die Abiparty

Früher war mehr Konfetti…

Art und Umfang der Dekoration hängen maßgeblich davon ob, wo ihr eure Abiparty feiert. In einer Diskothek benötigt ihr i.d.R. keine Tischdekoration oder Lichteffekte. Im Restaurant sind Tischdecken und Servietten meist überflüssig.

Grundsätzlich lässt sich sagen: Für Abipartys in Discos, Restaurant und Gaststätten ist weniger Dekoration erforderlich, als in alternativen Locations, wie Scheunen, Hallen, Fabrikgebäuden & Co. Zunächst gilt es zu checken, was die Location hergibt.

Überlegt euch dann, wie die Atmosphäre durch zusätzliche Dekoration aufgepeppt werden kann. Sofern ihr Sitzgelegenheiten anbietet, können diese mit Tischdekoration aufgewertet werden. Vor allem Tischdecken können unschöne Tische stilvoll abdecken. Stofftischdecken sind weniger gut geeignet, da bei der Abiparty auch mal ein Getränk verschüttet werden kann. Papiertischdecken sind zwar günstig, schützen jedoch nicht den Tisch. In dem Fall wären Kunststoff-Tischdecken die bessere Wahl.

Haltet vorsichtshalber trotzdem immer einen Eimer und Lappen in Griffnähe! Weitere coole Dekoartikel für eure Abiparty sind z.B. Atzenbrillen, Discokugeln, Girlanden, Knicklichter, Konfetti/Konfett-Kanonen, leuchtende LED-Ballons, LED-Discolichter, LED-Sternenhimmel, Leucht-Haarreifen, Luftschlangen, Trinkbrillen, Party-Absperrband, Schnapsgläser aus Eis & Co.

Wie gestalten wir eine eigene Lichtshow?

Wenn eure Abiparty-Location nicht über eine eigene Lichtshow verfügt, könnt ihr selbst für stimmungsvolle Effekte sorgen. Ob einfach oder professionell hängt von der Art der Party und eurem Budget ab.

Für den kleinen Abiparty-Beutel eignen sich bunte Birnen und Licherketten, LED-Luftballons und LED-Strahler. Die Beleuchtung verfügt je nach Ausführung über Farbwechsel, Blink-Effekte und Musiksteuerung. Für etwas mehr Geld gibt es Discokugeln inkl. Strahler, musikgesteuerte Lichtorgeln, Strobiskope und andere professionelle Lichttechnik & Effekte.

Bei einigen Geräten lohnt sich der Einsatz von Funksteckdosen mit Fernbedienung, die ihr an die einzelnen Beleuchtungsgeräte anschließen und aus der Entfernung ein- bzw. wieder auszuschalten könnt. Auf Fackeln, Lasershows und Nebelmaschinen solltet ihr hingegen verzichten. Fackeln können aufgrund des Feuers schnell gefährlich werden. Auch viele Laser sind sehr gefährlich für die Augen und die Haut. Aus dem Grund ist die Anwendung von Lasern für Showzwecke streng reglementiert. Und dichter Rauch ist aus gesundheitlichen Gründen (insbesondere in kleinen Räumen) nicht empfehlenswert.

Wie können wir das Abimotto mit der Abiparty verbinden?

Mottopartys machen eure Abiparty zu etwas ganz Besonderem, zaubern super Motive für Partybilder und geraten nicht so schnell in Vergessenheit. Sofern es passt, solltet ihr euer Abimotto in die Abiparty einbeziehen. Wichtig hierbei ist, dass das Motto nicht so viele Umstände für die Gäste macht. Erwartet also nicht, dass jeder in einem kompletten Kostüm erscheint.

Je nach Budget könnt ihr auch selbst einige kleinere Deko-Artikel (z.B. Hawaii-Ketten, Piratenklappen etc.) an die Besucher verteilen. Um Anreize zum Verkleiden zu setzen, könnt ihr z.B. auch Preisnachlässe beim Eintritt oder Getränke-Freikarten für alle Verkleideten anbieten. Nicht nur die Gäste, auch die Dekoration sollte dann auf das Abimotto abgestimmt sein.

Je nach Abimotto gibt es eine große Auswahl an passenden Kostümen und Deko-Elementen. Für das Abimotto „Der Schuh des ABItur“ bieten sich Cowboy-oder Indianer-Kostüme mit entsprechender Dekoration an. Beim Abimotto „ABBI – the winner takes it all“ kann man die 70er samt Haarbändern und Hippie-Perücken aufgreifen. „AB In die Karibik“ ist für Hawaii-Blütenketten und Baströcke prädestiniert. Und „ABIvegas – Um jeden Punkt gepokert“ kann im Casino-Style mit Pokerchips, Spielkarten, Poker-Servietten & Co. gestaltet werden.

Lasst eurer Kreativität freien Lauf und macht eure Abiparty zu einem unvergesslichen Event!

Wie regeln wir den Einlass?

Je nach Location und Größe der Abiparty solltet ihr (evtl. bis 1,5 Stunden nach Beginn) den Einlass von professionellen Security-Leuten bzw. Türstehern regeln lassen. So verhindert ihr, dass angetrunkene oder betrunkene Leute Zugang erhalten.

Gebt den Türstehern (falls vorhanden) eine Gästeliste zur Hand und stellt Stempel zur Verfügung, um zu markieren, wer bereits Eintritt gezahlt hat und wer nicht. Die Stempel könnt ihr entweder fertig kaufen oder eigens für eure Abiparty (z.B. mit dem Abilogo) anfertigen lassen.

Sollen wir auf der Abiparty Spiele anbieten?

Das Spieleangebot hängt davon ab, wo ihr eure Abiparty feiert und wie viele Gäste anwesend sind. In einer Diskothek mit vielen Leuten und lauter Musik steht i.d.R. das Tanzen und Unterhalten im Vordergrund. In kleineren Gruppen oder ruhigeren Locations sind Spiele eine willkommene Abwechslung und können die Stimmung ordentlich einheizen.

Wichtig hierbei: Zwingt niemanden zum Mitspielen! Schließlich sollen Spiele Spaß machen und die Stimmung heben und nicht verschlechtern. Die Auswahl an Party- und Trinkspielen ist riesig. Unter www.spielwiki.de findet ihr diverse Partyspiele, die ihr auch eurer Abiparty durchführen könnt. Informiert euch vorher, welche Spiele ihr spielen wollt und welches Zubehör ihr evtl. benötigt.

Je nach vorherrschender Partystimmung können die Spiele im Laufe der Abiparty als Programmpunkt „eingestreut“ werden. Alternativ oder zusätzlich zu Party- und Trinkspielen könnt ihr auch eine Karaoke-Bar (z.B. mit Singstar für die Playstation) organisieren. Karaoke ist zwar nicht jedermanns Sache, doch meistens finden sich immer Leute, die mitsingen. Und alle Beobachter haben ihren Spaß.

Wie machen wir auf unsere Abiparty aufmerksam?

Die Werbung wird bei Abipartys oft vernachlässigt, die Wirkung der Mundpropaganda hingegen stark überschätzt. Dieses „Zurücklehnen“ kann fatale Folgen haben, schließlich ist die Abiparty für eure Abifinanzen eine wichtige Veranstaltung. Im schlimmsten Fall bleiben die Gäste fern, und die Tanzfläche, sowie die Abikasse leer.

Doch was wäre eine Abiparty ohne Gäste? Je mehr Leute auf eure Party kommen, umso mehr Geld verdient ihr durch Eintrittskarten und Getränkeverkauf. Euer Ziel sollte es also sein, möglichst viele Gäste zu eurer Abiparty zu locken und eure Abikasse zu füllen. Entsprechende Werbemaßnahmen und PR sind daher unumgänglich! Eure Devise muss also lauten: Kräftig die Werbetrommel rühren, das Event von allen Dächern schreiben und keinen Brückenpfeiler ohne Plakat zu lassen!

Doch wie macht man ordentlich Wind? Neben Mundpropaganda, Nachrichten per Email und Facebook, Verlinkungen etc. sind Flyer und Plakate eine gute Möglichkeit zur Werbung. Der klassische Party-Flyer wird im DIN A6 Format, 2-seitig im Hochformat gedruckt. Plakate werden i.d.R. in den Größen DIN A1, DIN A2 und DIN A3 angeboten.

Bindet nach Möglichkeit euer Abimotto und Abilogo auf sämtlichen Werbemitteln ein, um einen durchgehenden Wiedererkennungswert zu schaffen. Auch die Logos von Sponsoren können auf den Flyern und Plakaten integriert werden. Je witziger, knalliger und auffälliger eure Werbemittel sind, umso mehr Aufmerksamkeit werden sie erregen.

Fragt zunächst in der Stufe, ob jemand die Werbung für euch gestalten kann. Vielleicht kennt ihr auch im Bekanntenkreis einen Druckerei-Mitarbeiter, der euch behilflich ist. Falls nicht, müsst ihr die Werbemittel in einer Druckerei designen und drucken lassen. Flyer sind i.d.R. eine recht preisgünstige Möglichkeit, die Werbetrommel für eure Abiparty zu rühren. Um Unannehmlichkeiten zu vermeiden, solltet ihr vorher mit der Stadt abklären, ob das Verteilen von Flyern erlaubt ist. Oder fragt direkt in Geschäften nach, ob ihr dort (z.B. im Kassenbereich) eure Flyer auslegen dürft.

Die Plakate können neben der Schule auch in umliegenden Geschäften und öffentlichen Einrichtungen, wie Jugendclubs, Kiosken, Supermärkten, Sportclubs etc. angebracht werden. Fragt vorher höflich nach – meistens wird das Aufhängen gestattet. Solltet ihr auch dennoch nicht sicher sein, könnt ihr auch bei der Stadt anrufen, um euch Klarheit zu verschaffen.

Neben Flyern und Plakaten, die eure Abiparty ankündigen, solltet ihr auch Werbemittel auf der Abiparty selbst nicht vergessen. Empfehlenswert ist z.B. ein riesiges PVC-Banner als Hingucker am Eingang, an einer Wand in der Nähe der Tanzfläche oder hinter der Bar. Auch Eintrittskarten, Getränkekarten für die Tische, Becher, Stempel & Co. lassen sich mit dem Abimotto/Abilogo „branden“. Einige Jahrgänge entscheiden sich auch für eine Anzeige in der Lokalzeitung, um auf die Abiparty aufmerksam zu machen.

Ob Internet/Facebook, Poster, Plakate und Flyer oder Radio, Zeitungen und Zeitschriften – Möglichkeiten, Werbung zu machen, gibt es viele. Vergesst neben dem Designen und Drucken von Werbemittel nicht die Organisation von Vorverkaufsstellen für die Eintrittskarten und die Verteilung/Anbringung der Flyer und Plakate. Kümmert euch daher rechtzeitig um freiwillige Helfer!

Abendkasse oder Vorverkauf?

Am besten beides. Der Vorverkauf ist kein Muss, bietet euch jedoch mehr Kalkulations- und Planungssicherheit. Wenn ihr nur eine Abikasse habt, ist bis zum Beginn ungewiss, wie viele Leute tatsächlich erscheinen.

Der Vorverkauf bietet euch eine bessere Kontrolle. Das eingesammelte Geld kann dann für Getränke, Snacks, Lichtshow, DJ etc. eingeplant werden. Solltet ihr merken, dass ihr über den Vorverkauf nur wenige Karten absetzt, könnt ihr noch rechtzeitig einschreiten und die Werbetrommel rühren.

Bietet die Karten im Vorverkauf zu einem günstigeren Preis ein, um einen Anreiz zu schaffen, die Karten jetzt schon zu erwerben. Der Vorverkauf kann entweder in eurer Schule oder auch über Online-Ticketverkaufsstellen im Internet erfolgen. Für letzteres wird zwar eine kleine Provision je verkauftem Ticket fällig, dafür ist diese Variante wesentlich zeitsparender und stressfreier. Ihr legt online euren Kartenvorverkauf an und lasst die komplette Zahlungsabwicklung über den Anbieter laufen. Gebt die Vorverkaufsstellen (ob als Ort oder Internetadresse) auf jeden Fall auf den Werbemitteln an. Es bringt nichts, wenn niemand weiß, wo er die Eintrittskarten kaufen kann.

Was gehört auf die Werbemittel?

Folgende Infos zur Abiparty gehören auf Flyer und Plakate:

  • Was? Abiparty, Name der Schule, euer Abimotto
  • Wann? Wochentag, Datum, Uhrzeit (Einlass) und evtl. Einlasssperre
  • Wo? Adresse, ggf. Name der Location inkl. Website, Anfahrtsizze + Beschreibung
  • Weitere Infos: DJ (mit Referenz und ggf. Musikrichtung), Vorverkaufsstellen, Eintrittspreis (Abendkasse, Vorverkauf), Specials (z.B. Freigetränke bei Verkleidung), Parkmöglichkeiten, Anbindung zu öffentlichen Verkehrsmitteln etc.

Tipp zum Schluss: Dokumentieren!

Damit eure Abiparty auch noch lange in Erinnerung bleibt, solltet ihr während des Partyabends fleißig dokumentieren. Beauftragt z.B. einen Schüler mit dem Schießen von Partybildern oder verteilt Einweg-Kameras, die ihr anschließend wieder einsammelt.

Da jeder das Recht am eigenen Bild hat, solltet ihr die Fotos nicht ohne Einverständnis der Betroffenen im Internet, der Abizeitung etc. veröffentlichen oder verbreiten.