Abiball: Planung und Organisation

Für den perfekten Abiball gibt es keine zweite Chance. Er ist und bleibt ein einmaliges Erlebnis in eurem Leben. Die Planungsphase ist das A und O, damit euer Abiball ein rundum gelungenes Event ist.

Unterschätzt nicht den Aufwand, der sich i.d.R. umfangreicher gestaltet, als anfangs angenommen. Einen Abiball zu organisieren ist mit Sicherheit keine leichte Aufgabe, da es viele Dinge zu bedenken und berücksichtigen gibt. Doch mit einer frühzeitigen und strukturierten Planung seid ihr auf der sicheren Seite.

Dr. Abi zeigt euch im Folgenden, welche wichtigen Entscheidungen im Vorfeld getroffen werden müssen und wie ihr die Planung eures Abiballs auf ein solides Fundament stellt. So wird euer Abiball ein großartiges Fest!

Grundsätzlich lässt sich die Planung in zwei Phasen unterteilen: Die Vorplanung, die konkrete Planungsphase und Durchführung, sowie rechtliche Grundlagen, die zu berücksichtigen sind.

Solange ihr genügend Vorlauf habt, sind die meisten Herausforderungen problemlos meisterbar. Dann wird euer Abiball garantiert ein Erfolg!

Brauchen wir ein Abiball-Komitee?

Ja. Ähnlich wie bei vielen anderen Abi-Aktionen (Abizeitung, Abishirt, AbimottoAbifahrt, Abistreich und Abiparty), sollte auch für das Projekt „Abiball“ ein Fachkomitee innerhalb des Semesters gebildet werden.

Das Team sollte aus engagierten und motivierten Schülern bestehen, die sich für die Planung und Organisation des Abiballs verantwortlich fühlen.

Das Abiball-Komitee sollte spätesten ein halbes Jahr vor den Abiturprüfungen, besser noch zu Beginn des letzten Abschlussjahres, feststehen. Je früher ihr mit der Planung beginnt, umso weniger anfällig seid ihr für Zeitprobleme und unvorhergesehene Ereignisse.

Wie groß sollte das Abiball-Komitee sein?

Wie so oft gilt auch bei der Größe des Abiball-Komitees: Viele Köche verderben den Brei. Wenn viele Meinungen aufeinanderprallen, führt das oftmals zu stressigen Meinungsverschiedenheiten, auf die ihr insbesondere im letzten Schuljahr verzichten könnt.

Zu wenig Leute dürfen es jedoch auch nicht sein, da die umfangreiche Planung kaum mit ein bis zwei Mann zu stemmen ist. Versucht daher, so viele Interessen wie möglich, von so wenig Komitee-Mitgliedern wie nötig, vertreten zu lassen.

Je nach Größe des Semesters setzt sich das Abiball-Komitee i.d.R. aus drei bis fünf Schülern zusammen. Eine ungerade Mitgliederzahl hat den Vorteil, dass es bei Abstimmungen zu keiner Pattsituation kommen kann.

Innerhalb des Orga-Teams sollte es einen Hauptverantwortlichen bzw. Vorsitzenden geben, der alle Planungsaktivitäten im Überblick behält, Aufgaben delegiert und im Notfall wichtige Entscheidungen trifft. Er ist der Hauptansprechpartner und Gruppenleiter für die Mitglieder des Abi-Komitees, bei dem alle Informationen zusammenlaufen.

Der Vorsitzende sollte in einem demokratischen Verfahren (entweder innerhalb des Komitees oder von der gesamten Stufe) gewählt werden. Ernennt neben einer hauptverantwortlichen Person auch einen Schatzmeister mit Blick auf die Finanzen.

Welche Aufgaben hat das Abi-Komitee?

Die Planung und Organisation des Abiballs lässt sich in mehrere Bereiche unterteilen, die innerhalb des Abi-Komitees schwerpunktmäßig aufgeteilt werden sollten. Dazu zählen:

  • Veranstaltungsdatum: Wann soll der Abiball stattfinden?
  • Gästeanzahl: Wie viele Personen kommen zum Abiball?
  • Sitzordnung: Wer soll auf dem Abiball wo sitzen?
  • Kleiderordnung: Gibt es auf dem Abiball einen Dresscode für die Gäste?
  • Budget: Wie viel Geld steht uns für den Abiball zur Verfügung?
  • Location: Wo findet der Abiball statt (Schulaula oder externe Räumlichkeiten)?
  • Ausstattung: Sind Bühne, Bar, Stühle, Tische, Garderobe etc. vorhanden? Wer kümmert sich um die technische Ausstattung (Musikanlage, Lichtanlage, Beamer, Abspielgeräte wie Laptop/DVD-Player, Mikrofon etc.)?
  • Programm: Welche Programminhalte sind vorgesehen (Schultraditionen, obligatorischer Teil, Sketche, Theaterstücke, Tänze etc.)? Und wie sieht der konkrete Ablaufplan aus?
  • Externe Dienstleister: Benötigen wir externe Dienstleister? Z.B. Catering- / Partyservice, Getränkelieferanten, Discjockey, Live Band, Show-Act & Licht-/Tontechnik, Servicepersonal (als Barkeeper/Kellner, für die Garderobe oder Kasse/Wertmarken), Fotografen / Kameraleute, für den Eingang (Security)…
  • Dekoration: Wie dekorieren wir den Festsaal (Luftballons, Tischdeko, Plakate, Bühnenbild etc.)? Soll das Abimotto eingebunden werden?
  • Werbemittel: Welche Werbemittel benötigen wir (Einladungen, Eintrittskarten, Programmhefte, Getränke-/Menükarten, Einlass-Stempel etc.)?
  • Finanzierung: Wie finanzieren wir den Abiball? Z.B. durch Sponsorengelder, Verkauf der Abiball-Karten etc.)
  • Rechtliches: Welche rechtlichen Bestimmungen müssen eingehalten werden (z.B. GEMA, Schankerlaubnis etc.)? Müssen wir Genehmigungen (z.B. vom Ordnungsamt) einholen? Liegt eine Veranstalterhaftpflichtversicherung vor?

Teilt die einzelnen Posten am besten zwischen ein bis zwei Schülern des Abi-Komitees auf.

Auf welche Hilfestellungen können wir bei der Planung zurückgreifen?

Da ihr während der Planungsphase wichtige rechtliche Dinge beachten und Verträge (z.B. mit externen Dienstleistern) abzuschließen müsst, solltet ihr euch einen verantwortlichen „Erwachsenen“ zur Seite holen, der bereits über organisatorische Erfahrung verfügt. Dies kann ein Lehrer, ein Elternteil, ein Verwandter oder eine andere Vertrauensperson sein.

Zwar sind ihr auch selbst in dem Alter, rechtskräftige Verträge abzuschließen. Dennoch kann es nicht schaden, einen erfahrene Vertrauensperson an der Seite zu haben, welche die Vertragsdaten prüft und sicherstellt, dass die ausgehandelten Vereinbarungen zur euren Gunsten ausfallen. Durch diese Vorsichtsmaßnahme vermeidet ihr böse Überraschungen. Denn ist der Vertrag erst unterschrieben, ist es für Nachverhandlungen meist zu spät…

Neben einem verantwortlichen Erwachsenen solltet ihr auch eure Schule integrieren. Die Informationen und Tipps von Mitschülern, Schülern der Jahrgänge zuvor und die Erfahrungen eurer Lehrer sind eine wichtige Ressource in eurem näheren Umfeld. Ihre Infos, Tipps und Kontaktdaten sind bei der Planung des Abiballs Gold wert!

Wie binden wir den Jahrgang in die Planung ein?

Das Abiball-Komitee ist zwar mit der Planung betraut und muss viele wichtige Entscheidungen treffen. Diese sollten aber vom ganzen Jahrgang getragen werden!

Arbeitet daher nicht in Geheimmission im stillen Kämmerlein, sondern informiert euren Jahrgang regelmäßig über alle wichtigen Planungsschritte und lasst ihn an wichtigen Entscheidungen (z.B. der Wahl der Location) partizipieren.

Bedenkt bei euren Planungsaktivitäten immer, dass ihr nur eine kleine Interessenvertretung der gesamten Stufe seid! Geht daher auf Änderungswünsche, Beschwerden und Kritik unbedingt ein und setzt diese gegebenenfalls um.

Was ist bei der Terminplanung zu beachten?

Getreu dem Motto „Wer zuerst kommt, malt zuerst„, solltet ihr den Veranstaltungstermin für euren Abiball möglichst früh in trockene Tücher legen.

Oft ist der Termin für den Abiball bereits von der Schulleitung im Schulkalender festgelegt. Grund für einen festgeschriebenen Abiball-Termin ist meist ein einzuhaltender Termin für die Verleihung der Abiturzeugnisse. In dem Fall könnt uns solltet ihr euch auch nach diesem festgesetzten Termin richten, da sich die Lehrer diesen meist bereits Monate im Voraus blocken.

Fragt rechtzeitig bei der Schulleitung nach, ob eine Vorgabe bezüglich der Terminfestsetzung besteht oder sich die Schulleitung bei der Terminplanung raushält.

Vergesst nicht, den Termin für den Abiball auch möglichst frühzeitig den Abiturienten und Gästen (Familie, Freunde etc.) mitzuteilen, damit sie den Termin in ihrem Kalender markieren können.

Sofern noch kein (von der Schulleitung festgesetzter) Termin für den Abiball feststeht, müsst ihr das Datum der Feier festlegen. Einigt euch bestenfalls auf einen Wunschtermin und legt ein bis zwei alternative Ausweichtermine fest. Später gilt es dann noch abzuklären, ob die Location eurer Wahl zum Wunschtermin noch frei ist oder ihr auf einen anderen Termin ausweichen müsst.

Doch welches Datum ist das Richtige? Grundsätzlich bietet sich für den Abiball ein Freitag oder Samstag an, da die meisten Berufstätigen am nächsten Tag nicht zur Arbeit gehen müssen. Berufstätige Gäste können dann ohne schlechtes Gewissen so lange bleiben, wie sie wollen.

Bezieht eure Lehrer in die Entscheidung des Datums mit ein. Es könnt passieren, dass diese nicht bereit sind, an einem Wochenende zu einer „Schulveranstaltung“ zu erscheinen. In diesem Fall würde sich der Freitag anbieten. Um eine motivierte Teilnahme der Lehrer zu erreichen, könnt ihr ihnen die Eintrittskarten für den Abiball als Abschiedsgeschenk kostenlos zur Verfügung stellen.

Eine frühzeitige Terminfestsetzung zahlt sich später aus, da die begehrtesten Termine (an den Wochenenden von Mitte bis Ende Juni) in den Abiball Locations schnell ausgebucht sind. Fragt vorher in eurer Location nach, ob der Wunschtermin noch verfügbar ist.

Ebenfalls solltet ihr bei der Wahl des Datums auf Parallelveranstaltungen in der Nähe oder bedeutende TV-Events achten. Ansonsten kann es Probleme wegen Lärmbelästigung geben, die Parkplatzsituation vor Ort eng werden oder die Gäste daheim am Fernsehgerät fesseln, weil z.B. gerade das Finale der Fußball-WM läuft.

Legt den Termin für den Abiball am besten außerhalb der Ferien und nicht auf ein verlängertes Wochenende, da ihr ansonsten riskiert, dass sich viele Gäste bzw. Familien gerade im Urlaub befinden.

Wie berechnen wir die Gästeanzahl?

Die Anzahl der Gäste gehört zu den weiteren wichtigen Fakten, die ihr bereits bei der Vorplanung ungefähr kennen solltet. Eine konkrete Formel zur Berechnung der Gästezahl gibt es zwar nicht, dennoch könnt ihr euch der Anzahl durch einige Schritte nähern.

Grundsätzlich hängt die Gästeanzahl in erster Linie von eurem Budget und der Größe der Location ab. Fragt zunächst (z.B. im Rahmen einer Umfrage), wie viele Personen am Veranstaltungstermin des Abiballs anwesend sind. Dazu zählen natürlich die komplette Abiturklasse als auch die Schulleitung, Lehrer, Sekretärinnen/Sekretäre, evtl. auch der Hausmeister, sowie Ehemalige und der Schulsprecher.

Nicht zu vergessen sind Familienangehörige und Freunde. Niemand sollte am Tag des Abiballs auf Familie und/oder Freunde verzichten müssen. Jedem Abiturienten sollte es zumindest möglich sein, seinen engsten
Familienkreis einzuladen. Hier könnt ihr erfahrungsgemäß im Schnitt drei Gäste pro Schüler ansetzen.

Beispiel: Bei 100 Schülern ergibt das 300 Gäste (drei Gäste pro Schüler) und somit insgesamt 400 Personen von Schülerseite. Hinzu kommen Schulleitung, Lehrer & Co.

Tipp: Um Reibereien und Ungerechtigkeiten zu vermeiden, schlagt vorher eine maximale Gästeanzahl für jede Abiturienten (z.B. zwei oder max. drei Personen) fest. Das gibt euch Planungssicherheit. Ansonsten ist es schwer zu kalkulieren, wie viele Gäste tatsächlich erscheinen. Im schlimmsten Fall bringen einige Schüler ihre gesamte Clique mit und lassen die Gästezahl ausufern. Das muss nicht sein.

Nehmt bei den Beschränkungen bitte auf Großfamilien Rücksicht, hier sollte eine Ausnahmeregelung getroffen werden. Notfalls können kleinere Familien auch Karten an größere Familien abgeben.

Anhand des Kartenvorverkaufs könnt ihr später sehen, wie wie viele Gäste tatsächlich erscheinen werden. Sobald feststeht, wie viele Personen verbindlich zugesagt haben, könnt ihr gemäß dieser Größenordnung die Location für den Abiball auswählen. Zudem ist diese Information ist sehr hilfreich für die Planung des Buffets und der Getränke.

Wie sehen die groben Programminhalte aus?

Bevor ihr euch auf die Suche nach einer geeigneten Räumlichkeit begebt, sollten die groben Programminhalte skizziert werden.

Für den offiziellen Teil, wie Reden und die Zeugnisübergabe, sollte die Location zumindest Platz für ein einfaches Podium hergeben. Ist die Aufführung von Sketchen, Theaterstücken oder gar Tänzen vorgesehen, benötigt ihr eine Bühne mit entsprechender Technik.

Bei einer Tanzfläche ist neben einer leistungsfähigen Musik-/Tonanlage auch eine gute Lichtanlage empfehlenswert, die für die entsprechende Atmosphäre sorgt.

Hier findet ihr weitere Tipps rund um das Thema Abiball-Programm.

Benötigen wir externe Dienstleister?

Beim Thema Programm und dem dafür nötigen Zubehör stellt sich die Frage, ob ihr die Arbeit delegieren und auf die Hilfe eines externen Dienstleisters zurückgreifen wollt.

Dies kann z.B. die Lichtanlage, die Musik (DJ), den Cateringservice oder gar eine Eventagentur betreffen. Dienstleister für den Bereich Veranstaltungen, die euch bei der Planung und Umsetzung des Abiballs helfen, gibt es viele.

Vorher solltet ihr die Vor- und Nachteile gründlich abwägen. Sicherlich ist es zum einen bequem, sich die Arbeit von Dienstleistern abnehmen zu lassen. Umso weniger Zeit müsst ihr selbst bei der Planung investieren. Zum anderen habt ihr dann am Tag des Abiballs weniger zu tun und könnt den Abend vollends genießen.

Nachteil ist jedoch, dass jeder externe Dienstleister die Abikasse zusätzlich belastet. Die wenigsten Jahrgänge werden es sich leisten können, ihren Abiball komplett über eine Eventagentur und externe Dienstleister veranstalten zu können.

Das muss auch nicht sein. Bedenkt, dass bei externen Dienstleistern immer auch ein wenig Kontrolle und Flexibilität auf der Strecke bleibt. Haben die engagierten Unternehmen gänzlich andere Vorstellungen von der Veranstaltung als ihr, kann dies zu nervigen Auseinandersetzungen führen.

Am besten wählt ihr den goldenen Mittelweg: Was ihr selbst finanziell und zeitlich leisten könnt, solltet ihr auch in Eigenregie ausführen. Bezieht auch euren Freundes-, Familien- und Bekanntenkreis ein!

Vielleicht kennt jemand einen Hobby-DJ, der in seiner Freizeit gerne auflegt und eure Gäste am Abiball für kleines Geld mit guter Musik versorgen kann.

Auch das Buffet samt Service birgt ein riesiges Einsparpotential! Legt z.B. fest, dass jede Familie einen kleinen Beitrag zum Buffet leistet (z.B. in Form von kalten Speisen, wie Salaten, Vorspeisen, Kuchen oder Nachtisch). Den warmen Hauptgang könnt ihr dann vom Caterer liefern lassen.

Anstatt Servicepersonal teuer einzukaufen, könnt ihr innerhalb der Klassenstufe bzw. bei Eltern und Freunden anfragen, ob diese zeitweise den Posten als Barkeeper oder Kellner übernehmen, sich um die Getränke kümmern, die Tische abräumen etc.

Bei Dingen, die ihr nicht selbst stemmen könnt (z.B. Licht- und Soundtechnik), solltet ihr euch an eine Eventagentur wenden, die euch das Equipment zusammenstellt und für den Abend ausleiht. Semi-professionelle HiFi-Anlage kommen nämlich schnell an ihre Grenzen und können bei schlechter Ton-/Musikqualität die Atmosphäre und Stimmung drücken.

Wie viel Budget steht uns für den Abiball zur Verfügung?

Nachdem die groben Fakten für den Abiball feststehen, müsst ihr nun das Budget festlegen.

Das Budget entscheidet maßgeblich über die Art und Größe der Location, die Inanspruchnahme externer Dienstleister (z.B. Partyservice), professionellen Werbemaßnahmen  etc.

Bevor ihr also mit den weiteren Planungsschritten fortschreitet, sollte das zur Verfügung stehende Gesamtbudget für den Abiball festgesetzt werden.

Dieses errechnet sich aus den Beiträgen der Schüler, Refinianzierungsaktionen (z.B. Verkauf der Abizeitung) und Sponsorengeldern. Dabei gilt: Je mehr Geld ihr durch Refinanzierung und Sponsoren einnehmt und je mehr Geld ihr durch eigenen Arbeitseinsatz einspart, umso günstiger werden die Karten für den Abiball.

Benötigen wir für den Abiball ein ein separates Bankkonto?

Ein Abiball ist eine finanzintensives Projekt. Durch Einzahlungen von Schülern, Sponsorengelder und Refinanzierung kommt ein immenser Betrag zusammen. Gleichzeitig gilt es den Überblick über die Ausgaben zu behalten und alle Ein- und Auszahlungen sorgfältig zu dokumentieren.

Die Koordination der Abi-Projekte setzt eine gute Verwaltung voraus. Ein Konto für euren Abijahrgang ist daher unumgänglich. Ein separates Bankkonto nur für den Abiball ist hingegen möglich, aber nicht zwingend erforderlich. Sonst habt ihr später je nach Anzahl der Abi-Aktionen pro Aktion ein Konto, was auch schnell unübersichtlich wird.

Idealerweise hat das Organisations-Team „Finanzen“ zu Beginn des letzten Schuljahres ein Konto für den Abi-Jahrgang eröffnet und einen verantwortlichen „Kassenwart“ bzw. „Schatzmeister“ ernannt. Er koordiniert die Einnahmen und Ausgaben für die einzelnen Abi-Projekte, wie Abishirts, Abizeitung, Abiparty und Abiball und behält das Guthaben stets im Blick.

Innerhalb des Abiball-Komitees kann zusätzlich ein weiterer „Abiball-Schatzmeister“ ernannt werden, der einzig die Einnahmen und Ausgaben für das Projekt Abiball steuert und in enger Absprache mit dem übergeordneten Kasswart agiert.

Achtet darauf, dass das Abikonto gebührenfrei ist und verzinst wird. Hier empfiehlt sich die Eröffnung eines „Tagesgeldkontos“, bei dem ihr im Verlauf des Jahres noch Zinsen kassieren könnt. Vorteil: Ihr könnt täglich in beliebiger Höhe über das Guthaben verfügen.

Allerdings ist ein Tagesgeldkonto nicht für den regulären Zahlungsverkehr gedacht, sodass z.B. Überweisungen nur auf ein zuvor angegebenes Referenzkonto (meist das Girokonto) möglich sind. Erkundigt euch bei eurer Bank oder Sparkasse und eröffnet ggf. zwei Abikonten: Ein Girokonto für den Zahlungsverkehr und ein Tagesgeldkonto für die Verzinsung des Guthabens. Je nach Bedarf könnt ihr das Guthaben zwischen den beiden Konten transferieren.

Da vier Augen eine bessere Kontrolle haben, als ein Kassenwart alleine, empfiehlt es sich, die Konten als sog. „Und-Konto“ zu eröffnen. Dabei handelt es sich um ein Gemeinschaftskonto, das durch gemeinsame Verfügungsbefugnis sämtlicher Kontoinhaber gekennzeichnet ist.

Das heißt: Verfügungen und andere Konto-Transaktionen sind nur gemeinschaftlich durch alle Kontoinhaber zulässig. Zur Absicherung sollte euer Abikonto zwei Kontoinhaber im Rahmen eines solchen Gemeinschaftskontos haben. Mehr Kontoinhaber sind jedoch nicht zu empfehlen, da regelmäßig alle Kontoinhaber bei einem Vorgang mitwirken müssen.

Sollen sich die Abiturienten finanziell am Abiball beteiligen?

Das hängt ganz davon ab, wie prall gefüllt euer Abikonto ist. Habt ihr durch andere Abi-Aktionen bereits ordentlich Einnahmen generiert und nur geringe Ausgaben gehabt, ist eine finanzielle Beteiligung der Abiturienten unter Umständen nicht zwingend erforderlich.

In den meisten Fällen leisten die Abiturienten dennoch einen finanziellen Beitrag. Zum einen gewährt euch ein höheres Budget auch mehr Spielraum. Zum anderen steht nach dem Abiball in der Regel noch die Abireise an, für die ihr ebenfalls Geld benötigt.

Der Beitrag der Schüler wird meist per Überweisung auf das Abikonto eingezahlt. Vergesst dabei nicht den Betreff „Abiball“, damit das Finanz-Team nachvollziehen kann, wofür das Geld gedacht ist.

Zu viel Geld auf dem Abikonto ist immer besser, als zu wenig Geld. Sollte nach Ablauf aller Abi-Aktionen noch Geld auf dem Abikonto übrig bleiben, kann dieses wieder an die Abiturienten zurückgezahlt werden.

Wie lässt sich der Abiball refinanzieren?

Um den Geldbeutel der Abiturienten nicht allzu stark zu belastet, solltet ihr Refinanzierungsmöglichkeiten für euren Abiball in Betracht ziehen.

Folgende Aktionen können ein Plus in eurer Abikasse zaubern und gleichzeitig die Eintrittspreise senken:

  • Sponsorengelder: Zuschüsse von Sponsoren sind der Klassiker und erfahrungsgemäß ertragreich. Fragt zunächst im familiären Umfeld nach, ob es Interessenten gibt. Zusätzlich könnt ihr euch an regionale Firmen oder die engagierten externen Dienstleister wenden. Als Gegenleistung zum Sponsoring bieten sich die Logointegration auf ausgewählten Werbemitteln (z.B. Rückseite der Eintrittskarte, Werbeflyer) oder eine Anzeige in eurer Abizeitung an.
  • Spenden: Fragen kostet nichts – Im Gegenteil! Oft steuern der Elternrat oder der Förderverein eurer Schule einen Beitrag zu Finanzierung des Abiballs bei! Oder fragt nach einem schmalen Taler bei kleineren und mittleren Unternehmen in der Nachbarschaft.
  • Abipartys: Sie sind der Evergreen in der Abiball Geldbeschaffung, frei nach der Devise „Feiern und Geld einnehmen“. Abi-Vorfinanzierungsfeten, Oberstufenpartys oder Pre-Abi-Partys sind durch Eintrittsgelder, Getränkeverkauf und Garderobe eine lukrative Einnahmequelle. Der Gewinn aus den Abipartys kann anschließend in die große Fete, den Abiball, investiert werden.
  • Eintrittsgelder: Auch durch Eintrittsgelder, die Lehrer und weitere Gäste auf dem Abiball zahlen müssen, lässt sich ein Teil der Ausgaben finanzieren. Allerdings sollten die Eintrittsgelder nicht zu hoch ausfallen, schließlich sollen eure Gäste weiterhin in guter Stimmung bleiben. Überlegt euch vorher, welcher Preis pro Eintrittskarte angemessen ist und rechnet dann die Einnahmen durch die Kartenverkäufe hoch. Abiturienten zahlen selbstverständlich keinen Eintritt!
  • Kuchenbasar: Mit einem Kuchenverkauf in der Schule lassen sich schnell einige Euro verdienen. Ob Kuchen, Waffeln oder andere Snacks und Getränke – Mit ein bisschen Kreativität finden sich viel zahlende Abnehmer!
  • Weitere Aktionen: Ihr habt eine Band oder einen Chor? Dann veranstaltet doch einfach ein kleines  Schulhof-Konzert! Auch Flohmärkte und Gewinnspiele (z.B. Tombolas) sind mögliche Refinanzierungs-Aktionen für euren Abiball.

Zur Finanzierung eines glamourösen Abiballs wird ein großes Budget benötigt. Nutzt daher die zahlreichen Möglichkeiten, Geld für die Abikasse dazuzuverdienen, einen tollen Abiball zu veranstalten und die Eintrittspreise zu senken!

Je früher ihr mit den Refinanzierungs-Maßnahmen beginnt, umso entspannter wird später die Planung und Umsetzung!

Wie behalten wir den finanziellen Überblick?

Der Abiball ist nur eine von vielen Abi-Aktionen.

Entsprechend sorgsam gilt es bei der Budgetaufteilung vorzugehen und die anderen Ausgaben nicht aus den Augen zu verlieren. Habt ihr zuvor zu viel Geld für die Abizeitung, den Abistreich & Co. investiert, muss der Abiball im schlimmsten Fall auf Sparflamme laufen. Das wäre an diesem großen Tag wirklich schade.

Die Schatzmeister der jeweiligen Arbeitsgruppen sollten sich daher regelmäßig zusammensetzen und über die Budgetverteilung und künftige Ausgaben sprechen. Wichtig für eine vernünftige Budget-Planung ist eine gemeinsame Einnahmen/Ausgaben Übersicht. Dort sind alle Abi-Aktionen samt Einnahmen und Ausgaben aufgeführt, sodass das Budget auf die einzelnen Abi-Projekte verteilt/umgeschichtet werden kann.

Welche Rolle spielen Tradition und Abimotto beim Abiball?

Bei der Planung eures Abiballs könnt und solltet ihr eigene Traditionen und das Abimotto berücksichtigen.

Euer Abiball wird höchstwahrscheinlich nicht der erste an eurer Schule sein. Dementsprechend können sich über die Jahre Traditionen bzw. ungeschriebene Gesetzte entwickelt und etabliert haben.

Traditionen können z.B. bestimmte Locations, die Einbindung der Eltern als Servicepersonal, eine eigenständige Entlassfeier mit Zeugnisübergabe vor dem eigentlichen Abiball oder ein Discobesuch nach dem offiziellen Ende sein.

Um eingebürgerte Traditionen nicht zu brechen, sollte sich das Abiball-Komitee rechtzeitig bei den Organisatoren der vergangenen Abibälle, Lehrern oder der Schulleitung erkundigen. So erfahrt ihr, welche Traditionen bei der Planung des Abiballs auf jeden Fall berücksichtigt werden sollten.

Trotz aller Traditionen, soll euer Abiball natürlich kein billiger Abklatsch, sondern einmalig sein. Hier empfehlen wir euch, das Abimotto in die Feier zu integrieren. Dieses sollte sich ohnehin als roter Faden durch sämtliche Abi-Aktionen ziehen. Beim Abiball ergeben sich insbesondere in den Bereichen Programm, Dekoration und Werbemittel viele Möglichkeiten.

Voraussetzung zur Einbindung des Abimottos ist natürlich, dass das Motto für den Abiball überhaupt geeignet ist. Falls ja, könnt ihr der Veranstaltung dadurch eine kreative und persönliche Note verleihen. Falls nicht, könnt ihr den Abiball auch unter ein neues Motto stellen.

Die Mischung aus Tradition und Individualität macht euren Abiball zu etwas ganze Besonderem!