Abiball: Location

Die Wahl des richtigen Veranstaltungsortes ist ein zentraler Baustein bei der Planung eures Abiballs.

Die Art und Größe der Location beeinflusst maßgeblich den Stil und die Gemütlichkeit. Eine angenehme und dem Anlass entsprechende Atmosphäre sollte es am Abend des Abiballs schon sein.

Grundsätzlich sind euch bei der Wahl der Abiball-Location keine Grenzen gesetzt. Ob groß, ob klein, ob rustikal oder glamourös – Vom Scheunenfest bis zum Opernball ist alles möglich! Dennoch solltet ihr bei der Wahl der Veranstaltungs-Location einige wichtige Kriterien beachten.

Die Location für euren Abiball

Für den glamourösen Abiball: Festsaal inkl. Tanzfläche

Was müssen wir bei der Wahl der Abiball-Location berücksichtigen?

Ganz am Anfang der Bewertungskriterien zur Location steht die Größe der Location bzw. die Frage, mit wie vielen Gästen ihr rechnen müsst. Die Berechnung der ungefähren Gästeanzahl sollte bereits im Rahmen der Abiball-Planung stattgefunden haben.

Generell könnt ihr pro Abiturient etwa drei weitere Gäste (Familie, Freunde, Angehörige) einkalkulieren.  Für Großfamilien sollten Ausnahmeregelungen getroffen werden. Hinzu kommen Schulleitung, Lehrer (mit Ehegatten) und ggf. andere Angestellte der Schule, wie z.B. der Hausmeister.

Selbst an kleinen Schulen kommt so schnell eine Anzahl von mehreren hundert Gästen zusammen, die in der gewählten Location später alle Platz finden müssen.

Legt zuvor eine maximale Gästeanzahl fest, die jeder Abiturient mitbringen darf. Diese richtet sich zum einen nach der Anzahl der Schüler in eurem Jahrgang und zum anderen nach den Frage stehenden Abiball-Locations.

Sobald die ungefähre Gästeanzahl feststeht, gilt es im nächsten Schritt die Kapazität der jeweiligen Locations zu checken. Ist die Location zu klein, können womöglich nicht alle Gäste am Abiball teilnehmen. Entsprechend geringer fallen die Einnahmen durch den Verkauf von Eintrittskarten aus.

Ist die Location hingegen zu groß, leidet oft die Atmosphäre, da sich die Gäste in einem großen Festsaal schnell verloren fühlen. Ein halb leerer Saal lässt keine echte Feierstimmung aufkommen.

Gästezahl und Kapazität der Location sollten daher möglichst genau aufeinander abgestimmt werden. Nachdem ihr die maximale Anzahl an Gästen pro Abiturient festgelegt, solltet ihr eine Gästeliste erstellen, auf denen jeder Schüler einträgt, wie viele Personen er zum Abiball mitbringt.

Kalkuliert trotzdem ein kleines Sicherheitspolster für Spontanteilnehmer ein. Auf dieser Grundlage könnt ihr euch auf die Suche nach der passenden Location begeben. Generell solltet ihr euch aber an die von euch errechnete Gästezahl halten, da mit der Größe des Veranstaltungsorts meist auch die Kosten steigen.

Weitere wichtige Kriterien neben der Größe der Location sind:

  • Erreichbarkeit: Ist die Location gut mit dem Auto/öffentlichen Verkehrsmittel zu erreichen? Besteht eine Nachtbus-Anbindung?
  • Parkplätze: Stehen vor der Location ausreichend (kostenlose) Parkplätze zur Verfügung?
  • Ausstattung: Sind ausreichend Tische, Stühle, ggf. eine Bar und Bühne, sowie Sanitäranlagen vorhanden?

[blue_box:]Dr. Abi Tipp: Fragt bei älteren Jahrgänge nach ihren Erfahrungen! Womöglich könnt ihr so die Suche nach einem Abiball-Veranstaltungsort verkürzen und in einer Location feiern, die bereits von einem Jahrgang zuvor gebucht wurde. So erfahrt ihr aus erster Hand, ob die Location Top oder Flop war![/blue_box:]

An einigen Schulen finden die Abibälle Jahrgang für Jahrgang in bewährten Locations statt. Einige Schulen haben auch bereits einen Vertrag mit einer Location im Ort geschlossen, wo der Abiball stattfinden muss. Fragt einfach bei euren Lehrern nach, diese können euch mit Sicherheit mit Insider-Tipps behilflich sein, welche Locations sich als Geheimtipp erwiesen haben!

Abiball in der Schule oder in externer Location?

Die für den Abiball zur Auswahl stehenden Locations lassen sich grob in schulinterne und externe Veranstaltungsorte unterteilen. Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile, die im folgenden erläutert werden sollen.

Abiball in der Schule

Einige Abitur-Jahrgänge feiern ihren Abiball in der Schule, z.B. in der Aula oder dem AudiMax.

Vorteil einer schulinternen Location ist, dass die Location nicht kostenpflichtig angemietet werden muss und ihr mit den räumlichen Gegebenheiten vertraut seid. Auch sind keine gesonderten Genehmigungen vom Ordnungsamt erforderlich, da Versammlungsstätten in der Schule i.d.R. alle Regelungen bezüglich Feuerschutz, Fluchtwegen, sowie zulässige Personenzahl einhalten.

Abiball in der Schule

Ein Abiball in der Schule? Warum nicht!

Allerdings ist der organisatorische Aufwand in einer schulinternen Location meist höher. So können zwar die Räumlichkeiten meist kostenlos genutzt werden, allerdings fehlt es häufig an den technischen Voraussetzungen (z.B. Licht- und Tontechnik). So müssen Musikanlage, Lichtanlage, Beamer und Abspielgeräte, wie Laptop/DVD-Player, Mikrofon etc. trotzdem (kostenpflichtig) organisiert, gemietet und aufgebaut werden.

Dasselbe gilt auch für Speisen und Getränke. Wenn das Buffet nicht gerade innerhalb der Jahrgangsstufe gestellt wird, muss ein Catering- bzw. Partyservice beauftragt werden.´Auch gilt es für ausreichend Kühlmöglichkeiten für die Getränke zu sorgen.

Zudem müsst ihr bei einem Abiball innerhalb der Schule ausreichend freiwillige Helfer als Servicepersonal finden, die sich um die Getränke kümmern. In vielen Fällen seid ihr bei einer schulinternen Feier auch selbst für den Auf- und Abbau, sowie die Reinigung zuständig.

Nicht zuletzt sind die Räumlichkeiten selbst ein Minuspunkt. Eine Schulaula strahlt i.d.r. wenig feierliche Atmosphäre aus. Die Schulräume ansprechend zu dekorieren kann sich als schwierige und kostspielige Herausforderung darstellen.

Abiball in externen Locations

Alternativ zu einem Abiball in der Schule können externe Räumlichkeiten angemietet werden.

Zur Auswahl stehen z.B. bewirtete Ball-/Festsäle, Hotels, Restaurant oder Gaststätten. Vorteil: Diese Räumlichkeiten verfügen in der Regel über die nötige Ausstattung und das Servicepersonal für Bewirtung, Säuberung, Garderobe etc. Ihr müsst euch also um weniger Dinge kümmern und könnt den Abend mehr genießen.

Auf der anderen Seite seid ihr weniger flexibel, da einige Locations eine hauseigene Küche, bestimmte Caterer als Partner und festes Servicepersonal haben.

Abiball in externer Location

Abiball in externer Location – Macht viel her, kostet aber auch mehr.

Neben Gastwirtschaften und anderen bewirteten Locations könnt ihr auch eine externe Locations ohne Bewirtung/Servicepersonal anmieten. Dies wäre z.B. bei einer Fabrikhalle oder einem Gemeinschaftssaal des Ortes der Fall. Allerdings haben diese Locations denselben Nachteil, wie die Schulaula: Ihr müsst euch um vieles (z.B. Bewirtung, Servicepersonal, Licht-/Tonanlage) selbst kümmern. Auch für die Strom- und Wasserversorgung will gesorgt sein.

In einem bewirteten Ballsaal ist ein Großteil der benötigten Ausstattung hingegen bereits vorhanden. Hier benötigt ihr gegebenenfalls lediglich Personen für den Eingang und den Wertmarkenverkauf.

Der wohl größte Vorteil einer externen Location mit Gastgewerbe ist, dass gesetzliche Vorgaben, wie eine Haftpflichtversicherung, Genehmigungen vom Ordnungsamt (z.B. Schankerlaubnis, Sperrzeit), sowie gesetzliche Sicherheitstandards (Notausgänge, Feuerlöscher etc. ) bereits erfüllt sind. Auch GEMA Gebühren und Vergnügungssteuer sind bereits im Preis inklusive.

Egal, ob ihr euch für einen bewerteten Ballsaal, ein Hotel, Restaurant, eine aufgestuhlte Halle oder eine außergewöhnliche Location, wie eine Burg, ein Bowling Center, stillgelegte Fabrikhallen oder Schwimmbäder oder ein Schiff entscheidet: Fragt beim Vermieter der Location zu Sicherheit nach, ob und welche der eben genannten Punkte bereits erfüllt sind. Ansonsten könnten unvorhergesehene Kosten eure Abikasse zusätzlich belasten.

Nicht zuletzt ist die Wahl der Abiball-Location eine Preisfrage. Über das WO und WIE entscheidet wie so häufig das Budget. Auch die Akzeptanz in der Stufe spielt eine wichtige Rolle. Das Abiball-Komitee sollte daher alle Entscheidung im Sinne der Stufe treffen und ggf. über die Location abstimmen lassen.

Schule vs. externe Locations: Vor- und Nachteile

Zusammenfassend stehen euch insgesamt drei Möglichkeiten bei der Wahl der passenden Abiball-Location zur Wahl: 1. Ihr feiert in der Schule, 2. Ihr feiert in einer alternativen, externen Location oder 3. Ihr feiert in einer besonderen, externen Location.

Die folgende Tabelle gibt euch eine zusammenfassende Übersicht der jeweiligen Vor- und Nachteile:

 Beispiele:Vorteile:Nachteile:
Möglichkeit 1:
In der Schule
• Aula
• Sporthalle
• oder andere Räumlichkeiten
• Ort ist vertraut
• Möglichkeiten können besser abgeschätzt werden
• Mietkosten entfallen
• Location könnte etwas gewöhnlich oder langweilig wirken
• Die Räume bieten nicht das gewünschte Ambiente für den Abiball
• Ggf. haben die vorhandenen Räume auch nicht die gewünschte Kapazität
Möglichkeit 2:
Naheliegende, externe Locations
• Bürgerhallen
• Gaststätten
• Gemeindezentren
• Hotels
• Jugendzentren
• Restaurants
• Sporthallen
• Veranstaltungshallen
• Hotels, Gaststätten und Restaurantsstellen je nach Bedarf Servicekräfte zur Verfügung
• Verköstigung und Reinigung kann ebenfalls übernommen werden
• Veranstalter nehmen viele organisatorische Angelegenheiten ab
• Rechtliche Genehmigungen bzw. gesetzliche Bestimmungen liegen vor/werden eingehalten
• Der Service hat seinen Preis
• Z.T. hohe Mieten
Möglichkeit 2:
Besondere, externe Locations
• Angelhäuser
• Burgen
• Bowling Center
• Alte Fabrikhallen
• Schlösser
• Schiffe
• Skihalle
• Tennishalle
• Treibhäuser
• Stillgelegte Schwimmbäder
• Mit einer besonderen Location hebt ihr euch von anderen Jahrgängen ab
• Besondere Locations locken mehr Gäste (= höhere Einnahmen durch Ticketverkäufe)
• Meist hohe Mietpreise
• Infrastuktur oft nicht ausgebaut
• Mobilar fehlt (Stühle, Tische etc.)
• Technische Ausstattung nicht vorhanden
• Unter Umständen sind viele Genehmigungen einzuholen

Informiert euch vorab über die verschiedenen Möglichkeiten und ruft z.B. direkt bei der Stadt/Gemeinde oder im Hotel/Restaurant an. Erkundigt euch neben Mietpreis, Kapazität, Verfügbarkeit und Ausstattung auch nach bestimmten Angeboten oder Servicepaketen.

Vergesst dabei nicht zu erwähnen, dass ihr euren Abiball feiern wollt. Einige Veranstalter haben für diesen Fall spezielle Angebote vorbereitet oder kommen euch mit dem Preis entgegen.

Worauf ist beim Einholen von Angeboten zu achten?

Lasst euch nicht von „Dumping-Angeboten“ blenden. Wer billig kauft, zahlt meist doppelt!

Veranstalter, die euch das Rund-um-Sorglos-Paket zum absoluten Schnäppchen-Preis versprechen, sparen oft an der Qualität. Informiert euch daher vorab gründlich, wie die Location aussieht, wie sie ausgestattet ist, ob und welche Genehmigungen vorliegen und welche konkreten Leistungen im Preis inbegriffen sind.

Checkt genau, was ihr für euer Geld bekommt. Nicht selten stellt sich ein scheinbar günstiger Preis im Nachhinein als teuer heraus, da die Zusatzkosten euer Budget sprengen würden. Auf der anderen Seite kann sich ein auf den ersten Blick teures Angebot als die richtige Wahl herausstellen, weil ihr dafür das Komplettpaket ohne versteckte Kosten erhaltet.

Stellt vor dem Gespräch mit dem Veranstalter oder Vermieter eine Liste auf, welches Equipment und Personal ihr für euren Abiball benötigt. Dazu gehören u.a. Mobiliar, wie Tische, Stühle, Pult, Bühne, zudem eine Licht- und Tonanlage samt Musik und evtl. DJ, Getränke und Catering, Dekoration, sowie Personal (Security, Kellner, Putzkolonne).

Was muss der Veranstaltungsvertrag beinhalten?

Abiball Vertrag mit dem Veranstalter

Auch für den Abiball gilt: Ohne schriftlichen Vertrag läuft nichts!

Zunächst einmal solltet ihr immer einen schriftlichen Veranstaltungsvertrag mit dem Locationbetreiber bzw. Veranstalter schließen. Er ist der wichtigste Bestandteil eures Abiballs und gibt euch die Sicherheit, das das angebotene Leistungspaket wie vereinbart erbracht wird.

Der Veranstaltungsvertrag sollte alle wichtigen Eckdaten der Veranstaltung beinhalten. Dazu zählen u.a.:

  • Name, Vorname
  • Strasse, PLZ und Ort
  • Telefon, Email
  • Art der Veranstaltung
  • Veranstaltungsort
  • Termin, Beginn
  • Auf-/Abbau:
  • Anzahl der Personen:
  • Technische Ausrüstung & Zugang zum Veranstaltungsort
  • Vergütung
  • Gestaltung
  • Catering
  •  Technik & Stromversorgung
  • Haftung bei Schäden, Sicherheit
  • Jugendschutzgesetz
  • Werbung, Genehmigung (GEMA)
  • Kündigung

Meistens sind die Allgemeinen Geschäftsbedingungen Bestandteil des Vertrages. Lest euch diese vor der Unterzeichnung ebenfalls durch.

Um auf Nummer sicher zu gehen, solltet ihr den Vertrag von einem Elternteil, einem Lehrer oder – sofern die Möglichkeit habt – einem Rechtsanwalt zur Kontrolle vorlegen.

Sitzordnung: Wer sitzt wo?

Sobald ihr euch für eine Location entschieden habt und die ungefähre Gästeanzahl feststeht, könnt ihr euch über die Sitzordnung Gedanken machen. Denn je nach Location gibt es bessere und schlechtere Plätze. Die hinteren Plätze sind meist nicht so beliebt, da der Blick auf die Bühne versperrt wird.

Die Fragen, die es zu klären gibt sind also: Wer sitzt wo? Und: Wer sitzt mit wem am Tisch?

Zunächst solltet ihr grundsätzlich klären, ob auf dem Abiball alle Abiturienten zusammen „an einem Tisch“ oder bei ihren Eltern, Freunden und Bekannten sitzen sollen.

In den meisten Fällen ist es auf dem Abiball sinnvoll, dass alle Abiturienten beisammen sitzen, um den letzten gemeinsamen Abend noch einmal ausgiebig zu genießen. Das Orga-Team kann die Abiturienten z.B. in einer Wunschliste ein bis zwei Personen eintragen lassen, mit denen sie gerne zusammensitzen möchten. Dieses Vorgehen hat den Vorteil, dass kein Abiturient an diesem wichtigen Abend neben jemandem sitzen muss, den er überhaupt nicht kennt.

Alternativ könnt ihr die Sitzordnung auch per (öffentlicher) Auslosung festlegen. Sollte jemand mit seinem Sitzplatz unzufrieden sein, kann er diesen im Nachhinein mit einem anderen Schüler tauschen. Oder ihr belasst es bei der freien Sitzplatzwahl, sodass sich jeder zu seinen Freunden setzen kann.

Bei der Sitzordnung für die anderen Gäste, wie Familien, Freunde, Bekannte etc. solltet ihr darauf achten, dass die Familien nicht auseinander gerissen werden. Orientiert euch hierbei an den Personen, die jeder Schüler auf der Gästeliste vermerkt hat. Diese sollten beim Abiball auch gemeinsam an einem Tisch sitzen.

Das gleiche kann für Lehrer gelten: Ähnlich wie die Abiturienten könnt ihr die Schulleitung, Lehrer und andere anwesende Angestellte der Schule an einen gemeinsamen Tisch setzen. Das ist jedoch kein Muss. Auf jeden Fall sollten sie gute Sitzplätze im vorderen Bereich der Bühne erhalten.

Um den Zeitaufwand für die Aufstellung der Sitzordnung zu reduzieren, könnt ihr auch nur für die Abiturienten feste Sitzplätze reservieren und Lehrern, sowie andere Gästen eine freie Platzwahl erlauben. Oder reserviert nur ganze Tischgruppen für die Gruppen „Abiturienten“, „Lehrer“ und „Familie/Freunde“.

Benötigen wir Sitzkarten?

Sofern ihr eine Sitzordnung habt, benötigt ihr auch Sitzkarten, damit am Veranstaltungsabend kein Chaos entsteht. Stattet die Sitzplätze oder Tischgruppen mit entsprechend beschrifteten Tischkärtchen aus.

Solltet ihr keine feste Sitzordnung haben, kann es trotzdem sinnvoll sein, Tischkarten aufzustellen und diese dann von jedem Gast handschriftlich ausfüllen zu lassen. So vermeidet ihr unnötige Diskussionen über die Sitzplatzvergabe und damit Stress und Ärger.

Was steht auf den Tischkarten?

Auf den Tischkarten steht entweder der Name des Gastes oder der Familie samt Anzahl der Personen, die an dem jeweiligen Tisch sitzen. Bei freier Platzwahl ist die Tischkarte lediglich mit einer hellen bzw. weißen Fläche ausgestattet, die der Gast selbst beschriften kann.

Ergänzend dazu könnt ihr auch euer Abimotto und Abilogo, dem Namen eurer Schule und den Abschlussjahrgang integrieren.