Abiball: Externe Dienstleister

Je nachdem, für welche Abiball-Location ihr euch entschieden habt, müsst bzw. könnt ihr externe Dienstleister, wie Eventagenturen oder einen Partyservice beauftragen.

Das Delegieren von Aufgaben hat den Vorteil, dass ihr am Abend des Abiballs besser genießen könnt. allerdings verursachen externe Dienstleister auch Kosten, die eure Abikasse belasten.

Überlegt euch daher im Vorfeld, welche Aufgaben ihr selbst übernehmen könnt und welche Dienstleistungen extern eingekauft werden müssen. Je mehr Arbeit ihr innerhalb des Abschlussjahrgangs verteilt, umso mehr Geld spart ihr ein und umso flexibler gestaltet sich die Planung.

Erfahrungsgemäß werdet ihr nur in seltenen Fällen sämtliche beim Abiball anfallenden Aufgaben selbst stemmen können. Das Einholen und Verhandeln von Angeboten kommt daher mit Sicherheit auf euch zu. Achtet hierbei genau auf das Preis-Leistungsverhältnis und nehmt die Qualität und den Umfang der angebotenen Dienstleistung genau unter die Lupe. Holt zudem immer mehrere Angebote ein, um eine bessere Vergleichsbasis zu haben.

Dr. Abi gibt euch im Folgenden einige Tipps, worauf ihr bei externen Dienstleistern achten solltet!

Wie wichtig ist das Catering?

Essen und Trinken sind eines (wenn nicht DAS) wichtigste Erfolgskriterium für einen gelungenen Abiball. Da sich die Auswahl und Qualität der Speisen und Getränke unmittelbar auf die Zufriedenheit eurer Gäste auswirkt, solltet ihr ein gutes Catering nicht unterschätzen!

Wichtig: Begebt euch nicht sofort auf die Suche nach einem geeigneten Caterer, sondern prüft vorher, ob ihr über euren Veranstaltungsort an einen bestimmten Caterer oder die hauseigene Küche gebunden seid!

Wie teuer ist ein gutes Catering?

Die Kosten für ein gutes Catering können von etwa 10 Euro bis 150 Euro reichen – je nachdem, wie umfangreich das Buffet bzw. das Speise- und Getränkeangebot ist. Hier hilft der Vergleich mit einem Restaurantbesuch, bei dem die Preise von wenigen Euro (Frittenbude) bis hin in den dreistelligen Bereich (Sterne-Restaurant) reichen können.

Auch die Kosten für das Catering können je nach Qualität des Caterers stark abweichen. Klar ist jedoch, dass das Catering den größten Kostenpunkt beim Abiball ausmacht. Die Herausforderung für euch besteht darin, den Ansprüchen der Gäste und dem Standard eines Abiballs gerecht zu werden, ohne die Finanzierung aus den Augen zu verlieren.

Mit einer übersichtlich gefüllten Abikasse und günstigen Ticketpreisen für den Abiball wird sich kaum ein All-Inclusive-Buffet oder ein 3-Gänge-Menü inklusive Kellnern finanzieren lassen. Zumal das Catering nur einen Kostenfaktor darstellt. Hinzu kommen Kosten für Location, ggf. Mobiliar, DJ, Personal & Co.

Wie finden wir den passenden Caterer?

Vor der Suche nach einem externen Caterer solltet ihr mit der Location abstimmen, ob überhaupt eine freie Wahl des Abiball-Caterers möglich ist. Einige Locations arbeiten bereits mit festen Caterern zusammen.

Im zweiten Schritt könnt ihr euch bei den Jahrgängen vor euch erkundigen, ob und welchen Caterer sie engagiert haben und wie zufrieden sie mit dem Preis-Leistungs-Verhältnis waren.

Im Internet findet ihr schnell eine Vielzahl an Caterern und Partyservice-Betreibern. Eine erste objektive Einschätzung erhaltet ihr durch die Qualität der Website und Kundenrezensionen.

Im persönlichen Gespräch mit dem Caterer kann dann geklärt werden, welche Anforderungen und Wünsche habt. Erstellt vorher eine Checkliste mit allen Punkten, die euch wichtig sind:

  • Sollen die Speisen in Menü- oder Buffet-Form angerichtet werden?
  • Wollt ihr neben dem Festessen auch Getränke und Kanapees für den Empfang bestellen?
  • Soll der Caterer die Speisen nur liefern oder auch die Bedienung stellen (ggf. Absprache mit dem Location-Betreiber)?
  • Stellt die Abiball-Location Tischwäsche, Besteck und Geschirr zur Verfügung? Oder müssen diese beim Caterer dazugebucht werden?
  • Soll der Caterer auch die Getränkeversorgung übernehmen? Wird evtl. auch eine Getränkepauschale angeboten?

All diese Fragen sollten in einem persönlichen Gespräch mit dem Caterer geklärt werden. Das ist der kürzeste und schnellste Weg herauszufinden, ob euren Wünschen für den Abiball entsprochen werden kann.

Lasst euch zunächst ein unverbindliches Angebot bzw. einen Kostenvorschlag geben und erkundigt euch nach den Anzahlungs- und Stornierungsbedingungen. Schlagt nicht gleich beim ersten Angebot zu, sondern vergleicht die Preise mit Angeboten anderer Caterer und versucht zu verhandeln. Die Preisunterschiede sind groß und schließlich wollt ihr ja kein Geld zum Fenster rauswerfen.

Dr. Abi Preistipp: In vielen Fällen es günstiger, die Abiball-Location und den Caterer separat zu buchen. Aber nicht immer! Solltet ihr in einem Hotel, einer Gaststätte oder einem Restaurant feiern, kann es kostengünstiger sein, wenn ihr alles aus einer Hand bucht.

Erkundigt euch vorher nach den Preisen und vergleicht sorgfältig. Bei einer großen Anzahl an Gästen kann sich jeder eingesparte Euro als dickes Plus für die Abikasse erweisen!

Sobald ihr aber eure Auswahl getroffen habt, könnt ihr euch langsam Gedanken über die Menü-, Buffet- und Getränkeauswahl machen.

Buffet oder Menü?

Sollen die Speisen am Tisch serviert oder an einem Buffet angerichtet werden? Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile.

Ein Menü wirkt schicker und eleganter, zumal die Gäste bedient werden und sich niemand anstellen muss. Die Gerichte werden in der Küche angerichtet und vom Kellner serviert. Zudem erleichtert ein Menü die Planung.

In kleineren Abiball-Locations kann sich das Menü als die bessere Variante darstellen, da sich keine lange Schlangen am Buffet bilden und Wartezeiten entsprechend verkürzt werden. Auch müssen sich die Gäste bei sehr eng gestellten Tischen nicht zuerst heraus- und dann wieder hereinkämpfen.

Ein Menü bietet insgesamt mehr Ruhe. Gemütliche Gespräche werden nicht gestört und auch Reden und Unterhaltungseinlagen können zwischen den Gängen eingeschoben werden.

Die meisten Abiturjahrgänge bevorzugen jedoch die Buffetvariante. Vorteil des Buffets: Die Auswahl ist i.d.R. vielfältiger. Auch für Vegetarier, Allergiker und Kinder ist hier meistens etwas dabei. Zudem kann sich jeder Gast genau das und soviel vom Buffet nehmen, wie er möchte. Einige essen gerne reichhaltige Vorspeisen, die anderen bevorzugen ein fleischhaltiges Hauptgericht und Naschkatzen bedienen sich großzügig beim Dessert.

Ein Buffet ist zwar im Vergleich zu eine Menü rustikaler, bietet dafür aber mehr Abwechslung. Außerdem empfinden es viele Gäste als angenehm, zwischendurch aufzustehen, das Speiseangebot zu sichten und am Buffet mit anderen Gästen ins Gespräch zu kommen.

Kostenmäßig gleichen sich Buffet und Menü meist aus. Das Buffet ist zwar was das Speiseangebot betrifft umfangreicher, dafür fällt weniger Aufwand in der Küche und beim Service-Personal an.

Als Alternative könnt ihr eine Mischform aus Buffet und Menü anbieten. Lasst z.B. die Vorspeisen und das Dessert bzw. die Käseauswahl in Buffet-Form anbieten. Warme Speisen, wie Suppe und Hauptgang können hingegen serviert werden.

Eine weitere Möglichkeit ist das sog. „Flying Buffet“, das ebenfalls eine Mischung aus beidem ist. Dabei werden ausgewählte Speisen auf einem Tablett am Platz serviert und der Gast kann sich nach Vorlieben bedienen.

Erkundigt euch am besten direkt bei eurem Caterer. Dieser verfügt in der Regel über ausreichend Erfahrungen, um euch ein gemäß euren Wünschen entsprechendes Buffet vorschlagen zu können.

Was ist beim Speiseangebot zu beachten?

Ob Buffet oder Mehrgänge-Menü: Achtet darauf, auch vegetarische Speisen bzw. Gänge einzuplanen. Beim Buffet sollten sich Fleisch- und Fischgerichte und vegetarische Speisen ungefähr die Waage halten. Auch sollten Alternativen für Allergiker (z.B. bei Gluten-, Laktoseintoleranz) bereitstehen.

Berücksichtigt bei den Speisen auch das Gewicht pro Gramm je Person, damit jeder satt wird! Zudem ermöglicht euch die Menge einen guten Vergleich der einzelnen Angebote und Preise der verschiedenen Caterer.

Sobald ihr euch für einen Caterer entschieden habt, könnt ihr neben den Details zu den Speisen und Getränken auch festlegen, wann das Essen geliefert werden soll. Sorgt am Liefertag für ausreichend Parkmöglichkeiten! Gebt dem Caterer ggf. eine Anfahrtsbeschreibung zur Hand und klärt, wer (beim Buffet) den Aufbau der Speisen übernimmt.

Wenn es passt, könnt ihr auch selbst kreativ werden und das Buffet/Menü unter das Abimotto stellen (z.B. beim Karibi-Motto exotische Speisen anbieten) oder mit einem Show-Cooking-Act auffahren. Entsprechend könnt ihr auch die Speise- bzw. Menükarten eurem Abimotto anpassen und bei eurem Caterer anfragen, ob er diese erstellen kann (die Leistung ist oft inklusive).

Wer liefert welche Getränke?

Wer essen will, will auch trinken. Regelt mit der Location bzw. dem Partyservice, wer sich um die Getränke kümmert. Ein Hotel oder Restaurant wird i.d.R. auch die Versorgung der Gäste mit Getränken übernehmen.

Wird ein Caterer für die Speisen engagiert, kann dieser auch mit der Getränkeversorgung beauftragt werden. Alternativ könnt ihr die Getränke (sofern es die Location zulässt) auch selbst bei einem Getränkemarkt besorgen.

Bei den Getränken gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Bietet eure Location z.B. eine Getränke-Flatrate ein? Wollt ihr einen gedeckelten Ausschank vereinbaren, um die Kosten im Rahmen zu halten? Sollen die Gäste die Getränke komplett selbst zahlen (nicht zu empfehlen)? Oder gibt es ein Zeitlimit, bis wann die Getränke gratis sind? Können die Getränke auf Kommission geordert werden?

Der Kommissionskauf von Getränken lohnt sich immer dann, wenn sich die zu verzehrende Menge im Vorfeld schwer abzuschätzen lässt. Viele Getränkehändler bieten ab einer Mindestabnahmemenge (meist in Kisten) den Getränkekauf auf Kommission an. Lieferung, Abholung und Bezahlung der Ware erfolgt nach Vereinbarung. Zusatzkosten können durch die An- und Abfahrt entstehen.

Sollten später nicht alle Kisten verbraucht werden, werden diese vom Getränkehändler zurückgenommen und ihr erhalten den Kaufpreis abzgl. Rücknahmekosten erstattet. In der Regel werden nur volle Kosten zurückgenommen. Bei Wein und Sekt erfolgt Einzelflaschenabrechnung.

Was die Getränkeversorgung betrifft, solltet ihr ähnlich vorgehen, wie bei der Wahl des Caterers. Besorgt euch zunächst Angebote bzw. Kostenvoranschläge von verschiedenen Getränkehändlern – das gilt natürlich nur dann, sofern ihr mit der Wahl nicht an den Veranstaltungsort gebunden seid.

Auch hier lohnt es sich, mit dem Getränkehändler zu verhandeln und z.B. den Preis für Bier, Wasser oder Softdrinks zu drücken. Insbesondere der Bierpreis wirkt sich stark auf die Getränkekosten aus!

Nachdem ihr euch für einen Getränkelieferanten entschieden und eine Auswahl an Getränken getroffen habt, solltet ihr mit dem Händler abklären, wann geliefert und wann die Theke aufgebaut wird. Die mit dem Lieferanten getroffenen Vereinbarungen (WAS wird in welcher MENGE WANN zu welchem PREIS geliefert?) sollten auf jeden Fall schriftlich fixiert werden.

Wenn ihr eure Getränke über den Caterer liefern lasst, werden häufig Getränkepauschalen angeboten. Dieser Pauschalbetrag pro Gast orientiert sich nach der Dauer der Veranstaltung und den Getränkewünschen. Der Pauschalbetrag bleibt unabhängig vom tatsächlichen Konsum gleich und gibt euch somit Kalkulations- und Planungssicherheit.

Überlegt euch vorher, welche Getränke auf dem Abiball angeboten werden sollen. Hier eine kleine Auswahl:

  • Bier und Sekt: Bier vom Fass, Bier aus der Flasche, Radler, Alkoholfreies Bier, Sekt (wichtig zum Anstoßen)
  • Wein: Rotwein, Weißwein, Weißwein- und Rotweinschorle
  • Wasser: Mineralwasser, Stilles Wasser
  • Softdrinks: Coca Cola, Fanta, Sprite, MezzoMix
  • Säfte: Apfelsaft, Orangensaft, Traubensaft, Kiba (Kirschsaft + Banenensaft), Saftschorlen
  • Spirituosen: Branntwein, Obstbrände, Obstgeiste, Rum, Whisky, Wodka, Gin, Likör
  • Longdrinks: Cuba-Libre, Gin Tonic, Campari-O, Wodka-Lemon, Whiskey-Cola
  • Cocktails: Caipirihia, Pina Colada, Sex on the Beach, Swimming Pool, Tequila Sunrise, Zombie
  • Heißgetränke: Kaffee, Espresso, Cappuccino, Latte Macchiato, Heiße Schokolade, Tee

Zieht bei der Getränkeauswahl und Menge gerne auch den Caterer bzw. Getränkelieferanten zurate. Dieser kann euch mit seinen Erfahrungswerten bei einer realistischen Einschätzung des Verbrauchs einzelner Getränke helfen!

Prinzipiell gilt: Lieber zu viel als zu wenig! Schließlich könnt ihr nach Absprache (beim Kauf auf Kommission) alle übrig gebliebenen Getränke wieder an den Händler zurückgeben.

Dr. Abi Getänketipp: Softdrinks (z.B. Cola, Fanta, Spirte), sowie Sekt und Wein sind in Großmärkten oftmals im Angebot. Bei den niedrigen Preisen (z.B. ein Kasten für 7,00 Euro) können Getränkehändler oft nicht mithalten. Sofern es die Logistik ermöglicht, empfehlen wir euch, Softdrinks, Wasser (evtl. auch Sekt und Wein) über den Großhandel zu besorgen. Haltet also frühzeitig nach Angeboten und Schnäppchen Ausschau!

Musik auf dem Abiball: DJ oder Live-Band?

Für die musikalische Untermalung und Stimmung auf dem Abiball sind ein professioneller DJ oder eine Live-Band empfehlenswert.

Hört euch zunächst im Schüler-, Freundes- und Bekanntenkreis um. Vielleicht kennt jemand einen guten DJ oder eine Band, die auf eurem Abiball auflegen können. Lasst euch zuvor auch einige Demo-Tapes oder Aufnahmen von Auftritten geben, um später keine bösen Überraschungen zu erleben.

An dieser Stelle zahlt sich ein guten Briefing aus. Sprecht mit dem DJ bzw. der Live-Band daher vorab die gewünschte Musikrichtung und ggf. Lieder ab und stellt sicher, dass diese euren Wünschen auch nachkommen können.

Bedenkt bei der Musikauswahl: Geschmäcker sind verschieden. Daher werdet ihr logischerweise nicht jeden Musikgeschmack exakt treffen können. Je mehr Gäste anwesend sind, umso schwieriger ist es, den richtigen Ton zu treffen, der sowohl „jung“ als auch „alt“ anspricht.

Orientiert euch am besten am Geschmack der Masse und spielt möglichst vielseitige Musikrichtungen.  Mit einem guten Mix aus aktuellen Charts, Pop, Rock, House und R‘n‘B/Soul dürfte im Laufe des Abends für jeden etwas dabei sein.

Da der Abiball i.d.R. aus einem offiziellen Teil und einem (inoffiziellen) Party-Teil besteht, empfiehlt es sich, die Musik entsprechend dem Programm auszurichten. Im Rahmen des offiziellen Teils ist der Walzer traditionell der erste Tanz auf dem Abiball. Für viele Abiturienten ist es ein schöner Moment, diesen Tanz mit einem Elternteil zu zelebrieren.

Auch sonst sollte die Musik in den ersten Stunden des Abiballs noch gediegener sein, da viele Eltern, Lehrer und Kinder anwesend sind. Im Anschluss an den offiziellen Teil folgt meist der inoffizielle Teil, bei dem die Musik zum feiern animieren und die Stimmung anheizen sollte. Je später der Abend, kann dann ausschließlich „eure“ Musik gespielt werden.

Gute Musik alleine bringt noch nichts, wenn die Technik streikt. Zu einer perfekten Partyatmosphäre gehören daher auch immer eine gute Licht- und Tonanlage. Der DJ und die Live-Band benötigen selbstverständlich die entsprechende Technik, wie eine Musikanlage, Lautsprecher, Verstärker, Mikrofon etc.

Fragt zunächst bei eurer Location bzw. dem Veranstalten nach, was schon vorhanden ist und gestellt werden kann. Erkundigt euch z.B., ob die Location über eine Musikanlage, Discokugeln, Scheinwerfer etc. verfügt und wie die Lichttechnik zu bedienen ist.

Sprecht vorher mit dem DJ bzw. der Band ab, welches Equipment sie benötigen, ob sie dieses (gegen Aufpreis) selbst mitbringen oder ihr euch um die komplette oder nur einen Teil der Technik kümmern müsst. Berücksichtigt bei eurer Finanzplanung, dass für die Ausrüstung (zusätzlich zu den allgemeinen Kosten für DJ oder Band) eventuelle Zusatzkosten anfallen können. Sprecht zudem ab, wann und wie bezahlt wird.

Welche technische Ausrüstung wird benötigt?

Für das Abiball-Programm werdet ihr mit Sicherheit technische Unterstützung benötigen. Sobald euer Programm steht, solltet ihr am besten eine Liste mit allen benötigten technischen Dingen machen.

In dem Zusammenhang solltet ihr euch über folgende technische Ausrüstung Gedanken machen:

  • Mikrofon: WIE WIELE Mikrofone werden ZU WELCHER ZEIT benötigt? Welche Art von Mikrofonen braucht ihr?
  • Musik: WANN und WIE wird die Musik gespielt? Legt die Musik für die Tänze schon vorher fest und haltet sie bereit, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
  • DJ und Band: WELCHES EQUIPMENT benötigen der DJ und die Band? WER besorgt es? Macht vorher unbedingt einen Soundcheck!
  • Licht und Special Effects: WANN und WO wird Licht eingesetzt? Sind zu einem bestimmten Anlass Special Effects vorgesehen? Wenn ja: Stellt für die Techniker einen zeitlichen Ablauf auf!
  • Beamer und Leinwand: WANN werden Beamer und Leinwand gebraucht? WO werden sie aufgestellt? WAS wird WANN auf dem Beamer abgespielt? Kann jeder die Leinwand sehen?
  • Abspielgeräte: Auf WELCHEM GERÄT werden die Daten abgespielt (Laptop, Beamer, DVD-Player, Musikanlage, Videogerät etc.)? In WELCHEN FORMATEN werden die Daten abgespielt? Laufen alle Formate auf den Geräten?
  • Zubehör: WELCHES technische Zubehör wird benötigt (z.B. Lautsprecher, Verstärker, Beschallungsanlage etc.)?
  • Sicherheit: Gibt es bei der Nutzung technischer Geräte IRGENDWELCHE Stolperfallen? Alle herumliegenden Kabel sollten mit Klebeband fixiert werden!

Sprecht mit einem Verantwortlichen eurer Location ab, was davon umsetzbar ist und klärt im Gespräch ab, was vom Veranstalter gestellt werden kann und was ihr selbst noch besorgen müsst. Die notwendige technische Ausrüstung kann bei darauf spezialisierten Firmen gemietet werden.

Wichtig: Setzt rechtzeitig die Kosten fest und denkt daran, gegebenenfalls Versicherungen abzuschließen. Beauftragt zudem ein oder zwei kompetente Personen, die während des Abends für die Technik und deren Bedienung verantwortlich sind, um Beschädigungen und technische Probleme zu vermeiden. Eventuelle wird sogar von der Location ein Techniker gestellt.

Damit Abend nicht schief geht, solltet ihr den Programmablauf mit den Verantwortlichen im Voraus absprechen, damit die Technik zur rechten Zeit zum Einsatz kommt.

Wer stellt das Servicepersonal?

Je nach Veranstaltungsort wird das Servicepersonal für den Abiball entweder von der Location gestellt oder ihr müsst euch darum kümmern.

Ob Personen für den Eingang, Security, Barkeeper, Kellner, an der Garderobe, für den Wertmarkenverkauf, zum Auf- und Abbau oder für die Reinigung – Auf einem Abiball werden viele helfende Hände gebraucht.

Sprecht mit dem Location-Betreiber ab, welche Bereiche sein Personal übernimmt und an welcher Stelle ihr selbst Servicepersonal stellen dürft bzw. könnt. Schließlich kosten professionelle Servicekräfte Geld und können ein großes Loch in eurer Abikasse hinterlassen.

Da ist es günstiger, freiwillige Helfer aus den eigenen Reihen zu rekrutieren. Fragt doch einfach innerhalb eurer Stufe bzw. Schule nach. An vielen Schulen ist es auch Brauch, dass die zukünftigen Abiturienten des kommenden Jahres den aktuellen Abiturienten bei Serviceangelegenheiten aushelfen. Je mehr Freiwillige sich melden, umso kürzer sind die einzelnen Schichten, sodass die Helfer die Abifeier auch noch in vollen Zügen genießen können.

Als kleines Dankeschön und zur Motivation könnt ihr den Helfern z.B. den Eintritt, Wertmarken und/oder Freigetränke und das Buffet spendieren. Allerdings sollten unter den Helfern möglichst keine Familienmitglieder sein, schließlich sollen sie gemeinsam mit euch diesen wichtigen Tag eures Lebens ungestört feiern und genießen dürfen.

Wichtig sind vor allem Personen, die sich um die Garderobe, den Ausschank von Getränken, den Auf- und Abbau und die Endreinigung kümmern. Zudem solltet ihr über Securitypersonal am Eingang nachdenken, um Unbefugten den Zutritt zum Abiball zu untersagen. Zum Schutz der eigenen Sicherheit solltet ihr für die Security besser Profis engagieren.

Sobald ihr genug freiwillige Helfer rekrutiert habt, solltet ihr in einem Treffen mit allen Freiwilligen abklären, wer wann, wo und wie lange eingesetzt wird und welche Kleidung getragen werden sollte. Stellt hierfür einen Dienstplan her, in welchem ihr alle Zeiten, Zuständigkeiten und wichtige Infos festhaltet.

Wer schießt die Fotos vom Abiball?

Fotos vom Abiball sind eine schöne Erinnerung, die man auch noch Jahre später gerne anschaut. Auch bei den Fotos stellt sich die Frage: Selber schießen oder externen Abiball-Fotografen beauftragen?

Bei Abiball-Fotos gilt: Besser kein Risiko angehen. Fotos in schlechter Qualität lassen sich nicht mehr wiederholen. Der Fotograf sollte daher unbedingt etwas von seinem Handwerk verstehen und über die nötige Erfahrung und Technik verfügen, um professionelle Fotos vom Abiball aufnehmen zu können.

Weiterer Vorteil eines guten Fotografen: Er arbeitet unauffällig im Hintergrund, ist aber trotzdem immer mittendrin und kann tolle Momente, Emotionen und Szenerien und die ganze Stimmung mit der Kamera festhalten.

Zunächst könnt ihr innerhalb eurer Stufe, sowie im Familien-, Freundes- und Bekanntenkreis nach einem professionellen Fotografen fragen, der sich bereiterklärt (für kleines Geld) Fotos auf dem Abiball zu machen.

Alternativ könnt ihr einen externen Abiball-Fotografen engagieren. Im Internet, Telefon- oder Branchenbuch findet ihr schnell Adressen von Fotografen in eurer Umgebung. Vielleicht hat jemand von euch ja auch schon Kontakte.

Damit die Fotos auch euren Erwartungen entsprechen, solltet ihr euch vorher ein Bild von der Professionalität des Fotografen machen und euch erkundigen, welche Art von Bildern er macht. Werft z.B. einen Blick auf seine Website oder lasst euch einige Aufnahmen zeigen.

Vereinbart am besten einen Pauschalpreis mit anschließender Übertragung der Nutzungsrechte aller auf dem Abiball entstandenen Bilder (in digitaler Form). Manchmal bieten die Fotografen auch den Druck und Vor-Ort-Verkauf der Fotos an, dafür ist die Leistung kostenlos. Der Service ist somit umsonst, der Fotograf benötigt dann lediglich Platz um die Bilder auszustellen und zu verkaufen.

Der Vorteil des Vor-Ort-Verkaufs ist zwar, dass ihr keine direkten Kosten für den Fotografen habt und sich jeder die Bilder aussuchen kann, die er gerne haben möchte. Trotzdem ist die Pauschalregelung oft die deutlich bessere Variante für eure Gäste, da der Einzelkauf der Bilder schnell teuer werden kann.

Zusätzlich zu den Bilder könnt ihr auch noch ein Video eures Abiballs produzieren lassen. Diese Aufgabe kann ein Kameramann (intern oder extern) übernehmen.

Damit auch alle wichtigen Momente auf Bild und Film eingefangen werden, solltet ihr im Vorfeld mit dem Fotografen und/oder Kameramann absprechen, welche Momente auf jeden Fall aufgenommen werden sollen. Das können z.B. sein: Der Empfang, die Zeugnisübergabe, die Rede der Schulleitung/der Schüler, der erste Walzer, das Buffet, die Party etc.

Der Abiball-Fotograf kann zum einen die gesamte Szenenerie fotografieren, zum anderen aber auch professionelle Fotos der Stufe, von Klassen, einzelnen Schülern, Gruppen oder Familien machen. So könnt ihr euch z.B. kostenlos mit euren Freunden, Mitschülern, Lehrern oder Eltern fotografieren lassen.

Zu Beginn des Abiballs bietet es sich an, den Fotografen am Eingang zu postieren, damit jeder Gast mindestens einmal auf einem Foto vertreten ist. Weitere Foto-Ideen sind eine Kulisse bzw. Fotoleinwand die ihr z.B. gemäß eures Abimottos und Abilogo gestalten könnt. Richtet hierfür eine Fotobox, bzw. einen Nebenraum oder abgetrennten Bereich her und stellt z.B. BilderrahmenDeko-Artikel und Verkleidungen zur Verfügung.

So werden die Gäste animiert, sich fotografieren zu lassen und für tolle Erinnerungen zu sorgen!